Logo STUDILMU Career Advice
STUDILMU Career Advice - 15 Tips Menyampaikan Umpan Balik Konstruktif

15 Tips Menyampaikan Umpan Balik Konstruktif


STUDILMU Users
by Studilmu Editor
Posted on Mar 27, 2019

 
Halo rekan pembaca Career Advice, pastinya Anda sudah tidak asing lagi dengan umpan balik konstruktif. Umpan balik konstruktif sangat diperlukan dalam dunia bisnis, tetapi hal tersebut tidak selalu diterima dengan baik. Seseorang akan bergejolak ketika ia tahu bahwa ia tidak mengalami kesuksesan dalam beberapa area. Dan, menjadi seseorang yang menyampaikan kritik konstruktif ini tidaklah lebih mudah. Tetapi tenang saja, rekan pembaca dapat mempelajari tips untuk menyampaikan umpan balik konstruktif dalam artikel ini. Dan berikut adalah beberapa tips dalam menyampaikan umpan balik konstruktif
 
1. Minta izin terlebih dahulu.
Ketika memberikan umpan balik, sangatlah penting untuk meminta izin terlebih dahulu. Katakanlah, ‘Bolehkah saya memberikan saran?’ maka penerima akan lebih bersedia untuk mendengarkan apa yang Anda katakana. Ini juga membuat mereka lebih membuka pikiran mereka untuk menerima umpan balik tersebut.
 
2. Berfokus pada tujuan.
Pikirkan hasil yang ingin didapatkan melalui umpan balik yang diberikan. Bicarakan manfaat dari umpan balik tersebut agar penerima tidak memasukkannya ke dalam hati. Tunjukkan bahwa Anda mendukung mereka untuk mencapai tujuan. Jangan berfokus pada kesalahan yang diperbuat. Maka, umpan balik akan menjadi sebuah proses untuk mencari solusi yang tepat dan membangun kerjasama yang lebih baik dalam membuat perubahan yang bermakna.
 
3. Hindari kata ‘tapi’.
Banyak pemimpin yang lebih suka memberikan umpan balik positif dibandingkan umpan balik konstruktif sebagai cara pendekatan. Namun mereka melakukan kesalahan yang fatal dengan penggunaan kata ‘tetapi.’ Gunakan kata ‘dan’ agar umpan balik yang diberikan dapat membuat seseorang mengubah perilakunya.
 
4. Membangun ‘Bank Emosional’ terlebih dahulu.
Para pemimpin harus memerhatikan pentingnya membangun ‘bank emosional’ dengan para anggota tim. Ini dapat dilakukan dengan memberikan umpan balik yang positif dan otentik sepanjang tahun. Dengan begini, pemimpin membangun kepercayaan dan penghargaan positif. Dan ketika pemimpin harus memberikan umpan balik konstruktif yang membangun, anggota tim akan bersedia mendengarkan dan membuat perubahan yang diperlukan.
 
5. Berfokus pada kesepakatan yang saling menguntungkan.
Memberikan umpan balik konstruktif dapat diubah menjadi sebuah kesempatan setiap pribadi untuk menyelaraskan perilaku dengan tujuan bersama. Ini dapat terjadi jika tujuan itu dikomunikasikan dengan jelas dan disetujui oleh pemimpin juga anggota tim. Tujuan yang jelas membuat umpan balik menjadi sebuah percakapan kolaboratif. Sehingga, seseorang akan dapat melakukan penyesuaian perilaku untuk mencapai tujuan yang disepakati.
 
6. Tanyakan pendapat penerima.
Berfokus pada perilaku tertentu. Anda harus bisa menjembatani posisi orang tersebut saat ini dengan posisi yang seharusnya dengan memberikan masukan yang jelas. Pertegas keyakinan Anda pada kemampuan orang tersebut untuk mencapai tujuannya. Berhati-hatilah dengan tata cara penyampaian saran Anda. Libatkan orang tersebut dalam pembicaraan dengan memberikan pertanyaan yang kuat, seperti ‘Apa pendapat Anda tentang hal ini?’
 
7. Buat proses umpan balik yang jelas bagi setiap orang.
Para pemimpin tidak harus memberikan kesan bahwa umpan balik tersebut tidak adil dan tidak diterapkan secara merata. Buatlah pola yang berulang, sistem dan bentuk umpan balik yang sama bagi setiap orang. Ini menunjukkan dan memvalidasi proses serta mengurangi kecemasan akan ketidakadilan. Cara ini memang bukanlah cara yang sempurna. Ini terkesan sangat membosankan. Namun, ini dapat mempertahankan proses umpan balik yang jelas bagi setiap orang. 
 
8. Bingkai umpan balik menjadi sesuatu yang dapat dilakukan dengan lebih baik.
Sebenarnya, umpan balik diberikan dalam suasana kerja yang memiliki budaya memberikan umpan balik konstruktif. Ketika memberikan umpan balik, biarkan penerima menimbang umpan balik tersebut tanpa merasa defensif. Pastikan juga Anda memberikan umpan balik dengan menawarkannya. Ini adalah hal yang dapat dilakukan dengan lebih baik. 
 
9. Berikan umpan balik saat itu juga.
Memberikan umpan balik konstruktif memang hal yang baik, tetapi ini dapat menjadi sebuah konflik. Buatlah umpan balik saat itu juga, secara langsung, fokus dan dapat ditindak lanjuti agar penerima umpan balik dapat melakukan perbaikan juga berkontribusi pada tim dengan lebih efektif. Latihlah ini berulang kali sampai memberikan umpan balik konstruktif menjadi sebuah kebiasaan yang nyaman bagi lingkungan Anda. jangan lupa untuk menyediakan umpan balik positif.

10. Ingatlah bahwa umpan balik adalah investasi terhadap potensi yang dimiliki penerima.
Jika mereka tahu bahwa Anda melakukan investasi dalam diri mereka karena mereka memiliki potensi besar, mereka akan melihat umpan balik konstruktif sebagai hal yang berbeda, bukan hanya sebuah kritik. Kita biasanya lebih terfokus pada masalah. Jarang sekali orang yang berfokus pada potensi yang dimiliki seseorang. Oleh karena itu, jadikan umpan balik sebagai suatu investasi untuk melakukan hal-hal besar.
 
11. Gabungkan empati dengan penjelasan.
Untuk menjadi konstruktif, gabungkan empati dan penjelasan. Daripada hanya sekedar memberikan kritik, lebih baik menunjukkan bahwa perilaku tertentu akan berakibat buruk bagi bisnis dan orang-orang didalamnya. Jelaskan juga bahwa perilaku yang seharusnya akan sangat baik bagi diri sendiri juga bisnis yang ada. Anda mungkin ingin berterus terang dan menjadi transparan. Tetapi, ingatlah untuk menggunakan empati Anda agar dapat memastikan bahwa percakapan tetap positif.
 
12. Mengasumsikan hal baik.
Katakan masalah secara langsung dan temukan solusinya bersama. Jika Anda mengasumsikan bahwa orang tersebut memiliki niat baik, secara otomatis bahasa dan sikap Anda akan berubah. Misalnya, jika seseorang selalu datang terlambat, daripada Anda harus berkata ‘Anda adalah pemalas,’ ubahlah menjadi kalimat yang lebih produktif. “Saya perhatikan Anda selalu datang terlambat akhir-akhir ini. apakah ada hal yang menghambat Anda untuk datang tepat waktu?”
 
13. Jadilah penasaran.
Tanyakan kepada anggota tim “Bidang professional aoa yang ingin Anda perbaiki?” Mulailah percakapan dari jawabannya dan tanyakan hal seputar hal yang dibahas olehnya. Jawabannya bisa saja bukanlah are yang Anda pikirkan. Jika Anda membantunya untuk bertumbuh dalam area tersebut, Anda akan membangun dasar untuk memiliki percakapan konstruktif di waktu mendatang. Mereka bahkan bisa saja menanyakan pendapat Anda nantinya.
 
14. Miliki rasa hormat dan sikap yang jelas.
Jangan terlalu menggunakan perasaan. Para pemimpin harus memiliki rasa hormat dan sikap yang jelas, tetapi jangan menahan diri. Menahan diri tidak akan melayani siapapun. Karyawan terbaik akan menerima umpan balik konstruktif sebagai sebuah hadiah.
 
15. Gunakan pendekatan sandwich.
Ketika Anda ingin mengatur suasana seorang anggota tim sebelum menerima umpan balik, mulailah dengan memberikan pujian. Biarkan mereka mengetahui bahwa mereka dibutuhkan dan dihargai. Lalu, diskusikan kekurangan yang mereka miliki dan cara untuk meningkatkannya. Tindak lanjuti dengan pujian dan beritahu mereka posisi yang mungkin mereka miliki di masa depan. Ini merupakan pendekatan bertumpuk maka dinamakan pendekatan sandwich. Cara ini menunjukkan penyampaian pesan yang penuh belas kasih dan memperkuat nilai mereka bagi perusahaan. 
 
Itulah 15 tips yang dapat menjadi acuan Anda saat Anda hendak menyampaikan umpan balik konstruktif. Dengan mengikuti tips ini, umpan balik konstruktif yang Anda berikan akan menjadi suatu alat yang tepat untuk mengubah perilaku seseorang. Dan tentunya, ini menunjang kesuksesan pribadi juga kesuksesan organisasi. 
Featured Career Advices
4 Cara Mendapatkan Pengembangan Diri yang Baik

4 Cara Mendapatkan Pengembangan Diri yang Baik

7 Elemen Etos Kerja yang Sangat Penting

7 Elemen Etos Kerja yang Sangat Penting

7 Cara Meningkatkan Kesehatan di Lingkungan Kerja

7 Cara Meningkatkan Kesehatan di Lingkungan Kerja

4 Tanda Memiliki Hubungan Kerja dengan Klien yang Tidak Baik

4 Tanda Memiliki Hubungan Kerja dengan Klien yang Tidak Baik

4 Cara Meredakan Amarah

4 Cara Meredakan Amarah

5 Cara Mendorong Inovasi Terbaru di Perusahaan

5 Cara Mendorong Inovasi Terbaru di Perusahaan

8 Kunci Kebahagiaan dan Kesuksesan ala Richard Branson

8 Kunci Kebahagiaan dan Kesuksesan ala Richard Branson

6 Cara Menumbuhkan Kreativitas dan Inovasi

6 Cara Menumbuhkan Kreativitas dan Inovasi

8 Karakteristik Orang yang Menjadi Penghambat Kesuksesan

8 Karakteristik Orang yang Menjadi Penghambat Kesuksesan

5 Cara Mudah Memenangkan Hati Atasan

5 Cara Mudah Memenangkan Hati Atasan

7 Sifat Negatif Pemimpin yang Menjadi Penghambat Kesuksesan Tim

7 Sifat Negatif Pemimpin yang Menjadi Penghambat Kesuksesan Tim

3 Cara Mengatasi Emosi Negatif

3 Cara Mengatasi Emosi Negatif

Fungsi Moodle dalam Bidang Pendidikan

Fungsi Moodle dalam Bidang Pendidikan

8 Cara Generasi Milenial Menjadi Jutawan dalam 5 Tahun

8 Cara Generasi Milenial Menjadi Jutawan dalam 5 Tahun

10 Cara Orang Sukses Berhenti Merendahkan Harga Diri Mereka

10 Cara Orang Sukses Berhenti Merendahkan Harga Diri Mereka

7 Cara Meningkatkan Kebahagiaan Sejati dan Produktivitas Para Karyawan

7 Cara Meningkatkan Kebahagiaan Sejati dan Produktivitas Para Karyawan

10 Rasa Takut yang Harus Diatasi Ketika Memulai Bisnis

10 Rasa Takut yang Harus Diatasi Ketika Memulai Bisnis

Pengertian Moodle dan 9 Fungsi Moodle di dalam Bisnis

Pengertian Moodle dan 9 Fungsi Moodle di dalam Bisnis

10 Hal yang Tidak Boleh Diucapkan di Tempat Kerja

10 Hal yang Tidak Boleh Diucapkan di Tempat Kerja

6 Prinsip Dasar yang Dapat Menciptakan Inovasi dan Kreativitas

6 Prinsip Dasar yang Dapat Menciptakan Inovasi dan Kreativitas

6 Tips Membuat Rapat Tinjauan tentang Peningkatan Kinerja Karyawan

6 Tips Membuat Rapat Tinjauan tentang Peningkatan Kinerja Karyawan

5 Alasan Pentingnya Pelatihan untuk Menjadi Trainer Handal

5 Alasan Pentingnya Pelatihan untuk Menjadi Trainer Handal

5 Tips untuk Rapat Kerja yang Lebih Baik

5 Tips untuk Rapat Kerja yang Lebih Baik

Training for Trainer, 7 Cara Pelatihan Menjadi Trainer Handal

Training for Trainer, 7 Cara Pelatihan Menjadi Trainer Handal

Pertemanan adalah Hal yang Bermanfaat di Tempat Kerja

Pertemanan adalah Hal yang Bermanfaat di Tempat Kerja

6 Tips Bekerja dengan Rekan yang Tidak Memiliki Kesadaran Diri

6 Tips Bekerja dengan Rekan yang Tidak Memiliki Kesadaran Diri

9 Cara Mendapatkan Kebahagiaan

9 Cara Mendapatkan Kebahagiaan

Apa yang dimaksud inovatif dalam Bisnis? 5 Cara Ini Dapat Membantu.

Apa yang dimaksud inovatif dalam Bisnis? 5 Cara Ini Dapat Membantu.

10 Cara Menjadi Kaya Raya ala Generasi Milenial

10 Cara Menjadi Kaya Raya ala Generasi Milenial

5 Faktor Internal yang Menghambat Kesuksesan Bisnis

5 Faktor Internal yang Menghambat Kesuksesan Bisnis