Kita sudah masuk ke bulan Februari 2019 sekarang, bahkan mungkin umur saya dan pembaca Career Advice juga sudah semakin bertambah bukan? Tapi, apalah artinya tahun yang semakin maju, jika kita masih menjadi individu yang tidak mahir dalam
mengelola waktu secara efektif.
Apabila sebelumnya sudah banyak artikel-artikel yang membahas tentang kiat-kiat efektif dalam mengelola waktu, mungkin artikel ini juga akan membahas hal yang sama. Namun, yang berbeda adalah artikel ini membahas tentang cara manajemen waktu yang sesuai untuk diterapkan di tahun 2019.
Sebenarnya, manajemen waktu itu tidak rumit karena semua control ada pada diri kita sendiri. Kita hanya perlu mencari tahu cara terbaik agar kita memiliki
disiplin diri untuk melaksanakan segala hal yang perlu dikerjakan, meskipun tidak ada yang melihat pengorbanan kita dalam melakukan ini. Jadi, apakah pembaca benar-benar ingin memiliki kekuatan dalam mengontrol waktu? Jika “ya”, Yuk kita simak penjelasan dari beberapa cara manajemen waktu yang efektif di bawah ini.
1. Jadikan Gairah sebagai Penggerak Kemajuan
Tidak akan pernah mundur seseorang yang selalu menjaga gairah hidup yang mereka miliki. Untuk dapat menggunakan waktu dengan sebaik mungkin, kita perlu memiliki sebuah tujuan, dan setiap tujuan pasti memerlukan gairah dari para pemiliknya.
Mereka yang terkenal menjadi orang-orang sukses, sangat tidak main-main dalam menggunakan waktu 24 jam setiap harinya. Sebagai contoh, Kobe Bryant rela bangun berjam-jam lebih awal sebelum dia pergi berlatih. Hal ini dia lakukan agar semangat yang dimilikinya semakin terbakar, sehingga saat dia berlatih tidak ada perasaan malas atau ingin lari dari komitmen.
Hal yang sama juga dilakukan oleh Om Bob Sadino. Sebagai salah satu pengusaha sukses di Indonesia, dia rela bangun lebih awal dari orang lain. Sebelum menjadi pengusaha sukses, Om Bob tidak kenal lelah dalam menjajakan telur yang dijual, menawarkan jasanya dalam penyewaan mobil bahkan menjadi sopir sekaligus.
Dalam kata lain, sebelum kita mengetahui cara untuk mengelola waktu seefektif mungkin, kita perlu tahu hal apa yang menarik perhatian lebih dari kita, sehingga segala gairah yang kita miliki benar-benar tertuju kesana. Mengapa demikian? Jelas saja, karena hal yang menggairahkan inilah yang akan menyita waktu kita lebih banyak. Sehingga, kita harus pintar-pintar dalam membagi waktu.
2. Tetapkan Tujuan Setiap Harinya
Akankah sangat merugi jika kita tidak punya tujuan hidup. Loh kok gitu? Ya jelas saja karena waktu akan terus berputar dan tidak dapat diulang kembali. Saat kita tidak memiliki tujuan hidup, dan hanya membiarkan hidup berjalan apa adanya saja, ini membuat kita kehilangan waktu yang sangat berharga. Dan, ingat itu tidak akan kembali lagi!
Tujuan hidup bukan hanya secara keseluruhan, tapi kita bisa mulai dengan menetapkan tujuan hidup setiap harinya. Sebagai contoh, hari ini saya akan menyelesaikan laporan keuangan,
presentasi di depan klien dan membaca setengah novel yang saya sukai. Ini menandakan kita memiliki tujuan, ada agenda pasti yang akan kita lakukan pada hari itu.
Sebaliknya, jika kita hanya berpikir “Hari ini saya akan pergi ke kantor, dan melakukan apa yang disuruh oleh manajer saya, jika saya tidak mendapat perintah apapun, mungkin saya akan menghabiskan waktu dengan merenung seharian saja di kantor”. No! kalimat ini membuat diri kita seperti seorang yang tidak ada pegangan hidup dan tidak ada gairah sedikitpun.
Itulah sebabnya melacak waktu adalah kunci utama untuk memahami bagaimana kita akan menghabiskan waktu dan bagaimana mengoptimalkannya setiap hari.
3. Mengantisipasi Tugas-Tugas yang Tidak Terduga
Meskipun di poin sebelumnya kita sudah menyiapkan segala tujuan yang harus diraih setiap harinya, namun pada kenyataannya, kita harus bisa beradaptasi dengan hal-hal yang tidak terduga, seperti tugas-tugas yang datang secara mendadak padahal sebelumnya tidak ada di dalam daftar tugas kita. Tenang, ini adalah hal biasa yang sering terjadi di dunia kerja. Tinggal bagaimana kita dapat mengontrol sisa waktu yang dimiliki untuk mengerjakan tugas tambahan tersebut.
Sebagai contoh, kita hampir selesai dengan segala pekerjaan, dan segera bergegas untuk pulang ke rumah. Namun, tiba-tiba bos meminta kita untuk menyelesaikan tugas urgent yang menuntut kita untuk bekerja sampai jam 7 malam. Sesampainya di rumah, kita merasa sangat lelah. Tetapi, anak-anak dan istri menuntut perhatian kita, sehingga kita baru dapat tidur pukul 10 malam.
Lalu, bagaimana agar waktu kita tetap dapat dikelola dengan baik meskipun tugas tambahan dapat datang secara tak terduga?
Ada dua cara yang dapat kita lakukan dalam hal ini. Pertama, melakukan negosiasi dengan manajer dalam pengerjaan tugas tambahan tersebut. Mungkin kita dapat mengerjakan 50% dari tugas dan melanjutkannya besok. Dalam hal ini, beri pengertian yang mendalam kepada manajer bahwa kita perlu untuk kembali ke rumah dan beristirahat.
Kedua, memaksimalkan waktu kerja di siang hari setelah makan siang, dengan berpacu pada waktu untuk segera menyelesaikan sebagian besar dari tugas yang kita punya. Jika setelah makan siang adalah waktu yang membuat kita mengantuk, dan tidak dapat maksimal. Baik, coba tukar dengan waktu sebelum makan siang.
Optimalkan kinerja kita pada waktu tersebut.
Hasilnya? kita dapat menyelesaikan semua pekerjaan satu atau dua jam sebelum waktu kerja berakhir, sehingga jika kita mendapatkan tugas tambahan yang “urgen” kita masih bisa mengerjakannya tanpa harus pulang larut malam.
4. Selesaikan Pekerjaan yang Paling Penting
Mungkin sudah banyak artikel yang menyarankan bahwa kita harus fokus pada segala sesuatu yang menjadi prioritas. Dengan kesibukan yang kita miliki di kantor, semua itu akan membawa kita kepada ketidakproduktifan, jika kita tidak pandai dalam memilih hal-hal apa saja yang harus kita prioritaskan.
Dengan memberi tanda di kalender akan tugas-tugas produktif yang kita miliki, ini bukanlah satu-satunya tujuan untuk memiliki manajemen waktu yang baik. Ini tentang menyelesaikan tugas terpenting kita. Fokus pada tugas terpenting dan selesaikan itu terlebih dahulu. Habiskan tidak lebih dari empat hingga lima jam setiap harinya untuk menyelesaikan sasaran ini, dan coba bayangkan perasaan puas yang akan kita miliki saat berhasil menyelesaikan semua tugas penting ini.
5. Batasi Waktu untuk Setiap Tugas
Agar dapat menggunakan waktu dengan seefisien mungkin, kita harus menetapkan batasan waktu untuk setiap tugas yang dikerjakan. Mungkin ini akan menantang pada awalnya, tetapi kita akan segera belajar untuk memaksimalkan waktu yang ada.
Misalnya, jika kita harus menulis laporan seminar, beri diri empat jam untuk menyelesaikannya. Dalam hal ini, kita menggunakan tiga jam untuk menulis laporan, dan satu jam untuk mengeditnya. Jika kita merasa kekurangan waktu, tambahkan satu jam lagi di waktu berikutnya.
Ini adalah proses yang tidak pernah berakhir. Tetapi, kita akan menjadi lebih efisien dalam menggunakan waktu, jika terus berlatih, berlatih dan berlatih.
Jika ingin menyelenggarakan
training manajemen waktu (time management), silakan menghubungi kami di:
021 29578599 (Hunting)
021 29578602 (Hunting)
0821 1199 7750 (Mobile)
0813 8337 7577 (Mobile)
info@studilmu.com