
Communication
4 Praktik Terbaik dalam Menerapkan Tim Virtual
By STUDiLMU Editor
Apakah rekan-rekan Career Advice pernah mendengar tentang tim virtual? Jika “ya”, pernahkah rekan pembaca mencobanya? Atau, setidaknya tertarik untuk mencoba menerapkannya?
Yap, seperti yang kita ketahui bahwa tim virtual sedang ‘naik daun’ di masyarakat kita. Teknologi telah banyak membantu kita dalam mengerjakan tugas-tugas pekerjaan yang ada. Bukan hanya itu, kita juga dimudahkan untuk berkomunikasi dengan tim secara jarak jauh.
Sebelum pembaca Career Advice membaca artikel ini lebih jauh, Yuk kita bahas sama-sama tentang “apa arti tim virtual?” Tim virtual dapat diartikan sebagai sekelompok individu yang bekerja bersama-sama dari lokasi geografis yang berbeda-beda, dan komunikasi yang terjadi antara mereka dibantu oleh kemajuan teknologi seperti, konferensi suara atau video.
Menarik, bukan? Ini sangat baik untuk diterapkan di Negara kita. Terlebih lagi, Indonesia terdiri dari kurang lebih 13.487 pulau yang tersebar dari sabang sampai merauke, sehingga Negara Indonesia disebut sebagai Negara Kepulauan.
Meskipun kemajuan teknologi di Indonesia belum merata, namun hadirnya ‘tim virtual’ dapat sangat membantu berbagai perusahaan kecil maupun besar yang tersebar di seluruh Indonesia.
Nah untuk mempraktikkan tim virtual, ternyata kita juga memerlukan beberapa langkah yang matang loh. Yuk, mari kita lihat apa saja yang perlu dipersiapkan sebelum mempraktikkan tim virtual.
1. Pilih Pendekatan yang Strategis
Pepatah bisnis sering mengungkapkan “perlambat untuk mempercepat” sebagai salah satu cara yang efektif dalam bergerak cepat namun mendapatkan hasil yang tepat.
Di satu sisi, kami menginginkan hasil yang baik. Dan, di sisi lain kami menginginkan hasilnya dengan cepat. Realitanya, bersikap tergesa-gesa bukanlah langkah yang tepat ketika kita ingin membentuk tim virtual yang sukses.
Sebuah penelitian menunjukkan bahwa perusahaan dengan pendekatan strategis yang lebih lambat dapat menghasilkan 40% jumlah penjualan yang lebih tinggi serta laba operasional 52% lebih tinggi.
Kata ‘lambat’ disini bukan berarti menunda-nunda atau bermalas-malasan dalam bertindak, tetapi lebih kepada menetapkan strategi dan proses yang ingin dipraktikkan oleh tim virtual kita dan memastikan alat yang tepat dan tersedia agar tim virtual berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Selain itu, coba cari peluang hambatan yang bisa terjadi saat kita memiliki tim virtual. Ketika kita memiliki persiapan yang matang sebelum mempraktikkan tim virtual, maka pekerjaan tim akan semakin cepat terselesaikan dengan baik.
2. Tetapkan dan Kuasai Rencana Komunikasi
Seperti yang kita ketahui bahwa tim virtual adalah komunikasi tentang tim. Terlebih lagi, tim virtual menuntut kita untuk berkomunikasi dengan beberapa anggota tim lainnya dari berbagai lokasi yang berjauhan.
Jadi sebelum kita mulai mempraktikkan tim virtual, kita perlu menetapkan dan menguasai rencana komunikasi yang baik. Ada dua langkah dalam membuat rencana komunikasi untuk tim virtual, yaitu:
Langkah 1: Bagaimana Kita Akan Berkomunikasi?
Langkah awal adalah memilih program yang akan kita gunakan sebagai platform komunikasi kita dengan tim virtual. Ada beberapa aplikasi yang bisa kita gunakan. Jika kita ingin menggunakan sistem percakapan yang sederhana dan gratis, biasanya orang-orang akan menggunakan Skype. Selain itu juga ada Slack sebagai salah satu platform percakapan yang sering digunakan oleh para profesional. Program lainnya ada HipChat dan Hangouts.
Langkah 2: Tetapkan Protokol untuk Komunikasi
Setelah kita memilih program yang ingin digunakan, langkah selanjutnya adalah menetapkan aturan dasar untuk percakapan dan komunikasi antar anggota di dalam tim virtual. Nyatanya, sebagian orang berpendapat bahwa berkomunikasi melalui program virtual malah lebih sulit, lebih ribet dan cukup mengganggu. Orang-orang ini jauh lebih memilih komunikasi secara langsung, dibandingkan melalui virtual.
Sebagai contoh, pastikan semua anggota tim virtual menghormati jabatan masing-masing anggota dan selama percakapan berlangsung diharapkan semua anggota tim tetap fokus membahas topik yang penting dan tidak beralih ke topik yang tidak berkaitan sama sekali.
3. Struktur Rapat
Jadwal pertemuan dan struktur rapat juga merupakan dua hal penting dalam berkomunikasi secara virtual. Pertemuan yang dilakukan oleh tim virtual menjadi agenda yang sangat penting, meskipun ini hanya diadakan selama tiga bulan sekali. Terlebih lagi, lokasi masing-masing anggota tim virtual yang tersebar di berbagai tempat dengan perbedaan waktu yang cukup signifikan, ini akan semakin membuat pertemuan menjadi sebuah hal yang sangat penting.
Intinya, jadikan pertemuan virtual ini sebagai agenda yang tidak membuang-buang waktu dengan agenda yang terfokus dan moderator khusus yang ahli dalam mengatur pergerakan rapat.
4. Menerapkan Umpan Balik
Ini adalah salah satu tantangan yang dihadapi saat mempraktikkan pertemuan dengan tim virtual. Sulit untuk kita memberikan umpan balik kepada anggota tim. Umpan balik adalah bagian integral dari setiap model manajemen, dan ketika kita mengadakan pertemuan dengan tim virtual, dibutuhkan kemahiran yang apik untuk menyampaikan kritik yang membangun kepada anggota tim. Jadi, sebelum rekan-rekan Career Advice mempraktikkan pertemuan dengan tim virtual, ada baiknya untuk belajar cara menyampaikan umpan balik atau kritik yang membangun kepada tim virtual.
Nah, apakah pembaca Career Advice sudah siap untuk bergabung dengan tim virtual dan mengadakan pertemuan secara virtual bersama mereka? Jika rekan pembaca berkeinginan untuk memiliki tim virtual dan mengadakan pertemuan dengan mereka, maka jangan lupa mengadaptasi praktik-praktik terbaik di atas, ya. Selamat mencoba rekan-rekan Career Advice.
Featured Career Advice
-
Teamwork & Collaboration
Mendesain Proses Hiring yang Berbeda
-
Leadership
Memimpin Secara Virtual
-
Tips of Management
Investasi yang Sebaiknya Dimiliki Oleh Karyawan
-
Emotional Intelligence
Mindfulness Dalam Kerja
-
Teamwork & Collaboration
Melakukan Kolaborasi Secara Virtual
-
Marketing & Sales
Fitur Live Streaming Sebagai Strategi Sosial Media Marketing
-
Productivity
Aktivitas untuk Mengatasi Kebosanan di Kantor
-
Leadership
Melakukan Delegasi Dalam Bekerja
-
Leadership
Perbedaan Bos dan Leader
-
Enterpreneurship
Mengenal dan Membuat Laporan Keuangan Sederhana
-
Enterpreneurship
Mengenal 6 Tipe Pelanggan Sulit
-
Self Improvement
Keseimbangan Untuk Ibu Bekerja
-
Self Improvement
Berpenampilan Profesional Saat Work From Home
-
Coaching
Sukses Menjadi Staff Admin
-
Marketing & Sales
Mengenal Marketing B2P, Pemasaran dengan Karakteristik Individu
-
Happiness
Quality Time dengan Pasangan yang Sibuk Bekerja? Bisa!
-
Productivity
Time Blocking, Meningkatkan Produktivitas dengan Manajemen Waktu
-
Productivity
Work From Home, Mengenal Budaya Kerja Baru
-
Tips of Management
Perencanaan Kerja di Tahun yang Baru
-
Emotional Intelligence
Cara Mengatasi Burnout
-
Enterpreneurship
Mengenal Copyright
-
Tips of Management
Jenis Asuransi yang Diperlukan oleh Pekerja
-
Marketing & Sales
Dari Pengertian Hingga Strategi Digital Marketing
-
Resume & Interviewing
Cara Membuat CV yang Menarik HRD!
-
Productivity
Menerapkan Grit di Tempat Kerja
-
Motivation
Memahami Resesi. Apa Resesi Itu Sebenarnya?
-
Generation Millenials & Z
Kian Minimalis untuk Rumah ala Milenial
-
Self Improvement
Menghadapi Quarter Life Crisis
-
Generation Millenials & Z
Menariknya Kerja di Startup!
-
Tips of Management
Mempersiapkan Dana Darurat untuk Peristiwa Tak Terduga
-
E-learning
Kartu Prakerja dan Pelatihan Online
-
Self Improvement
7 Tips Beradaptasi di Lingkungan Kerja Baru
-
Productivity
Semakin Produktif dengan Makanan Sehat
-
Communication
Komunikasi Bisnis: Verbal & Non-verbal
-
Leadership
Kepemimpinan di Masa Krisis (Leadership in Crisis Time)
-
Generation Millenials & Z
Parenting Gaya Millennials
-
Motivation
3 Tips Never Give Up
-
Motivation
Sumber dan Faktor yang Menghilangkan Gairah Kerja
-
Self Improvement
Bekerja di Luar Passion? Siapa Takut!
-
Self Improvement
Pengertian Tidur, Manfaat Tidur, Serta Hubungan Antara Tidur dan Kinerja
-
Leadership
Budaya Organisasi: Pengertian, Fungsi, Jenis dan Karakteristiknya
-
Leadership
Etika Bisnis: Definisi, Tujuan, Contoh dan Manfaatnya dalam Perusahaan
-
Self Improvement
Pengertian Hutang dan 8 Cara Mengelola Hutang secara Efektif
-
Self Improvement
Pengertian Kartu Kredit dan 20 Cara Menggunakannya Secara Efektif
-
Self Improvement
Kerja Online: Pengertian, Manfaat dan Contoh Kerja Online
-
Self Improvement
Kerja Sampingan: Definisi, Manfaat dan Mengapa Ini Penting untuk Karyawan?
-
Leadership
Integritas: Pengertian, Contoh, Kebiasaan dan Cara Membentuknya
-
Enterpreneurship
Usaha Rumahan: Definisi, Kelebihan dan Kekurangan, serta Hal yang Perlu Disiapkan
-
Enterpreneurship
10 Pertimbangan Sebelum Membeli Bisnis Waralaba
-
Self Improvement
Manajemen Keuangan, Manfaat dan Tips Manajemen Keuangan untuk Karyawan
-
Leadership
Pengertian Manajemen, Tujuan Manajemen dan Keterampilan Manajemen
-
Generation Millenials & Z
Generasi Milenial, Fakta Generasi Milenial dan Tantangan Generasi Milenial
-
Mindset
Pengertian dan Manfaat Positive Thinking, serta Bagaimana Ini dapat Mengubah Hidup Kita?
-
Marketing & Sales
Negosiasi, Ciri-Ciri Negosiasi dan Contoh Negosiasi
-
Communication
Apa Saja Unsur-Unsur Komunikasi yang Perlu Kita Ketahui?
-
Leadership
Pengertian Fungsi Kepemimpinan dan 15 Fungsi Kepemimpinan
-
Communication
Pengertian Komunikasi secara Umum dan Tujuan Komunikasi
-
Self Improvement
Apa Itu Tujuan Hidup dan Bagaimana Mencari Tujuan Hidup?
-
Motivation
6 Langkah Utama untuk Tetap Mempertahankan Motivasi Hidup
-
Innovation
Pengertian Inovasi, Manfaat Inovasi, Tujuan Inovasi dan 5 Mitos Inovasi