Salah satu pengalaman yang tidak akan saya lupakan di awal karir saya sebagai seorang facilitator – atau sering disebut dengan trainer – adalah saat salah seorang rekan sekaligus sahabat saya meminta bantuan after office hour. Saat itu, saya adalah seorang junior trainer, dan ia adalah manager IT termuda dari HO sekaligus Main Dealer suatu perusahaan ternama dengan jaringan tersebar di penjuru Indonesia. Dengan wajah serius dia menghampiri meja kerja saya di jelang jam tutup kerja, dan meminta, “Bantuin gue dong?”. Saya bengong mendengar permintaannya kala itu, dan tertawa. Sosok yang banyak dipuja-puja di kantor sebagai yang paling jenius, ternyata membutuhkan bantuan saya! “Yess..!! How may I assist you?” sambar saya sambil tertawa.
Kalimat-kalimat selanjutnya yang ia sampaikan bermuara pada satu hal, kebutuhan untuk mempresentasikan project kepada Vice President kami, untuk mendapatkan approval. Project yang jika disetujui, selain mempermudah pekerjaan, juga akan memangkas waktu penyelesaian tugas berbagai departemen terkait. Yang tentunya, membantu efisiensi. Intinya, project penting yang akan mendukung kebutuhan bersama. Saya pun segera menyetujuinya.
Kami mengatur janji untuk memulai latihan. Saya memintanya mempersiapkan materi, termasuk kalimat-kalimat yang akan ia gunakan. Saat sesi latihan kami dimulai di hari pertama, tak butuh waktu lama untuk saya mengajukan berbagai pertanyaan untuk meminta penjelasan hingga mengonfirmasi pemahaman. Dan dalam waktu tak kalah singkat, karib saya merasa frustasi. Ia mogok latihan, dan memilih termenung. “Padahal project ini bagus loh” gumamnya sambal menatap kosong. Saya buru-buru memperjelas kesan yang ia berikan lewat kalimatnya itu.
“Loh siapa yang bilang projectnya jelek?? Saya cuma nanya, sebenarnya apa maksudnya …. (saya menyebutkan berbagai istilah membingungkan yang masih saya ingat)”. Dia menatap saya hampa. “Maaf nih, jujur saja, saya belum sampai ke mengerti projectnya soal apa.” sambung saya sambil manggut-manggut berpikir. Karib saya ikut manggut-manggut dengan ekspresi bingung. Dan akhirnya selama sisa waktu yang kami punya, saya menjelaskan bagaimana sebagai orang awam di bidang IT saya merasa kesulitan memahami berbagai istilah yang asing di telinga saya.
Tanpa kita sadari, bukan hanya saat melakukan presentasi, dalam percakapan sehari-hari kita menggunakan istilah yang hanya akrab di telinga pihak tertentu. Contohnya adalah rekan saya tersebut. Ia menjelaskan dengan berbagai istilah yang setiap hari ia dan timnya pakai, istilah-istilah IT, yang bagi orang lain mungkin disebut sebagai “Bahasa tingkat dewa”. Tidak ada masalah jika kita berkomunikasi dengan mereka yang memang familiar dengan jargon-jargon tersebut. Tapi menjadi masalah saat digunakan berbincang dengan mereka yang awam di bidang itu.
Lalu baiknya apa yang harus saya lakukan? Mungkin itu pertanyaan yang muncul di benak Anda. Pertanyaan yang sama yang akhirnya saya lontarkan. Dalam satu kalimat, saya sarankan padanya agar memakai sudut pandang calon audiensnya. Apa yang ingin mereka dengar? Kata-kata apa yang akrab di telinga mereka, yang dapat ia gunakan untuk menjelaskan projectnya? Jargon-jargon baku apa yang perlu ia berikan penjelasan, agar audiens dapat mengikuti pemaparannya dengan pemahaman yang sama dan utuh? Apa harapan audiensnya dari presentasinya kelak? Setelah ia berhasil menemukan jawabannya, saya persilahkan dia untuk menyusun ulang jadwal latihan kami.
Ya, mungkin akan mengonsumsi banyak waktu untuk menyusun kalimat-kalimat yang sesuai dengan apa yang perlu kita sampaikan, dengan apa harapan audiens kita. Tapi jangan lupa, presentasi adalah tentang audiens kita. Membuat mereka menangkap dengan baik apa yang kita sampaikan. Bukan sekedar tentang kita selesai memaparkan suatu ide, tanpa peduli apakah mereka memahami atau tidak. Untuk apa membuang-buang waktu bicara tentang hal yang akhirnya menjadi mentah hanya karena audiens tidak paham?
Ambil waktu untuk menyusun kalimat-kalimat Anda. Jangan biarkan Anda dan audiens sama-sama tidak mendapatkan apa-apa.
“When I get ready to talk to people, I spend two thirds of the time thinking what they want to hear and one third thinking about what I want to say”
– Abraham Lincoln –
