Pagi ini, ada email masuk yang mengatakan bahwa di tahun 2019 hingga kedepannya, sebelum mengirimkan peserta dalam program pelatihan, harus ada business case dan laporan evaluasi pelatihan. Perusahaan ingin melihat sejauh mana pelatihan tersebut berdampak bagi peran dan fungsi dalam organisasi. Apa yang rekan pembaca rasakan? Kita pasti merasa bingung dan takut. Kita tidak mengetahui bagaimana menghadapi evaluasi pelatihan dan menunjukkan nilai-nilai yang dihasilkan dari pelatihan terhadap keberlangsungan organisasi. Berikut adalah 4 tips membangun pengetahuan kita tentang evaluasi pelatihan. 

 

Pemimpin membutuhkan sebuah business case sebelum mengirimkan peserta mengikuti pelatihan karena ia ingin melihat seberapa penting pelatihan tersebut dibutuhkan. Manajemen ingin melihat apakah pelatihan tersebut akan memiliki dampak bagi tujuan organisasi. Jadi, kita harus mengetahui sudut pandang yang dimiliki oleh manajemen. Kebutuhan apa yang dimiliki oleh manajemen sehingga mereka mengirim peserta untuk mengikuti sebuah pelatihan? Ketahuilah bahwa peserta yang mengikuti pelatihan harus mampu memberikan kontribusi bagi perusahaan dengan melakukan peningkatan kinerja. 

 

Kirkpatrick memiliki 4 level yang dapat menggambarkan situasi ini:

- Level 4: Hasil. Tingkatan dimana ilmu yang didapat dari pelatihan dapat memberikan hasil yang diharapkan dan berpengaruh pada kesuksesan organisasi.

- Level 3: Perilaku. Tingkatan dimana peserta dapat menerapkan pelajaran yang diperoleh saat pelatihan ke dalam kehidupan kerja yang nyata.

- Level 2: Pembelajaran. Tingkatan dimana peserta memperoleh pengetahuan, keterampilan, kepercayaan diri dan komitmen berdasarkan keterlibatannya di pelatihan. 

- Level 1: Reaksi. Tingkatan dimana peserta menemukan bahwa pelatihan yang diikuti adalah program yang menyenangkan, sesuai dan memberikan pengaruh bagi pekerjaan yang dimiliki.

 

Untuk menemukan kebutuhan pelatihan yang dimiliki, kita dapat menggunakan empat pertanyaan berikut ini:

- Jelaskan bagaimana (topik pelatihan) akan berfungsi dan memberikan pengaruh bagi bisnis yang dijalankan. Bagaimana hal itu dapat memberikan hasil yang berbeda dari hasil yang dimiliki saat ini?

- Perilaku apa yang menyebabkan perusahaan memiliki hasil yang buruk? Perilaku seperti apa yang diharapkan dapat ditunjukkan oleh para peserta setelah mereka selesai mengikuti pelatihan?

- Apa yang harus dilakukan untuk memastikan bahwa setiap peserta pelatihan benar-benar mampu menerapkan ilmu yang didapat?

Pemimpin organisasi akan lebih fokus pada level 3 dan 4. Jadi, kita harus memperhatikan hasil laporan evaluasi pada area tersebut. 

 

Kita juga harus menerima umpan balik yang diberikan oleh peserta tentang seberapa besar manfaat yang didapat dari pelatihan tersebut dan apa yang dirasakan setelah mengikuti pelatihan (level 2 dan 1). Buatlah draft sederhana yang berisi urutan informasi yang paling bermanfaat bagi kita. Gunakan draft tersebut sebagai panduan dalam mengadakan evaluasi.

 

Ketika kita memiliki informasi yang jelas tentang apa yang dibutuhkan dalam setiap level, buatlah alat evaluasi sama seperti membuat program pelatihan. Bukti yang dapat menunjukkan kesuksesan pelatihan yang diikuti adalah kombinasi antara data numerik dan data pendukung lainnya. Pada umumnya, alat pengukur dan data untuk level 4 telah tersedia. Matriks yang digunakan dalam business case yang diajukan merupakan matriks yang juga digunakan pihak manajemen untuk mengukur kesuksesan sebuah program pelatihan. Temukan akses masuk ke penjualan, pengeluaran, retensi pelanggan dan laporan lainnya yang berkaitan. Begitu juga untuk data pada level 3. Kita dapat menggunakan laporan produksi, customer service log dan dokumen lainnya. Gunakan juga survei atau beberapa pertanyaan sebagai data pendukung. Buatlah alat pelatihan yang dapat membantu peserta menyelesaikan pekerjaan, misalnya, reference sheets atau checklists. Buatlah titik temu untuk mengevaluasi level 2 dan level 1 menggunakan teknik evaluasi formatif, seperti pulse checks, metode teach-backs, latihan kelompok dan permainan yang kompetitif. Kita tidak perlu membuat banyak pertanyaan untuk mendapatkan data tentang kepuasan peserta setelah mengikuti pelatihan, cukup satu atau dua pertanyaan saja. 

 

Untuk memaksimalkan hasil yang didapat dari sebuah pelatihan, kita dapat menggunakan data evaluasi formatif untuk menentukan perubahan yang tiba-tiba yang diperlukan saat program pelatihan diadakan, misalnya mengadakan sesi pemetaan ide (brainstorming). Saat di awal membuat rencana, kita tidak memasukkan kegiatan ini di dalam program pelatihan. Disini, para peserta diminta untuk bergabung dalam sebuah kelompok dan menghubungkan materi pelatihan dengan pekerjaan yang dimiliki. Peserta dapat memetakan ide yang dimiliki tentang materi pelatihan yang tepat untuk diterapkan dalam pekerjaan masing-masing. Lalu, biarkan setiap kelompok membagikan hasil diskusinya.

 

Tinjau kembali data evaluasi setelah pelatihan berlalu. Gunakan data ini sebagai umpan balik untuk melihat kesulitan yang dihadapi para peserta. Biarkan manajer dan pihak manajemen lainnya mengetahui kesulitan yang ada dan minta bantuan mereka untuk menyelesaikan masalah tersebut. Mendorong para lulusan pelatihan untuk membagikan kesuksesan yang berhasil mereka buat dan cara yang mereka lakukan dalam menghadapi tantangan. Pertemuan tim, surat kabar perusahaan, halaman intranet dan media formal atau informal lainnya dapat menjadi wadah untuk membagikan kesuksesan tersebut.

 

Hal terpenting yang harus dilakukan adalah mengambil langkah awal. Bagaimana caranya?

- Pilihlah a mission-critical program. (Salah satu program yang paling penting dan kritikal bagi perusahaan)

- Temukan a program champion. (Orang-orang yang bertanggung jawab untuk mengawasi program yang ada)

- Terapkan ide-ide ini.

- Dokumentasikan setiap hal yang berfungsi dan yang tidak berfungsi bagi organisasi.

 

Seiring berjalannya waktu, kita akan menemukan strategi evaluasi organisasi yang sesuai dengan ekspektasi pemimpin. Sebelum kita mengetahuinya, seluruh penyedia pelatihan haruslah mengadakan evaluasi seiring dijalankannya rencana yang dimiliki. Dengan begitu, setiap tim yang mengikuti pelatihan akan memberikan dampak besar bagi organisasi.