Kita pasti pernah
menghadiri rapat yang tidak berjalan secara efektif, misalnya
seorang pemimpin rapat yang berbicara dengan terbata-bata karena kurangnya persiapan, pembahasan rapat yang keluar dari inti pembicaraan dan rapat yang tidak menghasilkan keputusan apapun. Permasalahan-permasalahan tersebut diakibatkan karena agenda rapat yang buruk.
Agenda rapat yang efektif merupakan acuan penting untuk menentukan apa saja yang harus dilakukan di awal dan saat rapat berlangsung. Agenda rapat juga membantu anggota tim untuk mempersiapkan diri,
meluangkan waktu, membahas topik pembicaraan yang ditentukan dan menghasilkan keputusan yang dibutuhkan. Untuk itu, kita harus mampu merancang agenda rapat yang efektif agar rapat berjalan dengan baik dan produktif. Kita pun dapat mendiskusikan hal-hal penting yang dibutuhkan dan menghasilkan keputusan akhir yang tepat. Nah, kali ini, kita akan membahas 6 tips merancang agenda rapat yang efektif. 6 tips ini akan membantu kita untuk memiliki
rapat yang efektif dan produktif sekalipun kita berada dalam rapat besar yang terdiri lebih dari 50 orang.
1. Dapatkan saran dari anggota tim.
Jika ingin setiap peserta rapat memiliki keterlibatan, kita harus memastikan bahwa agenda rapat yang dibuat memenuhi kebutuhan anggota tim. Tidak ada salahnya untuk meminta saran dari anggota tim tentang hal-hal apa saja yang perlu dibicarakan dan dibahas dalam rapat. Jika kita memutuskan untuk tidak membahas hal tersebut, berikan alasan yang jelas kepada anggota tim yang mengusulkan, sehingga tidak terjadi kesalahpahaman yang dapat membuat suasana rapat menjadi tidak kondusif.
2. Tentukan topik yang memengaruhi tim secara keseluruhan.
Setiap orang memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Tentu saja meluangkan sebagian dari waktu yang dimiliki merupakan hal yang patut dihargai. Itulah sebabnya rapat yang dilaksanakan harus berjalan dengan efektif dan produktif. Salah satunya adalah dengan memastikan bahwa topik yang dibahas memengaruhi tim secara keseluruhan, sehingga setiap anggota akan terlihat secara aktif dalam rapat yang berlangsung.
3. Buat daftar pertanyaan yang harus dijawab oleh peserta.
Tips selanjutnya, buatlah daftar pertanyaan yang harus dijawab oleh peserta sebelum rapat dilaksanakan. Pertanyaan memiliki kekuatan yang sangat besar. Pertanyaan dapat membantu para peserta mempersiapkan dirinya terlebih dahulu sebelum menghadiri rapat. Pertanyaan membuat peserta akan mencari informasi dan menentukan opini yang dimilikinya sendiri. Dengan begitu, setiap orang datang dalam rapat dengan membawa ide masing-masing.
Biasanya, topik pembahasan rapat hanya terdiri dari gabungan kata, misalnya “relokasi ruang kantor.” Topik ini akan membuat peserta rapat bertanya-tanya, “Ada apa dengan relokasi ruang kantor?”. Peserta tidak akan mengetahui bagaimana mereka dapat mempersiapkan diri karena tidak ada kejelasan. Namun, jika kita membuat topik tersebut dalam bentuk pertanyaan, peserta akan mampu menentukan informasi apa yang perlu dimiliki sebelum mereka menghadiri rapat, seperti “Perlukah kita mengadakan relokasi ruang kantor? Jika ya, bagaimana kita dapat melakukannya? Kondisi seperti apa yang mengharuskan kita mengadakan relokasi ruang waktu?”. Ketika setiap orang mempersiapkan diri dengan informasi yang dibutuhkan, rapat akan berlangsung efektif dan pembahasan tidak akan keluar dari topik yang dibicarakan.
4. Beritahu tujuan rapat.
Pastikan bahwa kita juga memberitahu tujuan diadakannya rapat tersebut. Apakah rapat tersebut dilangsungkan untuk sekedar berbagi informasi, mendapatkan saran dan masukan atau untuk menentukan sebuah keputusan? Jika peserta rapat tidak mengetahui jelas apakah mereka harus mendengarkan saja, memberi masukan atau bahkan ikut mengambil bagian dalam penentuan keputusan, rapat tidak akan berlangsung secara efektif.
Bayangkan jika rapat yang diadakan hanya untuk sekedar mendengarkan masukan, sedangkan anggota tim yang datang memiliki harapan bahwa mereka akan menentukan keputusan. Tentu ini akan menimbulkan masalah. Setiap peserta pasti akan menjadi frustasi. Untuk itu, sangatlah penting menyampaikan tujuan dari rapat yang dilaksanakan. Jika rapat bertujuan untuk mengambil keputusan, buatlah aturan dalam pengambilan keputusan. Jika kita adalah pemimpin rapat tersebut, maka dapat menyampaikan aturan ini di awal rapat, misalnya dengan mengatakan “Jika memungkinkan, pengambilan keputusan akan dilakukan berdasarkan suara terbanyak.” Ini berarti bahwa kita membutuhkan keterlibatan setiap peserta rapat. Peserta rapat juga akan menyampaikan suara yang dimiliki. Tentu saja kita akan mendapatkan keputusan yang diinginkan.
5. Tentukan durasi pembahasan suatu topik.
Kita perlu menentukan waktu yang diperlukan untuk membahas suatu topik pembicaraan. Mengapa? Pertama, kita akan mengetahui banyaknya waktu yang diperlukan untuk mengadakan rapat, sehingga setiap orang dapat meluangkan waktunya dan tidak merasa terganggu oleh rapat. Kedua, setiap peserta rapat dapat menyampaikan aspirasi yang dimiliki sesuai dengan waktu yang dimiliki. Ketika waktunya telah habis, kita dapat berpindah untuk mendengarkan pendapat yang lainnya. Ini akan membuat rapat berjalan dengan sangat efektif. Setiap orang memiliki kesempatan yang sama untuk berbicara tanpa harus memperpanjang waktu rapat.
6. Tentukan proses yang akan dilakukan.
Rapat akan berjalan dengan efektif dan produktif jika kita menyampaikan proses yang dibutuhkan. Proses membantu kita untuk mengetahui langkah-langkah yang diperlukan untuk mendapatkan hasil akhir atau mengambil keputusan, sehingga setiap orang memiliki waktu yang sama dalam memroses informasi yang ada. Misalnya, kita mengadakan rapat untuk membahas target penjualan. Tentukan proses berjalannya rapat tersebut. Katakanlah 10 menit pertama akan digunakan untuk membahas data pelanggan yang dimiliki. Lalu, 15 menit kemudian membahas mengenai cara pendekatan yang telah dilakukan serta kekurangan yang masih perlu diperbaiki dan 10 menit berikutnya dapat digunakan untuk membahas pendekatan-pendekatan baru yang dapat menarik minat pelanggan. Ketika kita memiliki proses yang jelas, alur rapat akan berjalan dengan efektif. Setiap orang dapat membahas hal-hal secara berurutan tanpa harus bolak-balik membahas hal yang telah lalu. Dengan begitu tidak akan ada hal yang terlewatkan.
Itulah 6 tips merancang agenda rapat. Efektif atau tidaknya sebuah rapat bergantung pada agenda rapat yang dimiliki. Jadi, sebelum kita mengadakan rapat, ada baiknya kita memeriksa kembali agenda rapat yang dimiliki, sehingga rapat akan berjalan dengan efektif, produktif dan mencapai hasil yang diinginkan.
