Logo STUDILMU Career Advice
STUDILMU Career Advice - 4 Praktik Terbaik dalam Menerapkan Tim Virtual

4 Praktik Terbaik dalam Menerapkan Tim Virtual


STUDILMU Users
by Studilmu Editor
Posted on Mar 08, 2019

 
Apakah rekan-rekan Career Advice pernah mendengar tentang tim virtual? Jika “ya”, pernahkah rekan pembaca mencobanya? Atau, setidaknya tertarik untuk mencoba menerapkannya? 
 
Yap, seperti yang kita ketahui bahwa tim virtual sedang ‘naik daun’ di masyarakat kita. Teknologi telah banyak membantu kita dalam mengerjakan tugas-tugas pekerjaan yang ada. Bukan hanya itu, kita juga dimudahkan untuk berkomunikasi dengan tim secara jarak jauh. 
 
Sebelum pembaca Career Advice membaca artikel ini lebih jauh, Yuk kita bahas sama-sama tentang “apa arti tim virtual?” Tim virtual dapat diartikan sebagai sekelompok individu yang bekerja bersama-sama dari lokasi geografis yang berbeda-beda, dan komunikasi yang terjadi antara mereka dibantu oleh kemajuan teknologi seperti, konferensi suara atau video. 
 
Menarik, bukan? Ini sangat baik untuk diterapkan di Negara kita. Terlebih lagi, Indonesia terdiri dari kurang lebih 13.487 pulau yang tersebar dari sabang sampai merauke, sehingga Negara Indonesia disebut sebagai Negara Kepulauan.  
 
Meskipun kemajuan teknologi di Indonesia belum merata, namun hadirnya ‘tim virtual’ dapat sangat membantu berbagai perusahaan kecil maupun besar yang tersebar di seluruh Indonesia. 
 
Nah untuk mempraktikkan tim virtual, ternyata kita juga memerlukan beberapa langkah yang matang loh. Yuk, mari kita lihat apa saja yang perlu dipersiapkan sebelum mempraktikkan tim virtual
 
1. Pilih Pendekatan yang Strategis
Pepatah bisnis sering mengungkapkan “perlambat untuk mempercepat” sebagai salah satu cara yang efektif dalam bergerak cepat namun mendapatkan hasil yang tepat. 
 
Di satu sisi, kami menginginkan hasil yang baik. Dan, di sisi lain kami menginginkan hasilnya dengan cepat. Realitanya, bersikap tergesa-gesa bukanlah langkah yang tepat ketika kita ingin membentuk tim virtual yang sukses. 
 
Sebuah penelitian menunjukkan bahwa perusahaan dengan pendekatan strategis yang lebih lambat dapat menghasilkan 40% jumlah penjualan yang lebih tinggi serta laba operasional 52% lebih tinggi.
 
Kata ‘lambat’ disini bukan berarti menunda-nunda atau bermalas-malasan dalam bertindak, tetapi lebih kepada menetapkan strategi dan proses yang ingin dipraktikkan oleh tim virtual kita dan memastikan alat yang tepat dan tersedia agar tim virtual berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Selain itu, coba cari peluang hambatan yang bisa terjadi saat kita memiliki tim virtual. Ketika kita memiliki persiapan yang matang sebelum mempraktikkan tim virtual, maka pekerjaan tim akan semakin cepat terselesaikan dengan baik. 
 
2. Tetapkan dan Kuasai Rencana Komunikasi 
Seperti yang kita ketahui bahwa tim virtual adalah komunikasi tentang tim. Terlebih lagi, tim virtual menuntut kita untuk berkomunikasi dengan beberapa anggota tim lainnya dari berbagai lokasi yang berjauhan. 
 
Jadi sebelum kita mulai mempraktikkan tim virtual, kita perlu menetapkan dan menguasai rencana komunikasi yang baik. Ada dua langkah dalam membuat rencana komunikasi untuk tim virtual, yaitu:

Langkah 1: Bagaimana Kita Akan Berkomunikasi?
Langkah awal adalah memilih program yang akan kita gunakan sebagai platform komunikasi kita dengan tim virtual. Ada beberapa aplikasi yang bisa kita gunakan. Jika kita ingin menggunakan sistem percakapan yang sederhana dan gratis, biasanya orang-orang akan menggunakan Skype. Selain itu juga ada Slack sebagai salah satu platform percakapan yang sering digunakan oleh para profesional. Program lainnya ada HipChat dan Hangouts. 
 
Langkah 2: Tetapkan Protokol untuk Komunikasi
Setelah kita memilih program yang ingin digunakan, langkah selanjutnya adalah menetapkan aturan dasar untuk percakapan dan komunikasi antar anggota di dalam tim virtual. Nyatanya, sebagian orang berpendapat bahwa berkomunikasi melalui program virtual malah lebih sulit, lebih ribet dan cukup mengganggu. Orang-orang ini jauh lebih memilih komunikasi secara langsung, dibandingkan melalui virtual. 
 
Sebagai contoh, pastikan semua anggota tim virtual menghormati jabatan masing-masing anggota dan selama percakapan berlangsung diharapkan semua anggota tim tetap fokus membahas topik yang penting dan tidak beralih ke topik yang tidak berkaitan sama sekali. 
 
3. Struktur Rapat
Jadwal pertemuan dan struktur rapat juga merupakan dua hal penting dalam berkomunikasi secara virtual. Pertemuan yang dilakukan oleh tim virtual menjadi agenda yang sangat penting, meskipun ini hanya diadakan selama tiga bulan sekali. Terlebih lagi, lokasi masing-masing anggota tim virtual yang tersebar di berbagai tempat dengan perbedaan waktu yang cukup signifikan, ini akan semakin membuat pertemuan menjadi sebuah hal yang sangat penting.  
 
Intinya, jadikan pertemuan virtual ini sebagai agenda yang tidak membuang-buang waktu dengan agenda yang terfokus dan moderator khusus yang ahli dalam mengatur pergerakan rapat.

4. Menerapkan Umpan Balik 
Ini adalah salah satu tantangan yang dihadapi saat mempraktikkan pertemuan dengan tim virtual. Sulit untuk kita memberikan umpan balik kepada anggota tim. Umpan balik adalah bagian integral dari setiap model manajemen, dan ketika kita mengadakan pertemuan dengan tim virtual, dibutuhkan kemahiran yang apik untuk menyampaikan kritik yang membangun kepada anggota tim. Jadi, sebelum rekan-rekan Career Advice mempraktikkan pertemuan dengan tim virtual, ada baiknya untuk belajar cara menyampaikan umpan balik atau kritik yang membangun kepada tim virtual. 
 
Nah, apakah pembaca Career Advice sudah siap untuk bergabung dengan tim virtual dan mengadakan pertemuan secara virtual bersama mereka? Jika rekan pembaca berkeinginan untuk memiliki tim virtual dan mengadakan pertemuan dengan mereka, maka jangan lupa mengadaptasi praktik-praktik terbaik di atas, ya. Selamat mencoba rekan-rekan Career Advice. 
Featured Career Advices
7 Cara Meningkatkan Fokus di Tempat Kerja

7 Cara Meningkatkan Fokus di Tempat Kerja

Ingin Pelanggan Tetap Setia? Coba 4 Strategi Ini!

Ingin Pelanggan Tetap Setia? Coba 4 Strategi Ini!

Kompetitif adalah Sikap yang Perlu Dipertahankan

Kompetitif adalah Sikap yang Perlu Dipertahankan

9 Cara Mengatasi Kecemasan dan Meningkatkan Kepuasan Kerja

9 Cara Mengatasi Kecemasan dan Meningkatkan Kepuasan Kerja

5 Cara Mengarahkan Bisnis Keluarga Menuju Sukses

5 Cara Mengarahkan Bisnis Keluarga Menuju Sukses

7 Cara Agar Pemasaran Produk Menjadi Lebih Sukses

7 Cara Agar Pemasaran Produk Menjadi Lebih Sukses

Peranan Pola Pikir Growth Mindset bagi Karier dan Kehidupan

Peranan Pola Pikir Growth Mindset bagi Karier dan Kehidupan

6 Cara Menggali Potensi Diri

6 Cara Menggali Potensi Diri

9 Rahasia Meraih Kepuasan Pelanggan dengan Layanan Kelas Dunia

9 Rahasia Meraih Kepuasan Pelanggan dengan Layanan Kelas Dunia

3 Langkah Mengajarkan Orang Lain Cara Kerja yang Baik dengan Bisnis Kita

3 Langkah Mengajarkan Orang Lain Cara Kerja yang Baik dengan Bisnis Kita

8 Strategi Pelayanan dalam Menangani Keluhan Pelanggan yang Marah

8 Strategi Pelayanan dalam Menangani Keluhan Pelanggan yang Marah

Cara Menghilangkan Sifat Egois dalam Diri

Cara Menghilangkan Sifat Egois dalam Diri

Inisiatif

Inisiatif

Kunci Utama Produktivitas Kerja

Kunci Utama Produktivitas Kerja

7 Hal yang Dapat Disampaikan dalam Penilaian Kinerja

7 Hal yang Dapat Disampaikan dalam Penilaian Kinerja

9 Strategi Pemasaran melalui Aplikasi YouTube

9 Strategi Pemasaran melalui Aplikasi YouTube

6 Manfaat Menulis Jurnal Harian

6 Manfaat Menulis Jurnal Harian

7 Cara Menggunakan Video sebagai Strategi Pemasaran

7 Cara Menggunakan Video sebagai Strategi Pemasaran

3 Langkah Membuat Konten Video di Media Sosial yang Keren

3 Langkah Membuat Konten Video di Media Sosial yang Keren

5 Cara Menghadapi Rekan Kerja yang Lebih Muda

5 Cara Menghadapi Rekan Kerja yang Lebih Muda

8 Tips Membangun Hubungan yang Baik dengan Klien

8 Tips Membangun Hubungan yang Baik dengan Klien

5 Cara Memanfaatkan Waktu Makan Siang

5 Cara Memanfaatkan Waktu Makan Siang

10 Strategi Pemasaran Media Sosial untuk Mengembangkan Bisnis

10 Strategi Pemasaran Media Sosial untuk Mengembangkan Bisnis

Lingkungan Kerja Multigenerasi

Lingkungan Kerja Multigenerasi

6 Fakta Strategi Pemasaran di Media Sosial yang Harus Diketahui

6 Fakta Strategi Pemasaran di Media Sosial yang Harus Diketahui

Podcast adalah Cara Terbaru Memperluas Jaringan Bisnis

Podcast adalah Cara Terbaru Memperluas Jaringan Bisnis

5 Strategi Pemasaran di Instagram yang Perlu Dilakukan

5 Strategi Pemasaran di Instagram yang Perlu Dilakukan

6 Cara Membangun Budaya Kerja yang Hebat untuk Tim

6 Cara Membangun Budaya Kerja yang Hebat untuk Tim

9 Tipe Kepribadian Manusia yang Menyebalkan dan Cara Menghadapinya

9 Tipe Kepribadian Manusia yang Menyebalkan dan Cara Menghadapinya

Mengapa Kita Memerlukan Kecerdasan Emosional dalam Pekerjaan?

Mengapa Kita Memerlukan Kecerdasan Emosional dalam Pekerjaan?