Melakukan riset tentang topik yang sesuai sebelum menghadiri pertemuan besar adalah hal penting dalam menyiapkan diri. Hal ini meliputi
persiapan presentasi atau daftar pertanyaan yang akan diajukan kepada pembicara, dan tentu memilih pakaian yang sempurna. Sebenarnya, ada hal lain yang perlu dipertimbangkan yaitu bahasa tubuh Anda. Bahasa tubuh membuat kesan lebih kuat daripada kata-kata yang Anda ucapkan atau pekerjaan yang Anda lakukan.
Baik seorang pemimpin atau peserta, ruang konferensi merupakan ruang komunikasi non-verbal yang dapat mendorong ataupun menghalangi ambisi seseorang. Sangatlah penting untuk menyadari faktor-faktor yang seringkali memengaruhi cara pandang rekan kerja dan bos terhadap kita.
Mari kita membahas dan mendiskusikan beberapa situasi dengan sisi baik dan sisi buruk bahasa tubuh yang ditampilkan.
Situasi 1: Untuk pemula
Setelah beberapa bulan bekerja keras, Anda akhirnya diundang ke pertemuan untuk menuangkan pendapat di ruang kantor yang penuh dengan kaca dan meja ruang konferensi yang terbuat dari mahoni. Sebagai seorang pemula, biasanya rasa kurang percaya diri menghampiri dan ini membuat Anda mengambil tempat duduk di pojokan, meletakkan tangan Anda di pangkuan Anda dan duduk dengan rapat dengan tujuan memberikan ruang lebih bagi banyak orang. Setelah bos Anda mulai berbicara, Anda membungkuk di atas meja dan memulai mencatat dengan cepat.
Sebaiknya Anda duduk dengan percaya diri. Jika Anda meringkuk di kursi di sudut, pikiran Anda sering dianggap kurang penting. Dan lagi pula Anda membiarkan diri terjepit. Penggunaan ruang menggambarkan kepercayaan diri kita. Semakin banyak ruang yang digunakan, semakin besar munculnya rasa percaya diri. Anda tidak harus menjadi seorang diva untuk mendapatkan tempat yang nyaman di meja. Jadi lepaskan lengan Anda, letakkan tangan Anda di atas meja, dan rebut ruang Anda!.
Tidak peduli banyaknya getaran bahasa tubuh positif yang diperlihatkan selama pertemuan, ketika Anda datang tanpa membawa selembar kertas dan pena ke ruang konferensi, Anda memberikan kesan bahwa diskusi itu tidak penting dan diskusi tersebut tidak akan membuat pengaruh apapun. Jadi, pastikan Anda selalu membawa kertas dan pulpen saat menghadiri pertemuan.
Namun, pernahkah Anda meninggalkan pertemuan dengan buku catatan penuh dengan catatan, hanya untuk melihat rekan kerja dan bos Anda hanya memiliki beberapa kata-kata heboh di bagian atas kertas mereka? Itu membingungkan. ("Bagaimana mereka melakukan itu? Tidakkah mereka membutuhkan detail seluk beluk juga?"). Kemudian, Anda mendapatkan beberapa pikiran sombong. ("Mereka akan datang kepada saya ketika mereka lupa apa yang dibahas.").
Tetapi itu jarang terjadi. Meskipun ada saat-saat ketika catatan rinci diperlukan, menyalin setiap kata yang diucapkan dan diagram PowerPoint mengirimkan kesan bahwa Anda bukan seorang profesional, lebih baik mensintesis informasi yang diterima.
Cara lain untuk menunjukkan Anda terlibat dalam pertemuan tersebut adalah dengan mencondongkan badan ke depan dan sedikit mengangguk. Gerakan-gerakan ini akan mengirim sinyal ke pembicara bahwa Anda terlibat dan memproses informasi.
Jadi, jika Anda adalah seorang pemula, ambilah ruang duduk yang nyaman, catat ide-ide utama, dan habiskan sisa waktu dengan memberikan kontak mata yang sangat dibutuhkan dan beberapa anggukan yang disengaja. Mereka akan melakukan banyak hal dalam membangun hubungan di bawah alam sadar.
Situasi 2: Untuk Manajer
Setelah dipromosikan, Anda ditugaskan untuk melakukan presentasi di pertemuan rutin semua departemen. Dan apakah Anda siap? Anda telah menyempurnakan poin pembicaraan juga menghafal presentasi, dan dengan cerdas membumbui skrip dengan beberapa lelucon yang diatur dalam waktu yang tepat. Anda mengambil tempat di sebelah kanan papan, dan pada akhir presentasi, menghadap ke rekan kerja dan menyilangkan tangan, lalu melontarkan kalimat "Ada pertanyaan?" Setelah jeda yang panjang dan tidak ada jawaban, Anda duduk.
Hal baik dari situasi diatas adalah sebuah persiapan yang matang. Presentasi Anda jauh lebih baik daripada seseorang yang meraba-raba dengan kartu catatan dan menghabiskan waktu untuk membaca catatan, daripada melihat penonton.
Tetapi selain mengetahui hal yang akan Anda katakan, hal lain apa yang membuat sebuah presentasi menarik? Tentunya bahasa tubuh Anda. Ambil lengan Anda dari samping dan integrasikan gerakan dengan pesan Anda. Tekankan poin dengan menghitungnya di jari Anda. Dan jika merasa gugup, tidak perlu meremas-remas tangan.
Biasanya, tanpa sadar kita sering diganggu oleh taktik penyelamatan, bahkan ketika kita berada di depan ruang terbuka. Kita cenderung berdiri di satu tempat, hanya bergerak sedikit. Dan kesan luar biasa yang disampaikan adalah kesan sopan, hati-hati, tidak mau mengambil risiko,
takut-takut, atau takut dengan sedikit kontribusi. Namun itu semua tidak ada hubungannya dengan isi presentasi.
Cobalah dengan berjalan dari sisi ke sisi, ke depan dan ke belakang, mencakup sekitar 75% dari ruang yang tersedia.. Jika Anda tahu ada podium di ruang konferensi, mintalah mikrofon genggam sebelum konferensi tersebut dimulai. Anda akan dapat bergerak dengan lebih bebas.
Mengorientasikan tubuh kepada audiens mampu membantu Anda untuk mengatur suara dan juga membuat Anda tampak lebih mudah didekati, saat Anda membuka ruang untuk berdiskusi. Itu juga memberi mereka pandangan yang jelas tentang ekspresi wajah Anda. Sebuah studi klasik di Los Angeles menemukan bahwa dampak total dari
presentasi didasarkan pada kata-kata yang digunakan (7%), nada suara (38%), posisi tubuh, ekspresi wajah, gerakan tangan, dan komunikasi nonverbal lainnya (55%).
Hal buruk adalah Anda menyilangkan tangan. Dengan menyilangkan tangan Anda di akhir presentasi, Anda tanpa sadar menutup jalur komunikasi yang terbuka itu. Studi menunjukkan audiens cenderung menganggap bahwa seseorang yang tangannya disilangkan memberi kesan bahwa percakapan ditutup. Cobalah untuk tersenyum dan jaga tangan Anda agar tetap di samping, dan bersiap untuk memberi isyarat ketika giliran Anda berbicara.
Jadi, sebagai seorang manajer yang akan melakukan presentasi dalam pertemuan berikutnya, pikirkanlah tentang pesan yang akan Anda sampaikan. Dan ingat jangan hanya dengan kata-kata Anda, tetapi juga dengan bahasa tubuh Anda.
Kesalahan-kesalahan yang tidak disadari memiliki potensi untuk
menghambat karier Anda. Namun, jika Anda seorang pemula ataupun seorang manajer, Anda dapat menerapkan teknik-teknik sederhana di atas sehingga Anda meninggalkan kesan pertama tentang ketenangan dan kompetensi.
