Seringkali kita merasa bete ketika harus
menghadiri rapat kerja yang katanya “penting”, namun pembahasan di dalamnya tidak terlalu penting sama sekali. Mungkin benar bahwa rapat kerja tersebut akan menyampaikan informasi-informasi penting yang perlu kita ketahui. Akan tetapi, materi dan informasi yang disampaikan kadang-kadang di luar fokus yang telah ditetapkan, sehingga berlangsung dengan sangat bertele-tele.
Bete? Kesal? Sudah pasti! Padahal dengan waktu yang telah terbuang tersebut, kita bisa mengerjakan tugas-tugas kerja lainnya, yang tentunya lebih penting. Katanya sih rapat tersebut sangat penting karena akan membahas tentang “pembaruan anggota tim”, namun kenyataannya pembukaan rapat kerja sangat panjang dan tidak efektif. Mungkin kita ingin pamit keluar dari ruangan rapat dan melanjutkan pekerjaan lain yang lebih penting.
Namun, bagaimana jadinya jika rapat kerja tersebut adalah anjuran dari manajer kita, klien, mitra bisnis, atau rekan kerja yang memiliki pengaruh tinggi? Apakah kita bisa terhindar dari hal tersebut? Pada artikel kali ini, kami akan memberikan bocoran tentang bagaimana cara keluar dari rapat kerja yang tidak penting? Yuk, kita simak penjelasannya berikut ini.
1. Miliki Standar Rapat Kerja yang Sangat Penting.
Seperti yang telah kita sadari bahwa tidak semua rapat kerja memiliki urgensi yang sangat tinggi. Ada beberapa rapat kerja yang terlihat sangat penting, namun daftar agenda yang akan disampaikan tidak memiliki pengaruh apapun pada diri kita. Bahkan, bisa dikatakan bahwa rapat kerja tersebut tidak membawa kebaikan apapun pada semua anggota rapat yang ada.
Untuk menghindari hal ini, masing-masing dari kita perlu memiliki standar rapat kerja yang memang dinilai sangat penting untuk dihadiri. Coba tanyakan pada diri kita, “apakah rapat kerja tersebut berisi agenda untuk membuat suatu keputusan penting yang berkaitan dengan kita dan banyak orang?”
Misalnya, jika undangan rapat kerja yang kita dapatkan berisi agenda untuk memutuskan apakah kita akan memilih proyek A atau proyek B sebagai proyek besar selanjutnya, maka rapat kerja ini sangat penting.
Namun, jika agenda rapat hanya berisi tentang memperkenalkan beberapa karyawan baru di kantor dan sedikit perkenalan singkat dengan semua karyawan baru, maka kita bisa meminta izin untuk tidak menghadiri rapat kerja tersebut. Tidak ikut rapat bukan berarti meremehkan, akan tetapi kita perlu menjadi seorang yang selektif dalam menentukan prioritas. Lagipun, kita bisa berkenalan dengan para karyawan baru tersebut di lain waktu, bukan disaat kita memiliki pekerjaan yang menumpuk.
Selain itu, standar penting lainnya dapat berupa rapat kerja yang memberikan arahan strategis untuk keseluruhan karyawan dan anggota tim kita.
Rapat kerja dengan agenda seperti ini sangat penting untuk dihadiri karena kita akan memiliki gambaran tentang bagaimana mengembangkan visi dan strategi yang efektif untuk mencapai tujuan bersama.
Sebagai contoh, rapat kerja untuk pertemuan awal proyek, adanya sesi brainstorming yang mana semua karyawan akan mendapatkan informasi-informasi penting terkait tugas kerja baru dan ide-ide cemerlang yang relevan dengan proyek baru tersebut.
2. Tidak Menyetujui Permohonan Rapat Kerja dengan Secepat Mungkin.
Apabila rekan pembaca mendapatkan email, undangan atau telepon untuk mengajak rekan-rekan dalam menghadiri suatu rapat kerja, maka jangan langsung memberikan respon “ya” secepat mungkin. Bisa saja kita terjebak dengan rapat atau pertemuan yang sebenarnya tidak memberikan pengaruh apapun kepada kita.
Apalagi jika rekan pembaca adalah seorang yang terkenal dan berpengaruh seperti,
seorang CEO yang perusahaannya sedang berada di puncak kesuksesan. Situasi emas seperti ini akan membuat rekan pembaca mendapatkan berbagai undangan rapat kerja atau pertemuan yang mungkin sama sekali tidak relevan dengan bisnis dan perusahaan Anda. Alasannya, mereka sangat menginginkan kehadiran rekan pembaca sebagai bintang tamu atau pembicara pada acara-acara yang mereka laksanakan.
Dalam hal ini, rekan pembaca bisa meminta tolong asisten untuk memilih setiap undangan rapat kerja yang datang. Beberapa poin penting yang perlu diperhatikan ketika mendapat undangan rapat kerja adalah:
- Apa topik yang akan dibawakan di dalam rapat kerja? Apakah itu relevan dengan kita?
- Kapan rapat kerja akan berlangsung dan dimana lokasinya?
- Berapa lama durasi rapat kerja?
- Siapa saja yang akan hadir?
- Apa keputusan yang perlu diambil pada pertemuan tersebut? (pertanyaan ini dari poin pertama di atas). Dengan begitu, kita dapat menentukan apakah rapat tersebut sangat penting untuk dihadiri atau bisa dilewatkan begitu saja?
Waktu adalah aset yang sangat berharga bagi kehidupan semua orang,
jangan sia-siakan waktu kita untuk sesuatu yang tidak bernilai tinggi untuk pekerjaan. Ini bukan berarti kita harus menjadi orang yang sombong atau tidak peduli dengan orang lain, namun menggunakan waktu dengan seefektif mungkin perlu diterapkan mulai dari sekarang.
3. Tawarkan Rapat Kerja melalui Media Lain.
Solusi ketiga mungkin bisa dipilih jika para penyelenggara rapat kerja benar-benar memerlukan kehadiran, ide-ide dan pendapat kita dalam rapat tersebut, namun kondisi kita tidak memungkinkan untuk hadir. Misalnya, rekan pembaca sedang
menjalani perjalanan bisnis yang cukup jauh dari lokasi rapat kerja. Sebagai CEO, peranan dan kehadiran rekan pembaca sangat diperlukan di dalam rapat tersebut, karena ada beberapa masalah yang harus segera diambil keputusannya saat itu juga. Dalam hal ini, rekan pembaca bisa menawarkan cara lain, misalnya rapat kerja melalui video call atau conference call.
Dari ketiga cara di atas, terkadang kita memang harus tetap datang ke rapat kerja tersebut, mungkin saja karena satu dan lain hal. Namun dengan mencoba menerapkan 3 poin tersebut, setidaknya kita telah membangun kesan bahwa membuat janji dengan kita tidaklah mudah dan tidak ada orang yang bisa sembarangan membuang-buang waktu kita untuk hal yang tidak terlalu penting. Selamat mencoba ya, rekan-rekan Career Advice.
