Setiap pengusaha, pebisnis, pemimpin perusahaan, atau siapapun yang memiliki kontrol penuh pada usaha yang sedang dijalankan, wajib untuk terus memerhatikan kondisi perubahan pasar atau perkembangan tenaga kerja. Dalam kata lain, kita yang memiliki peranan tinggi pada bisnis atau usaha yang sedang kita jalankan, perlu memeriksa dan menguji kembali struktur organisasi yang ada secara teratur. Mengapa begitu? ternyata, struktur organisasi memiliki peranan yang sangat penting dalam menentukan masa depan organisasi atau perusahaan kita loh! 

 

Dalam struktur organisasi dikenal istilah “desain organisasi” yang merupakan metodologi penataan peran dan proses untuk mencapai tujuan organisasi. Mendesain struktur organisasi ini tidak dapat dilakukan satu kali saja, namun ini merupakan proses yang harus berkelanjutan. Maksudnya, apapun bisnis atau usaha yang rekan-rekan Career Advice miliki, perlu adanya peninjauan secara terus menerus terhadap struktur organisasi yang dilakukan oleh rekan pembaca. 

 

Bahkan, kebanyakan CEO mendesain ulang struktur organisasi mereka di tempat kerja selama dua tahun pertama loh. Nah, apabila rekan-rekan Career Advice baru pertama kali atau sudah beberapa kali merancang atau mendesain struktur organisasi, berikut ini 5 tips ampuh yang dapat rekan pembaca terapkan dan sudah terbukti benar keberhasilannya. 

 

Mungkin sebelum kita merancang struktur organisasi, kita sering tergoda untuk memikirkan “siapa ya kira-kira yang cocok untuk posisi ini, apakah si A atau si B?” ini merupakan kecenderungan alami kita untuk berpikir tentang orang-orang yang akan menduduki posisi yang kita tetapkan. Namun kenyataannya, kita perlu berpikir tentang pekerjaan apa yang diperlukan untuk orang-orang tersebut terlebih dahulu, bukan sebaliknya. 

 

Inilah sebabnya mengapa penting untuk terlebih dahulu mempertimbangkan pekerjaan aktual yang perlu dilakukan oleh organisasi atau perusahaan kita. Ada satu teori yang dikembangkan oleh Profesor Clayton Christensen dari Sekolah Bisnis Harvard, teori tersebut diberi nama “Jobs to Be Done” atau “pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan”. Apa yang dikatakan pada teori tersebut? Teori ini merupakan metode untuk menentukan kebutuhan para pelanggan dengan menganalisis dan mengidentifikasi “pekerjaan” apa saja yang diperlukan oleh organisasi atau perusahaan melalui perekrutan karyawan.

 

Dengan menerapkan metodologi dari teori ini, kita akan sangat dibantu untuk dapat menentukan apa saja kebutuhan perusahaan dan kebutuhan pelanggan kita. Tips pertama ini sudah diterapkan oleh Microsoft sebelumnya pada tahun 2013. Microsoft melakukan reorganisasi dengan beralih dari struktur tradisional yang berfokus pada lini produk menjadi organisasi yang berpusat pada fungsi.

 

Sebelum Microsoft melakukan hal ini, terlebih dahulu mereka mengidentifikasi pekerjaan apa saja yang dilakukan oleh para karyawan dan juga menentukan apa saja yang akan menjadi tanggung jawab mereka. Dengan menggunakan metodologi ini, perusahaan dapat mengatur karyawannya dengan lebih baik. 

 

Setelah menerapkan tips yang pertama, yaitu membuat daftar pekerjaan yang diperlukan oleh perusahaan kita saat mendesain atau mendesain ulang struktur organisasi, rekan pembaca jangan langsung melakukan perekrutan karyawan baru, tunggu, tahan dulu!

 

Sebelum melangkah lebih jauh, coba lihat bagian penting yang Anda dan perusahaan miliki sekarang yaitu, bagan organisasi. Menurut McKinsey & Company, salah satu aturan utama yang diperlukan untuk mendesain ulang struktur organisasi adalah selektif dalam menyusun bakat (keahlian) yang dimiliki oleh para karyawan yang cocok untuk kita masukkan ke dalam struktur organisasi. 

 

Kita tidak perlu melakukan perekrutan secara langsung, apabila rekan-rekan Career Advice sudah memiliki beberapa karyawan yang ada sekarang. Coba pikirkan apa saja keterampilan yang mereka punya, yang mungkin cocok untuk dimasukkan ke dalam struktur organisasi yang baru. Perhatikan orang-orang internal terlebih dahulu, sebelum mencarinya lewat perekrutan. 

 

Dengan menggunakan pola pikir lintas fungsional, coba rekan pembaca pertimbangkan peran apa saja yang bisa dijalankan oleh karyawan internal dan kita juga bisa memprediksi ada berapa banyak karyawan baru yang kita perlukan dari perekrutan baru.

 

“Salah satu keputusan paling signifikan yang diambil oleh organisasi atau perusahaan adalah menunjuk siapa yang akan menjadi manajer perusahaan tersebut”, ini merupakan salah satu kesimpulan dari studi yang dilakukan oleh Gallup. Studi lain yang melakukan penelitian tentang hal ini menunjukkan bahwa 82% perusahaan yang menjadi responden penelitian ini dianggap gagal dalam merekrut kandidat yang tepat untuk mereka jadikan sebagai manajer. 

 

Selama proses evaluasi ini, kita mungkin menemukan beberapa manajer yang sudah memiliki modal keterampilan yang baik, hanya saja perlu diasah kembali dengan beberapa pengembangan agar semakin baik. Tips ketiga ini sudah pernah diterapkan oleh salah satu perusahaan perbankan Multinasional. Perusahaan ini meluncurkan matriksnya pada tahun 2011, dan berusaha melatih para manajernya tentang bagaimana memotivasi budaya kolaborasi dan berkomunikasi secara transparansi. Intinya, coba identifikasi tipe manajer seperti apa yang diperlukan oleh perusahaan kita, dan tentukan keuntungan apa yang akan perusahaan dapatkan dari setiap tipe kepemimpinan masing-masing. 

 

Salah satu kesalahan yang sering dilakukan oleh pemimpin perusahaan atau pebisnis adalah terlalu cepat dalam memberikan gelar jabatan “kepala perusahaan” dan “wakil kepala perusahaan”. Masalahnya, apabila kita tidak terlalu selektif dalam memberikan kedua jabatan penting ini, dampak negatif di kemudian hari akan sangat terasa. 

 

Sebagai contoh, perusahaan kita semakin lama semakin maju dan berkembang, namun dalam perkembangan perusahaan kita, ternyata kita memerlukan kepala perusahaan dan wakil kepala perusahaan dengan keterampilan dan kemampuan yang lebih senior. Sedangkan, kita sudah terlanjur memilih mereka untuk menduduki dua jabatan penting tersebut. Intinya, penting bagi kita untuk memberikan gelar secara tepat kepada orang-orang yang kita rasa mampu dan layak untuk berkontribusi pada pertumbuhan organisasi kita. 

 

Tips terakhir adalah mengevaluasi pertumbuhan organisasi. Apakah selama rentang satu tahun ini organisasi atau perusahaan kita telah mengalami kemajuan atau malah kemunduran? Apabila kemajuan, maka ini sangat bagus! Tapi, jangan lupa untuk mengidentifikasi faktor-faktor apa saja yang memengaruhi kemajuan ini. Dan, apabila perusahaan mengalami kemunduran, kita juga tetap perlu mengidentifikasi faktor-faktor yang memengaruhi kemunduran tersebut. Setelah identifikasi dilakukan, kita bisa menyimpulkan, “apakah kita perlu mendesain ulang struktur organisasi yang ada atau tidak?” 

 

Setelah membaca artikel ini, apakah rekan pembaca sudah siap untuk mendesain ulang struktur organisasi yang telah ada? atau jika rekan pembaca baru ingin mendesain struktur organisasi, apakah Anda sudah mendapatkan inspirasi dari kelima tips ampuh di atas? Yuk, kita coba terapkan bila memang dirasa perlu untuk perusahaan kita. Selamat mencoba ya, rekan-rekan Career Advice.