Pertama-tama, kita perlu memahami makna dari “rapat” atau yang biasa kita sebut sebagai meeting di dalam bahasa Inggris. Rapat adalah suatu bentuk media komunikasi yang bersifat tatap muka secara langsung dan biasanya dilaksanakan oleh suatu organisasi atau perusahaan untuk mendiskusikan suatu permasalahan yang diharapkan dapat memperoleh mufakat atau kesepakatan dari rapat tersebut. Sedangkan, rapat kerja adalah sebuah pertemuan yang dihadiri oleh para staf atau karyawan yang membahas tentang hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi, organisasi atau perusahaan. 

 

Di era digital seperti sekarang ini, rapat kerja organisasi atau perusahaan memang tidak lagi diselenggarakan secara tatap muka (langsung) saja, namun rapat kerja juga bisa dilakukan secara online. Sekarang mari kita singkirkan dulu perihal rapat kerja secara online atau langsung. Pada artikel kali ini, kita akan membahas tentang beberapa aturan dasar yang sangat penting untuk diterapkan di dalam rapat kerja. Tentunya, mengontrol rapat kerja yang besar dan terdiri dari begitu banyak orang akan jauh lebih sulit dibandingkan rapat kerja yang hanya dihadiri oleh segelintir orang. 

 

Nah, apabila rekan-rekan pembaca ingin memiliki rapat kerja besar yang berjalan dengan efektif, maka kami menyarankan rekan pembaca untuk menerapkan beberapa aturan dasar yang kami jelaskan di dalam artikel ini. Kenyataannya, ada begitu banyak tim kerja yang memiliki aturan dasar di dalam rapat dengan sangat baik dan tersusun rapi, namun mereka tidak menerapkannya secara teratur. 

 

Aturan dasar di dalam rapat kerja memiliki sifat yang berbeda-beda, ada yang bersifat prosedural seperti, “memulai dan mengakhiri rapat kerja dengan tepat waktu” atau “tidak menerima telepon di saat rapat kerja berlangsung”. Aturan dasar dalam rapat kerja memang penting dan bermanfaat, namun bukan berarti aturan ini dapat membuat peserta rapat kerja menjadi produktif. Buktinya, peserta rapat kerja bisa saja datang dengan tepat waktu, namun mereka tetap menggunakan ponselnya dengan chattingan bersama rekan kerjanya. Meskipun, mereka tidak menerima telepon ketika rapat kerja berlangsung. 

 

Selain itu, aturan dasar dalam rapat kerja juga bisa bersifat abstrak. Misalnya, “Perlakukan semua orang dengan rasa hormat”. Aturan ini bagus, namun pembuat aturan tidak bisa menggambarkan perilaku spesifik yang dimaksud dari “rasa hormat”. Ketika seorang karyawan tidak pernah memberikan pendapat apapun terkait pertanyaan yang diajukan oleh bosnya, karyawan tersebut menganggap bahwa itu adalah bentuk “rasa hormat” kepada pemimpinnya. Namun, bisa saja pihak lain akan mengartikan rasa hormat dengan cara yang berbeda. 

 

Supaya kita dapat memiliki rapat kerja yang efektif, maka kita harus melakukan penelitian dari praktik rapat kerja terbaik yang memang ampuh di dalam tempat kerja kita. Sebagai contoh, dari penelitian yang kita lakukan telah memberikan tiga hasil utama bahwa semua tim di dalam rapat kerja harus bisa memenuhi kinerja yang kuat, hubungan kerja yang positif dan kesejahteraan individu. 

 

Mari kita ambil salah satu contoh dari ketiga hasil utama di atas, yaitu “hubungan kerja yang positif”. Ketika ada satu anggota tim yang menyampaikan pendapat atau memberikan ide yang tidak relevan dengan topik yang diangkat, kita bisa menyampaikannya dengan cara yang baik. Rekan pembaca bisa mengatakan hal ini kepadanya, “Maaf Jo, saya tidak melihat bahwa apa yang kamu sampaikan terkait dengan vendor baru relevan dengan peluncuran produk terbaru kita. Dapatkah Anda membantu saya dalam memahami hubungan antara vendor baru dengan peluncuran produk terbaru? Atau, jika keduanya memang tidak terkait, apakah kita bisa mendiskusikannya di lain waktu?”. 

 

Respon ini merupakan respon terbaik yang dapat kita sampaikan kepada seseorang yang telah berkontribusi dalam idenya, namun tidak relevan dengan topik yang ada. Kita tidak langsung menghakimi dirinya bahwa dia telah keluar dari topik yang kita diskusikan. Percayalah, menghakimi secara cepat seperti itu hanya akan merusak hubungan kerja yang positif. Kita tahu bahwa Jo adalah seorang yang berpikir lebih sistematis, lebih dari anggota tim lainnya. Namun, bukan berarti pendapat yang disampaikan oleh Jo itu salah secara total, hanya saja konteks dan waktunya kurang tepat. 

 

Menurut website Harvard Business Review, ada 8 aturan dasar yang perlu diterapkan di dalam rapat kerja besar, yaitu sebagai berikut: 

Aturan dasar pertama yang perlu dimiliki adalah kita perlu mengemukakan alasan dan niat yang jelas di dalam rapat kerja. Dengan alasan dan niat yang jelas, seluruh peserta rapat kerja akan memahami bagaimana seharusnya mereka mengajukan pertanyaan atau menyampaikan pendapat. Selain itu, mereka juga memahami dengan baik bagaimana kesimpulan rapat kerja seharusnya terbentuk. Aturan ini akan memenuhi kinerja yang kuat. 

Aturan dasar kedua adalah menyampaikan segala informasi yang relevan dengan topik rapat kerja yang kita diskusikan. Misalnya, jika topik rapat kerja yang diperbincangkan adalah “Mencari strategi baru untuk meningkatkan jumlah penjualan produk di tahun depan”, maka beberapa informasi yang perlu disampaikan adalah jumlah penjualan produk pada dua-tiga tahun sebelumnya. Sehingga, semua anggota tim bisa mengembangkan seperangkat informasi tersebut untuk menyelesaikan masalah dan membuat keputusan. Aturan kedua ini juga akan memenuhi kinerja yang kuat. 

Dorong semua anggota rapat kerja untuk berani dalam mengemukakan pandangan, pendapat dan pertanyaan yang jujur dari dalam hati dan pikiran mereka. Tidak perlu merasa takut atau khawatir atas segala pemikiran yang mereka berikan. Aturan ini akan membangun hubungan kerja yang positif antar karyawan. 

 

Aturan rapat kerja yang keempat adalah menggunakan kata-kata atau istilah yang memang sudah disepakati bersama dan bisa diterapkan di dalam rapat kerja. Misalnya, menggunakan istilah “ubur-ubur” untuk mengidentifikasikan bahwa topik pembahasan yang sedang dibicarakan oleh salah satu anggota rapat telah keluar dari topik inti. Istilah ini bukan untuk menggunjing karyawan tersebut, namun kita bisa membungkusnya dengan lebih menarik. Contohnya, “Saya rasa pembahasan tentang vendor baru di peluncuran produk kita agak sedikit ubur-ubur, karena kita tidak fokus ke arah tersebut”. 

 

Daripada menciptakan rapat kerja yang menimbulkan perdebatan di antara anggota rapat kerja, lebih baik semua anggota rapat berfokus pada masalah atau topik rapat kerja yang diperbincangkan di dalam rapat kerja. Misalnya, contoh materi rapat kerja perusahaan harus menjelaskan topik atau permasalahan apa yang ingin didiskusikan, sehingga seluruh anggota rapat dapat berfokus pada hal tersebut. 

 

Aturan keenam adalah secara tidak langsung rapat kerja telah menyelesaikan suatu permasalahan penting, namun tidak dibahas di dalam rapat kerja karena jika permasalahan tersebut dibahas hanya akan menghambat hasil-hasil rapat kerja.  

 

Rapat kerja yang efektif tidak hanya menerima seluruh pendapat, ide atau asumsi yang diberikan oleh semua peserta rapat. Namun, semua input tersebut harus diuji “apakah asumsi yang mereka berikan sesuai dengan informasi yang valid (bukan sekedar opini yang tidak berlandaskan fakta)?” Jika asumsi atau pendapat yang diberikan memang valid, maka kita berhak mempertimbangkan asumsi tersebut di dalam rapat kerja. 

 

Aturan rapat kerja yang terakhir adalah memastikan bahwa seluruh anggota rapat akan berkomitmen untuk maju bersama tim dengan cara merancang langkah-langkah selanjutnya. Misalnya, berpikir bersama tentang tindakan apa yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan hasil keputusan rapat. Akan tetapi, meskipun rapat kerja yang kita adakan sudah memiliki seperangkat aturan dasar yang kokoh, namun semua ini tidak akan berjalan dengan efektif, jika kita tidak mau menerapkannya dengan baik. 

Nah berikut ini adalah cara yang bisa kita terapkan agar pelaksanaan 8 aturan dasar di atas dapat berjalan dengan baik dan efektif. 

- Menyetujui secara eksplisit segala aturan dasar yang berlaku. 

Serangkaian aturan dasar di atas hanya akan menjadi sia-sia, jika kita tidak mau mengakuinya atau tidak mau untuk menerapkannya di dalam rapat kerja. 

- Mengembangkan pola pikir tim yang sesuai dengan aturan dasar. 

Mengajak seluruh anggota rapat kerja untuk memiliki pola pikir yang sesuai dengan aturan-aturan dasar rapat kerja yang telah berlaku. Misalnya, tidak langsung menghakimi seorang karyawan yang membicarakan suatu hal di luar topik pembahasan. Apa yang mereka bicarakan bisa saja hal yang sangat penting, walaupun tidak sesuai dengan konteks waktu yang ada. 

- Setuju bahwa setiap orang bertanggung jawab untuk menerapkan segala aturan dasar yang ada. 

Agar aturan dasar ini dapat berhasil, seluruh anggota rapat harus setuju bahwa menerapkan semua aturan dasar adalah tanggung jawab bersama, bukan tanggung jawab satu orang saja. 

- Diskusikan bagaimana cara kita dapat menggunakan aturan dasar dan cara meningkatkan. 

Coba luangkan waktu lima menit setiap rapat kerja akan berakhir dengan membahas hal-hal apa saja yang perlu kita tingkatkan di dalam rapat kerja selanjutnya. Dengan begitu, kita akan melibatkan seluruh anggota tim dengan baik. 

 

Yap! Itulah 8 aturan dasar yang sangat berguna untuk rapat kerja. Jika rekan-rekan pembaca akan menyelenggarakan suatu rapat kerja dalam waktu dekat-dekat ini, kami ucapkan selamat menerapkan delapan aturan di atas. Selamat mencoba ya, rekan-rekan Career Advice.