Setiap hari, saya dan rekan-rekan Career advice memiliki waktu yang sama yaitu, 24 jam. Ya, sama namun berbeda. Apa maksudnya? Maksudnya adalah kita semua memiliki jumlah waktu yang sama, namun cara kita menggunakan waktu tersebut pastinya akan berbeda-beda.
Ada yang menggunakan waktu untuk
hal-hal yang tidak produktif, sebagian ada yang mempergunakannya dengan sangat ketat, dan sebagian menggunakannya dengan mengikuti alur yang ada.
Setiap hari juga kita mengerjakan sesuatu yang sama secara berulang-ulang, dengan pola yang sama. Berperilaku konstan sepanjang hari adalah norma. Namun, tidak sedikit dari kita yang terjebak dalam siklus kesibukan yang tak berkesudahan dan mengisi waktu dengan menyelesaikan tugas, tugas dan tugas.
Melihat kenyataan yang seperti ini, pernahkan pembaca Career Advice berpikir untuk dapat mengatur waktu lebih efektif dan menyelesaikan pekerjaan setiap hari dengan merasa puas atas apa yang telah diraih? Jika ya, tepat sekali karena pada artikel ini kita akan membahas 7 strategi manajemen waktu yang dapat diterapkan oleh orang-orang sibuk untuk menjadi lebih efektif, produktif, dan menyelesaikan lebih banyak hal terpenting. Penasaran? Yuk kita simak penjelasannya.
1. Mengaudit Waktu
Ternyata, bukan hanya uang saja loh yang bisa diaudit, waktu juga perlu untuk kita audit. Bahkan waktu adalah suatu komponen yang lebih penting dari uang, karena waktu tidak bisa ditarik kembali dan tidak dapat dibeli.
Audit memberi kita gambaran besar tentang nilai yang diciptakan dan hasil yang kita berikan saat berinvestasi dalam setiap proyek atau tugas. Ini akan membantu kita menyederhanakan semua pekerjaan sehingga kita dapat memahami dengan sangat cepat apakah kita menggunakan waktu secara produktif atau tidak. Berikut adalah cara mengaudit waktu:
- Ambil selembar kertas kosong, dan tulis tanggal di atasnya.
- Bagi selembar kertas menjadi tiga bagian dengan menggarisinya menjadi,
- Judul Kolom Pertama ‘Pekerjaan yang Bernilai Tinggi’
- Judul Kolom Kedua ‘Pekerjaan yang Baik’
- Judul kolom Ketiga ‘Pekerjaan yang Bernilai Rendah’
Pekerjaan yang bernilai tinggi adalah pekerjaan yang kita sukai, yang sangat kita sukai, dan ini adalah pekerjaan yang memberikan hasil terbesar. Pekerjaan yang baik adalah pekerjaan yang kita nikmati. Ini memberikan hasil yang baik tetapi merupakan pekerjaan yang sering berulang dan orang lain dapat melakukannya sebaik yang kita lakukan, bahkan lebih baik.
Sedangkan, pekerjaan yang bernilai rendah tidak akan membuat kita bersemangat, malah membuat kita frustasi. Ini dapat menurunkan tingkat energi kita dan bisa diberikan kepada orang lain.
Lakukan audit awal selama satu minggu, dan pada akhir hari ke-7, jumlahkan total waktu yang dihabiskan di setiap kolom tersebut. Setelah itu kita akan tahu, apakah kita telah
menggunakan waktu dengan efektif atau belum.
2. Apa Tujuan Kita?
Tanpa tujuan, hidup akan terombang-ambing dan tidak terarah. Inilah mengapa penting bagi kita memiliki tujuan manajemen waktu agar tidak kehilangan fokus untuk meraih tujuan hidup.
Dengan menetapkan tujuan spesifik dan terukur, kita akan lebih mudah mengetahui cara terbaik untuk mengatur waktu, sumber daya, dan faktor pendukung lainnya untuk sampai ke sana,
Cobalah untuk membuat tujuan yang ingin diraih dalam tiga bulan (90 hari) dan kemudian tinjau kembali kinerja kita dalam mencapai target yang diinginkan. Dicek kembali kira-kira langkah apa yang berhasil dan mana yang tidak menghasilkan apapun. Berikutnya, kita bisa menetapkan tujuan lain untuk diraih dalam tiga bulan selanjutnya.
3. Mendelegasikan Pekerjaan
Setelah selesai mengaudit waktu, pastinya pembaca Career Advice sudah tahu kira-kira pekerjaan mana yang bernilai sangat tinggi bagi pembaca, dan pekerjaan apa saja yang bernilai rendah sehingga dapat didelegasikan kepada orang lain. Eits, meskipun pekerjaan tersebut bernilai rendah bagi Anda, bukan berarti tugas tersebut tidak penting ya.
Pekerjaan bernilai rendah, juga dapat diartikan sebagai pekerjaan yang memerlukan suatu kemampuan yang tidak ada pada diri Anda, inilah mengapa kita akan mengerjakannya dengan lambat. Jika terus dipaksakan, kita akan semakin kehilangan waktu. Jika rekan-rekan Career Advice mengalami situasi seperti ini, akankah jauh lebih baik untuk mendelegasikan tugas tersebut kepada rekan kerja yang memiliki kemampuan dan keahlian untuk menyelesaikannya.
4. Membuat Daftar Prioritas Tugas
Pekerjaan kita di kantor mungkin sangat banyak, bahkan menumpuk. Tapi, apakah bisa kita mengerjakan semuanya secara langsung dan selesai hanya dalam waktu sehari? Bahkan waktu kerja kita di kantor hanya delapan sampai sembilan jam per harinya. Terdengar mustahil, bukan?
Solusinya adalah memprioritaskan tugas-tugas yang bagi kita sangat penting untuk segera diselesaikan. Beberapa orang sukses menetapkan tiga tugas utama yang akan dikerjakan setiap harinya, dan beberapa lagi menetapkan lima tugas.
Ini terpulang kepada rekan-rekan Career Advice, hanya kita yang paling tahu kelebihan dan kekurangan diri kita sendiri. Kita bisa memilih untuk mengerjakan tiga atau lima tugas penting setiap harinya.
5. Melakukan Rutinitas Pagi dan Malam yang Sempurna
Apakah pembaca Career Advice sudah membaca artikel kami sebelumnya tentang rutinitas malam? Yap, ternyata rutinitas yang dilakukan di malam hari sebelum kita tidur, juga tidak kalah penting dengan rutinitas pagi. Kedua rutinitas tersebut melatih diri kita untuk menggunakan waktu dengan sebaik mungkin, sehingga kita menjadi
lebih produktif.
Di akhir setiap hari, tulis 3 hal yang luar biasa pada hari itu. Sebagai contoh, menyelesaikan laporan dalam waktu empat jam, mendapatkan klien baru, mendapat umpan balik positif dari rekan kerja atas pekerjaan kita. Strategi ini juga membuat kita merasa bersyukur atas apa yang telah berhasil dicapai.
Kemudian tuliskan lagi 3-5 hal yang ingin kita raih pada hari berikutnya, tuliskan dalam urutan yang paling diprioritaskan. Dan tentunya, ini akan membuat kita lebih positif dan percaya diri keesokan harinya.
6. Membagi Waktu Kerja
Jika pembaca Career Advice benar-benar serius tentang mengontrol waktu dengan lebih efektif, mungkin pembaca bisa menggunakan metode ini.
Semenjak setahun yang lalu, akhirnya saya mempraktikkan metode kerja 60/60/30, yang mana saya akan bekerja selama 50 menit, kemudian mengambil istirahat 10 menit. Lakukan ini sebanyak dua potongan waktu pertama. Jika sudah, kita dapat mengambil 30 menit untuk merehatkan diri seperti membaca buku, berjalan atau bermeditasi.
7. Luangkan Waktu untuk Diri Sendiri
Coba para pembaca Career Advice ingat-ingat kembali, kapan terakhir kali pembaca meluangkan waktu untuk diri sendiri?
Jangan remehkan hal ini ya, semua dari kita sangat memerlukan waktu untuk beristirahat tanpa gangguan dari manapun. Dengan memberikan diri waktu luang untuk diri sendiri, ini akan membantu menyegarkan pikiran kita yang kelelahan karena selalu berkutat dengan kesibukan pekerjaan yang tidak ada habisnya. Ini juga saatnya kita meremajakan pikiran untuk dapat fokus pada tujuan selanjutnya.