Pernah tidak rekan-rekan Career Advice mendengar keluhan seseorang atau beberapa orang seperti, “Ah, rapatnya kurang lama nih!” atau “Saya rasa mengadakan rapat kerja yang lama akan lebih baik deh!”. Hmm, sepertinya hampir kebanyakan dari kita tidak menyukai rapat kerja, apalagi rapat kerja yang berjalan sangat lama dan bertele-tele. Pasti sangat membosankan, bukan? Terus terang, kami juga belum pernah mendengar orang-orang yang mengeluhkan waktu rapat kerja yang sangat singkat. Bahkan, kebanyakan dari para karyawan menginginkan rapat kerja yang mereka datangi benar-benar berjalan secara efektif, sehingga tidak menyita banyak waktu.
Lalu, bagaimana cara agar rapat kerja yang diadakan oleh setiap perusahaan menjadi lebih baik? Ada 5 tips yang akan kami jelaskan disini agar kita dapat memulai dan mengakhiri rapat kerja dengan tepat waktu, sehingga semua rapat kerja yang kita ikuti berjalan lebih baik dari sebelumnya. Yuk, kita simak penjelasannya berikut ini.
1. Mengakhiri Tugas sebelumnya, Lima Menit Lebih Awal.
Tip yang pertama, kami menyarankan rekan-rekan Career Advice untuk mengakhiri atau menyelesaikan pekerjaan sebelumnya (pekerjaan sebelum rapat dimulai), lima menit lebih awal. Sebagai contoh, rekan pembaca memiliki rapat kerja yang akan berlangsung jam 14.00, jadi tepat pukul 13.55, rekan pembaca harus sudah menyelesaikan pekerjaan Anda.
Waktu selama lima menit tersebut dapat dialokasikan untuk melakukan persiapan sebelum rapat seperti, pergi ke kamar mandi, membuat secangkir kopi atau teh, memeriksa email, atau sekedar berdiri dan menarik napas lebih dalam untuk menenangkan diri kita. Persiapan selama lima menit ini juga dapat membuat kita lebih rileks, sehingga saat kita memulai rapat kerja, pikiran kita akan menjadi lebih tenang dan dapat berpikir dengan jernih.
2. Membagi Waktu Rapat Kerja dan Tugas Menjadi Dua.
Secara umum, rapat kerja dan tugas kerja pasti akan menyita waktu kita dengan sangat banyak. Inilah mengapa kebanyakan orang suka mengeluh terhadap rapat kerja yang berjalan sangat lama, atau bahkan bertele-tele. Daripada duduk di ruang rapat untuk hal-hal yang sebenarnya kurang penting dan tidak efektif, lebih baik mereka duduk di depan meja kerja masing-masing dan menyelesaikan tugas kerja, sehingga hari-hari mereka menjadi lebih produktif.
Solusinya, rekan pembaca perlu mengestimasikan waktu rapat dan tugas, dan membaginya menjadi dua. Misalnya, rekan pembaca memperkirakan waktu satu jam untuk rapat kerja, lalu bagi waktu itu menjadi dua, yaitu 30 menit. Jadi, selama 30 menit rekan pembaca harus bisa
menyelesaikan rapat kerja secara efektif dengan poin-poin yang sudah tersampaikan dengan jelas.
Apabila mustahil untuk menyelesaikannya dalam waktu 30 menit, karena bukan Anda pembawa rapatnya, maka rekan pembaca bisa mengarahkan sang ketua rapat untuk segera menyelesaikan rapat dengan sebaik mungkin. Dengan membatasi waktu, kita akan meningkatkan produktivitas, memaksimalkan efisiensi, dan menciptakan sistem manajemen waktu yang lebih menguntungkan.
3. Datang Lebih Awal.
Datang lebih awal akan memberikan banyak keuntungan untuk kita. Dengan datang lebih awal, kita bisa melakukan beberapa persiapan agar kinerja kita tetap stabil. Tidak tergesa-gesa atau merasa kewalahan karena waktu yang kita miliki sangat sempit. Selain itu, beberapa orang juga mungkin tidak akan datang tepat waktu, jadi kita bisa sambil membawa laptop dan mengerjakannya di dalam ruang rapat, sebelum rapat kerja benar-benar dimulai.
Di satu sisi, kita tidak terlambat datang ke rapat kerja. Dan di sisi lain, kita juga tetap bisa mencicil pekerjaan tanpa harus merasa membuang-buang waktu ketika menunggu rekan kerja lainnya datang.
Jika sebelumnya di poin pertama kami menyarankan rekan pembaca untuk menyelesaikan tugas kerja sebelum rapat, di lima menit lebih awal. Sekarang, kami menyarankan rekan-rekan untuk datang ke ruang rapat 15 menit lebih awal, apabila sebelumnya rekan pembaca sudah tidak perlu melakukan persiapan apapun sebelum rapat kerja dimulai.
4. Pastikan Semua Orang Tahu Peranan Mereka Masing-masing.
Tip keempat ini juga merupakan salah satu cara terampuh untuk
membuat rapat kerja menjadi lebih baik. Pastikan bahwa semua anggota rapat kerja memahami dan mengetahui peranan atau tugas mereka masing-masing. Sehingga, alur rapat berjalan dengan baik, tidak ada satupun karyawan yang merasa kebingungan tentang apa yang sedang berlangsung di dalam rapat tersebut.
Kebingungan yang terjadi di dalam rapat kerja hanya akan mengurangi keefisienan waktu yang dialokasikan untuk rapat kerja tersebut. Dengan menjalani tip ini, rapat kerja akan dimulai dan berakhir dengan tepat waktu.
Setiap pertemuan harus terdiri dari empat kunci peranan yang sangat penting, yaitu:
- Moderator rapat kerja.
- Pencatat atau notulen.
- Pencatat waktu atau time keeper, dan
- Peserta rapat kerja.
5. Mengakhiri Rapat Kerja, Lima Menit Lebih Awal.
Jika sebelumnya di poin pertama kami menyarankan rekan pembaca untuk berhenti bekerja lima menit
sebelum rapat dimulai, kini kami ingin mengembalikan lima menit Anda kembali. Kami sangat menyarankan agar setiap rapat kerja yang diadakan selesai lebih awal yaitu, lima menit lebih awal.
Dengan mengakhiri rapat kerja lima menit lebih awal, ini akan memberi kita dan tim waktu untuk beralih dari rapat kerja ke kegiatan berikutnya (kembali ke meja kerja untuk menyelesaikan tugas).
Itulah 5 tips untuk mengadakan rapat kerja yang lebih baik dari sebelumnya. Sehingga, kita tidak menguras waktu, tenaga dan pikiran untuk rapat kerja yang berlangsung secara bertele-tele. Yuk, mulai dari sekarang kita coba terapkan agar bisa mendapatkan rapat kerja yang lebih baik dan lebih efektif. Selamat mencoba ya, rekan-rekan Career Advice.
