Halo pembaca setia Career Advice, bagaimana weekend-nya? Semoga menyenangkan ya! Baik, berhubung kita sudah kembali lagi ke hari kerja, ada baiknya untuk kita membahas tentang cara bekerja yang lebih efisien agar mencapai kinerja yang baik di kantor.
Sebelumnya, apakah para pembaca adalah salah satu dari orang-orang yang selalu mengerjakan tugas kerja dengan mendekati tenggat waktu yang sudah ditentukan? Nah, jika itu memang terjadi pada Anda, maka artikel ini sangat tepat untuk membantu kerja kita menjadi lebih efektif.
Pernah tidak kita berpikir bahwa mungkin ada yang salah dengan cara kerja kita, jika kita menyelesaikan tugas kerja selalu lewat dari tenggat waktu dan kehabisan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan yang ada. Hmm, atau mungkin manajemen waktu kita selama ini masih sangat buruk?.
Eits, sebelum kita membahas tips bekerja dengan lebih efisien, ada baiknya untuk kita mengetahui alasan tentang “mengapa penting untuk kita bekerja lebih efisien dan memenuhi batas waktu dengan tepat waktu?”.
Jawabannya adalah, saat kita menjadi seseorang yang
tidak produktif, ini sama saja seperti kita merusak tujuan hidup kita dalam jangka panjang. Saya yakin bahwa semua dari kita memiliki tujuan di dalam hidupnya masing-masing. Entah itu tujuan jangka panjang maupun jangka pendek. Menjauhi sikap produktif hanya akan menambah beban hidup kita. Bayangkan jika dalam sehari kita memiliki delapan tugas penting, tapi kita hanya mampu menyelesaikan dua diantaranya. Lalu, esoknya bos Anda menambahkan lima tugas penting yang harus segera diselesaikan. Jadi ada berapa tugas penting yang Anda miliki? Yap! Jawabannya ada 11 tugas.
Jika kita terus-menerus menjalani pola kerja yang sama, di awal waktu mungkin kita dapat merasakan kesenangan, namun saat tenggat waktu sudah mulai dekat, saya jamin Anda tidak bisa tidur dengan nyenyak, bahkan jika mampu untuk menyelesaikan segalanya dengan waktu yang cepat pun, hasilnya pasti tidak akan maksimal.
Yuk, simak beberapa tips di bawah ini yang akan membantu kita meningkatkan kinerja, menjadi orang yang lebih antusias dalam hidup, berhasil memenuhi tenggat waktu dengan tepat waktu dan tetap menjadi orang yang produktif:
1. Jika Ada Daftar Pekerjaan yang Mengganggu Produktivitas, Hilangkan!
Okay! Langkah utama yang perlu kita lakukan adalah mengidentifikasi daftar kerja yang kita miliki. Jika kita menemukan satu atau dua saja pekerjaan yang dapat membuat kita tidak produktif, maka hilangkanlah!.
Sebagai contoh, jika sebelumnya kita mengecek kotak email selama satu jam sekali, namun sebenarnya tidak banyak yang menghubungi kita melalui email, itu menandakan kita dapat mengeliminasi kegiatan ini. Cukup membuka kotak email di pagi hari dan satu jam sebelum waktu kerja berakhir. Hanya diri kita sendiri yang dapat menentukan apa yang dapat menghilangkan fokus kita saat bekerja, sehingga dengan mudah kita dapat menyingkirkannya.
Kebanyakan dari kita terlalu
sering membuka media sosial seperti facebook, twitter atau Instagram saat bekerja. Meskipun kita hanya berniat untuk membalas obrolan whatsapp dari seorang teman, jauhi hal ini.
2. Buat Tenggat Waktu Bayangan (Hanya untuk Diri Sendiri)
Ada baiknya untuk kita memiliki dua tenggat waktu dalam setiap tugas. Satu tenggat waktu adalah batas waktu yang sebenarnya (yang diberikan oleh atasan atau klien kita) dan satu tenggat lainnya adalah tenggat waktu bayangan yang khusus hanya untuk diri kita sendiri.
Sebagai contoh, Anda memiliki laporan keuangan yang harus diselesaikan pada tanggal 30 Januari 2019, ini adalah tenggat waktu yang diberikan oleh tim manajer Anda. Selain itu, Anda menulis tenggat waktu laporan ini harus dikumpulkan pada tanggal 28 Januari 2019, yang mana ini adalah tenggat waktu bayangan untuk diri Anda sendiri. Keuntungannya, kita punya dua hari lebih awal dari tenggat waktu yang asli, sehingga jika ada hal-hal yang harus diubah atau ditambahkan, kita masih memiliki waktu untuk mengerjakannya.
Jika kita tetap berpegang pada tujuan-tujuan ini, secara tidak langsung kita sedang memperbaiki pola kerja kita untuk menjadi lebih baik dari sebelumnya. Perlahan-lahan, ini juga akan membuat kita terbiasa untuk mencapai tujuan dan mempersiapkan diri kita untuk mencapai tujuan yang lebih besar juga.
3. Meningkatkan Kemampuan Sangatlah Penting
Meningkatkan kemampuan yang kita miliki dalam mengerjakan dan menyelesaikan tugas juga termasuk faktor yang sangat penting. Meskipun kita sudah tidak membuka media sosial lagi, tidak membalas chat dari teman di whatsapp atau membuat tenggat waktu bayangan yang lebih awal, tetapi jika kita tidak meningkatkan kemampuan kita dalam menyelesaikan tugas-tugas tersebut secara cepat dan tepat, maka hasilnya? tentu nihil.
Hanya kita yang paling tahu dan mengerti tentang kelemahan dan kelebihan yang kita miliki. Jika kita sudah tahu apa yang perlu ditingkatkan, maka tunggu apalagi? Mungkin kita bisa mengikuti kursus online atau mencari mentor yang dapat membimbing kita untuk menjadi lebih terampil.
Jika kita konsisten dalam melakukan semuanya, maka ini akan membantu kita melakukan pekerjaan dengan keunggulan dan memenuhi target dengan tepat waktu.
4. Kerjakan Tugas yang Menjadi Prioritas
Bekerja dengan efisien juga memerlukan keahlian untuk melihat tugas mana yang harus diprioritaskan dan tugas mana yang dapat dikerjakan nanti. Ingat, bukan berarti tugas yang akan dikerjakan nanti adalah tugas yang tidak penting.
Semua tugas adalah penting. Namun jika Anda dihadapkan oleh tugas A dan tugas B, yang mana tugas A harus dikumpulkan minggu depan, sedangkan tugas B memiliki tenggat waktu bulan depan. Maka yang mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu? Yap! Tentu saja Anda harus memprioritaskan tugas A.
Lalu, bagaimana kalau kedua tugas memiliki tenggat waktu di hari yang sama? Kalau saya, saya akan memilih pekerjaan yang lebih sulit terlebih dahulu, sehingga saya memiliki waktu yang banyak untuk mengerjakannya, karena tugas berikutnya lebih mudah dan hanya memerlukan waktu yang sedikit untuk menyelesaikannya.
Jadi, jangan lagi berpikir bahwa kita tidak dapat mengubah diri untuk bisa bekerja lebih efisien. Saya, Anda, Dia dan Mereka, semua dapat bekerja lebih efisien.