Logo STUDILMU Career Advice
STUDILMU Career Advice - 5 Tips untuk Rapat Kerja yang Lebih Baik

5 Tips untuk Rapat Kerja yang Lebih Baik


STUDILMU Users
by Studilmu Editor

 
Pernah tidak rekan-rekan Career Advice mendengar keluhan seseorang atau beberapa orang seperti, “Ah, rapatnya kurang lama nih!” atau “Saya rasa mengadakan rapat kerja yang lama akan lebih baik deh!”. Hmm, sepertinya hampir kebanyakan dari kita tidak menyukai rapat kerja, apalagi rapat kerja yang berjalan sangat lama dan bertele-tele. Pasti sangat membosankan, bukan? Terus terang, kami juga belum pernah mendengar orang-orang yang mengeluhkan waktu rapat kerja yang sangat singkat. Bahkan, kebanyakan dari para karyawan menginginkan rapat kerja yang mereka datangi benar-benar berjalan secara efektif, sehingga tidak menyita banyak waktu. 
 
Lalu, bagaimana cara agar rapat kerja yang diadakan oleh setiap perusahaan menjadi lebih baik? Ada 5 tips yang akan kami jelaskan disini agar kita dapat memulai dan mengakhiri rapat kerja dengan tepat waktu, sehingga semua rapat kerja yang kita ikuti berjalan lebih baik dari sebelumnya. Yuk, kita simak penjelasannya berikut ini. 

1. Mengakhiri Tugas sebelumnya, Lima Menit Lebih Awal.
Tip yang pertama, kami menyarankan rekan-rekan Career Advice untuk mengakhiri atau menyelesaikan pekerjaan sebelumnya (pekerjaan sebelum rapat dimulai), lima menit lebih awal. Sebagai contoh, rekan pembaca memiliki rapat kerja yang akan berlangsung jam 14.00, jadi tepat pukul 13.55, rekan pembaca harus sudah menyelesaikan pekerjaan Anda.
 
Waktu selama lima menit tersebut dapat dialokasikan untuk melakukan persiapan sebelum rapat seperti, pergi ke kamar mandi, membuat secangkir kopi atau teh, memeriksa email, atau sekedar berdiri dan menarik napas lebih dalam untuk menenangkan diri kita. Persiapan selama lima menit ini juga dapat membuat kita lebih rileks, sehingga saat kita memulai rapat kerja, pikiran kita akan menjadi lebih tenang dan dapat berpikir dengan jernih.  
 
2. Membagi Waktu Rapat Kerja dan Tugas Menjadi Dua.
Secara umum, rapat kerja dan tugas kerja pasti akan menyita waktu kita dengan sangat banyak. Inilah mengapa kebanyakan orang suka mengeluh terhadap rapat kerja yang berjalan sangat lama, atau bahkan bertele-tele. Daripada duduk di ruang rapat untuk hal-hal yang sebenarnya kurang penting dan tidak efektif, lebih baik mereka duduk di depan meja kerja masing-masing dan menyelesaikan tugas kerja, sehingga hari-hari mereka menjadi lebih produktif. 
 
Solusinya, rekan pembaca perlu mengestimasikan waktu rapat dan tugas, dan membaginya menjadi dua. Misalnya, rekan pembaca memperkirakan waktu satu jam untuk rapat kerja, lalu bagi waktu itu menjadi dua, yaitu 30 menit. Jadi, selama 30 menit rekan pembaca harus bisa menyelesaikan rapat kerja secara efektif dengan poin-poin yang sudah tersampaikan dengan jelas. 
 
Apabila mustahil untuk menyelesaikannya dalam waktu 30 menit, karena bukan Anda pembawa rapatnya, maka rekan pembaca bisa mengarahkan sang ketua rapat untuk segera menyelesaikan rapat dengan sebaik mungkin. Dengan membatasi waktu, kita akan meningkatkan produktivitas, memaksimalkan efisiensi, dan menciptakan sistem manajemen waktu yang lebih menguntungkan.
 
3. Datang Lebih Awal.
Datang lebih awal akan memberikan banyak keuntungan untuk kita. Dengan datang lebih awal, kita bisa melakukan beberapa persiapan agar kinerja kita tetap stabil. Tidak tergesa-gesa atau merasa kewalahan karena waktu yang kita miliki sangat sempit. Selain itu, beberapa orang juga mungkin tidak akan datang tepat waktu, jadi kita bisa sambil membawa laptop dan mengerjakannya di dalam ruang rapat, sebelum rapat kerja benar-benar dimulai. 
 
Di satu sisi, kita tidak terlambat datang ke rapat kerja. Dan di sisi lain, kita juga tetap bisa mencicil pekerjaan tanpa harus merasa membuang-buang waktu ketika menunggu rekan kerja lainnya datang. 
 
Jika sebelumnya di poin pertama kami menyarankan rekan pembaca untuk menyelesaikan tugas kerja sebelum rapat, di lima menit lebih awal. Sekarang, kami menyarankan rekan-rekan untuk datang ke ruang rapat 15 menit lebih awal, apabila sebelumnya rekan pembaca sudah tidak perlu melakukan persiapan apapun sebelum rapat kerja dimulai. 

4. Pastikan Semua Orang Tahu Peranan Mereka Masing-masing.
Tip keempat ini juga merupakan salah satu cara terampuh untuk membuat rapat kerja menjadi lebih baik. Pastikan bahwa semua anggota rapat kerja memahami dan mengetahui peranan atau tugas mereka masing-masing. Sehingga, alur rapat berjalan dengan baik, tidak ada satupun karyawan yang merasa kebingungan tentang apa yang sedang berlangsung di dalam rapat tersebut. 
 
Kebingungan yang terjadi di dalam rapat kerja hanya akan mengurangi keefisienan waktu yang dialokasikan untuk rapat kerja tersebut. Dengan menjalani tip ini, rapat kerja akan dimulai dan berakhir dengan tepat waktu. 
 
Setiap pertemuan harus terdiri dari empat kunci peranan yang sangat penting, yaitu:
- Moderator rapat kerja.
- Pencatat atau notulen.
- Pencatat waktu atau time keeper, dan
- Peserta rapat kerja. 
 
Masing-masing dari empat peranan ini sangat penting untuk menjalankan rapat kerja yang sukses. Meluangkan waktu untuk menetapkan masing-masing peranan di awal setiap rapat kerja juga sangat penting. Dengan begitu, rapat kerja akan berjalan dengan lebih baik, lebih efisien dan efektif.
 
5. Mengakhiri Rapat Kerja, Lima Menit Lebih Awal. 
Jika sebelumnya di poin pertama kami menyarankan rekan pembaca untuk berhenti bekerja lima menit sebelum rapat dimulai, kini kami ingin mengembalikan lima menit Anda kembali. Kami sangat menyarankan agar setiap rapat kerja yang diadakan selesai lebih awal yaitu, lima menit lebih awal. 
 
Dengan mengakhiri rapat kerja lima menit lebih awal, ini akan memberi kita dan tim waktu untuk beralih dari rapat kerja ke kegiatan berikutnya (kembali ke meja kerja untuk menyelesaikan tugas).
 
Itulah 5 tips untuk mengadakan rapat kerja yang lebih baik dari sebelumnya. Sehingga, kita tidak menguras waktu, tenaga dan pikiran untuk rapat kerja yang berlangsung secara bertele-tele. Yuk, mulai dari sekarang kita coba terapkan agar bisa mendapatkan rapat kerja yang lebih baik dan lebih efektif. Selamat mencoba ya, rekan-rekan Career Advice.
Featured Career Advice
Mengapa Anak-Anak Harus Diajarkan Pola Pikir Kewirausahaan?

Entrepreneurship

Mengapa Anak-Anak Harus Diajarkan Pola Pikir Kewirausahaan?

4 Cara Membangun Merek yang Menarik Perhatian Gen Z dan Milenial

Marketing & Sales

4 Cara Membangun Merek yang Menarik Perhatian Gen Z dan Milenial

Bagaimana Rasa Syukur dapat Memperbaiki Kondisi Finansial Anda?

Self Improvement

Bagaimana Rasa Syukur dapat Memperbaiki Kondisi Finansial Anda?

10 Cara Sederhana untuk Mencintai Pekerjaan yang Kita Miliki

Self Improvement

10 Cara Sederhana untuk Mencintai Pekerjaan yang Kita Miliki

7 Cara untuk Meningkatkan Motivasi Karyawan

Motivation

7 Cara untuk Meningkatkan Motivasi Karyawan

Bagaimana Cara Tetap Merasa Bahagia Walau Tanpa Uang Banyak?

Happiness

Bagaimana Cara Tetap Merasa Bahagia Walau Tanpa Uang Banyak?

5 Ide Bisnis Rumahan yang Cocok untuk Pensiunan

Entrepreneurship

5 Ide Bisnis Rumahan yang Cocok untuk Pensiunan

4 Cara Bertanggung Jawab terhadap Hidup yang Kita Miliki

Self Improvement

4 Cara Bertanggung Jawab terhadap Hidup yang Kita Miliki

Pengertian Creative Thinking dan Contoh Keterampilannya

Innovation

Pengertian Creative Thinking dan Contoh Keterampilannya

5 Tanda Bisnis Anda Memerlukan Staf Human Resource

Leadership

5 Tanda Bisnis Anda Memerlukan Staf Human Resource

5 Cara Merangkul Konsumen Generasi Millennial melalui Instagram

Generation Millennials & Z

5 Cara Merangkul Konsumen Generasi Millennial melalui Instagram

13 Tips Ampuh untuk Merekrut Karyawan yang Berkualitas Tinggi

Resume & Interviewing

13 Tips Ampuh untuk Merekrut Karyawan yang Berkualitas Tinggi

4 Hal yang Perlu Diketahui Sebelum Menjadi Penulis Freelance

Self Improvement

4 Hal yang Perlu Diketahui Sebelum Menjadi Penulis Freelance

4 Pertanyaan Penting dalam Memilih Ide Bisnis yang Tepat

Entrepreneurship

4 Pertanyaan Penting dalam Memilih Ide Bisnis yang Tepat

4 Tren Teratas Bidang Human Resource di Tahun 2020

Leadership

4 Tren Teratas Bidang Human Resource di Tahun 2020

3 Cara Memastikan Ide Bisnis Rumahan Kita adalah yang Terbaik

Entrepreneurship

3 Cara Memastikan Ide Bisnis Rumahan Kita adalah yang Terbaik

5 Alasan Pentingnya Rencana Bisnis Ketika Memulai Usaha

Entrepreneurship

5 Alasan Pentingnya Rencana Bisnis Ketika Memulai Usaha

8 Tips untuk Menyewa Kantor Anda Pertama Kalinya

Productivity

8 Tips untuk Menyewa Kantor Anda Pertama Kalinya

3 Hal yang Diperlukan untuk Customer Service yang Berkelanjutan

Customer Service

3 Hal yang Diperlukan untuk Customer Service yang Berkelanjutan

4 Cara Meningkatkan Creative Thinking untuk Meraih Kesuksesan

Innovation

4 Cara Meningkatkan Creative Thinking untuk Meraih Kesuksesan

8 Kecerdasan Emosional yang Membantu Kita Melupakan Masa Lalu

Emotional Intelligence

8 Kecerdasan Emosional yang Membantu Kita Melupakan Masa Lalu

7 Cara Membuat Presentasi Penjualan yang Hebat

Marketing & Sales

7 Cara Membuat Presentasi Penjualan yang Hebat

3 Cara Meraih Kebahagiaan dengan Menerima Diri Sendiri Apa Adanya

Happiness

3 Cara Meraih Kebahagiaan dengan Menerima Diri Sendiri Apa Adanya

7 Cara Menjadi Lebih Percaya Diri Ketika Bertemu Klien

Self Improvement

7 Cara Menjadi Lebih Percaya Diri Ketika Bertemu Klien

12 Pengembangan Diri Menjadi Pemimpin dan Individu yang Lebih Baik

Self Improvement

12 Pengembangan Diri Menjadi Pemimpin dan Individu yang Lebih Baik

15 Cara yang Perlu Dikuasai untuk Membangun Kredibilitas di Kantor

Self Improvement

15 Cara yang Perlu Dikuasai untuk Membangun Kredibilitas di Kantor

10 Kebiasaan yang Membantu Staf Human Resource Menjadi Sukses

Self Improvement

10 Kebiasaan yang Membantu Staf Human Resource Menjadi Sukses

10 Kebiasaan Milenial yang Berbeda dengan Baby Boomers

Generation Millennials & Z

10 Kebiasaan Milenial yang Berbeda dengan Baby Boomers

4 Pertanyaan yang Meyakinkan Pentingnya Inovasi bagi Bisnis Anda

Innovation

4 Pertanyaan yang Meyakinkan Pentingnya Inovasi bagi Bisnis Anda

7 Hal Penting yang Perlu Dipahami Ketika Bekerja dengan Gen Z

Generation Millennials & Z

7 Hal Penting yang Perlu Dipahami Ketika Bekerja dengan Gen Z

10 Alat SEO yang Sangat Berguna untuk Bisnis Anda

Entrepreneurship

10 Alat SEO yang Sangat Berguna untuk Bisnis Anda