
Productivity
6 Tips Merancang Agenda Rapat yang Efektif
By STUDiLMU Editor
Kita pasti pernah menghadiri rapat yang tidak berjalan secara efektif, misalnya seorang pemimpin rapat yang berbicara dengan terbata-bata karena kurangnya persiapan, pembahasan rapat yang keluar dari inti pembicaraan dan rapat yang tidak menghasilkan keputusan apapun. Permasalahan-permasalahan tersebut diakibatkan karena agenda rapat yang buruk.
Agenda rapat yang efektif merupakan acuan penting untuk menentukan apa saja yang harus dilakukan di awal dan saat rapat berlangsung. Agenda rapat juga membantu anggota tim untuk mempersiapkan diri, meluangkan waktu, membahas topik pembicaraan yang ditentukan dan menghasilkan keputusan yang dibutuhkan. Untuk itu, kita harus mampu merancang agenda rapat yang efektif agar rapat berjalan dengan baik dan produktif. Kita pun dapat mendiskusikan hal-hal penting yang dibutuhkan dan menghasilkan keputusan akhir yang tepat. Nah, kali ini, kita akan membahas 6 tips merancang agenda rapat yang efektif. 6 tips ini akan membantu kita untuk memiliki rapat yang efektif dan produktif sekalipun kita berada dalam rapat besar yang terdiri lebih dari 50 orang.
1. Dapatkan saran dari anggota tim.
Jika ingin setiap peserta rapat memiliki keterlibatan, kita harus memastikan bahwa agenda rapat yang dibuat memenuhi kebutuhan anggota tim. Tidak ada salahnya untuk meminta saran dari anggota tim tentang hal-hal apa saja yang perlu dibicarakan dan dibahas dalam rapat. Jika kita memutuskan untuk tidak membahas hal tersebut, berikan alasan yang jelas kepada anggota tim yang mengusulkan, sehingga tidak terjadi kesalahpahaman yang dapat membuat suasana rapat menjadi tidak kondusif.
2. Tentukan topik yang memengaruhi tim secara keseluruhan.
Setiap orang memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Tentu saja meluangkan sebagian dari waktu yang dimiliki merupakan hal yang patut dihargai. Itulah sebabnya rapat yang dilaksanakan harus berjalan dengan efektif dan produktif. Salah satunya adalah dengan memastikan bahwa topik yang dibahas memengaruhi tim secara keseluruhan, sehingga setiap anggota akan terlihat secara aktif dalam rapat yang berlangsung.
3. Buat daftar pertanyaan yang harus dijawab oleh peserta.
Tips selanjutnya, buatlah daftar pertanyaan yang harus dijawab oleh peserta sebelum rapat dilaksanakan. Pertanyaan memiliki kekuatan yang sangat besar. Pertanyaan dapat membantu para peserta mempersiapkan dirinya terlebih dahulu sebelum menghadiri rapat. Pertanyaan membuat peserta akan mencari informasi dan menentukan opini yang dimilikinya sendiri. Dengan begitu, setiap orang datang dalam rapat dengan membawa ide masing-masing.
Biasanya, topik pembahasan rapat hanya terdiri dari gabungan kata, misalnya “relokasi ruang kantor.” Topik ini akan membuat peserta rapat bertanya-tanya, “Ada apa dengan relokasi ruang kantor?”. Peserta tidak akan mengetahui bagaimana mereka dapat mempersiapkan diri karena tidak ada kejelasan. Namun, jika kita membuat topik tersebut dalam bentuk pertanyaan, peserta akan mampu menentukan informasi apa yang perlu dimiliki sebelum mereka menghadiri rapat, seperti “Perlukah kita mengadakan relokasi ruang kantor? Jika ya, bagaimana kita dapat melakukannya? Kondisi seperti apa yang mengharuskan kita mengadakan relokasi ruang waktu?”. Ketika setiap orang mempersiapkan diri dengan informasi yang dibutuhkan, rapat akan berlangsung efektif dan pembahasan tidak akan keluar dari topik yang dibicarakan.
4. Beritahu tujuan rapat.
Pastikan bahwa kita juga memberitahu tujuan diadakannya rapat tersebut. Apakah rapat tersebut dilangsungkan untuk sekedar berbagi informasi, mendapatkan saran dan masukan atau untuk menentukan sebuah keputusan? Jika peserta rapat tidak mengetahui jelas apakah mereka harus mendengarkan saja, memberi masukan atau bahkan ikut mengambil bagian dalam penentuan keputusan, rapat tidak akan berlangsung secara efektif.
Bayangkan jika rapat yang diadakan hanya untuk sekedar mendengarkan masukan, sedangkan anggota tim yang datang memiliki harapan bahwa mereka akan menentukan keputusan. Tentu ini akan menimbulkan masalah. Setiap peserta pasti akan menjadi frustasi. Untuk itu, sangatlah penting menyampaikan tujuan dari rapat yang dilaksanakan. Jika rapat bertujuan untuk mengambil keputusan, buatlah aturan dalam pengambilan keputusan. Jika kita adalah pemimpin rapat tersebut, maka dapat menyampaikan aturan ini di awal rapat, misalnya dengan mengatakan “Jika memungkinkan, pengambilan keputusan akan dilakukan berdasarkan suara terbanyak.” Ini berarti bahwa kita membutuhkan keterlibatan setiap peserta rapat. Peserta rapat juga akan menyampaikan suara yang dimiliki. Tentu saja kita akan mendapatkan keputusan yang diinginkan.
5. Tentukan durasi pembahasan suatu topik.
Kita perlu menentukan waktu yang diperlukan untuk membahas suatu topik pembicaraan. Mengapa? Pertama, kita akan mengetahui banyaknya waktu yang diperlukan untuk mengadakan rapat, sehingga setiap orang dapat meluangkan waktunya dan tidak merasa terganggu oleh rapat. Kedua, setiap peserta rapat dapat menyampaikan aspirasi yang dimiliki sesuai dengan waktu yang dimiliki. Ketika waktunya telah habis, kita dapat berpindah untuk mendengarkan pendapat yang lainnya. Ini akan membuat rapat berjalan dengan sangat efektif. Setiap orang memiliki kesempatan yang sama untuk berbicara tanpa harus memperpanjang waktu rapat.
6. Tentukan proses yang akan dilakukan.
Rapat akan berjalan dengan efektif dan produktif jika kita menyampaikan proses yang dibutuhkan. Proses membantu kita untuk mengetahui langkah-langkah yang diperlukan untuk mendapatkan hasil akhir atau mengambil keputusan, sehingga setiap orang memiliki waktu yang sama dalam memroses informasi yang ada. Misalnya, kita mengadakan rapat untuk membahas target penjualan. Tentukan proses berjalannya rapat tersebut. Katakanlah 10 menit pertama akan digunakan untuk membahas data pelanggan yang dimiliki. Lalu, 15 menit kemudian membahas mengenai cara pendekatan yang telah dilakukan serta kekurangan yang masih perlu diperbaiki dan 10 menit berikutnya dapat digunakan untuk membahas pendekatan-pendekatan baru yang dapat menarik minat pelanggan. Ketika kita memiliki proses yang jelas, alur rapat akan berjalan dengan efektif. Setiap orang dapat membahas hal-hal secara berurutan tanpa harus bolak-balik membahas hal yang telah lalu. Dengan begitu tidak akan ada hal yang terlewatkan.
Itulah 6 tips merancang agenda rapat. Efektif atau tidaknya sebuah rapat bergantung pada agenda rapat yang dimiliki. Jadi, sebelum kita mengadakan rapat, ada baiknya kita memeriksa kembali agenda rapat yang dimiliki, sehingga rapat akan berjalan dengan efektif, produktif dan mencapai hasil yang diinginkan.
Featured Career Advice
-
Leadership
Perubahan dan Strategi untuk Agile Leadership di Era yang Terus Berubah
-
Leadership
Prinsip-Prinsip Agile Leadership
-
Communication
Microsoft Teams untuk Berkolaborasi Digital
-
Communication
Melakukan Rapat Virtual dengan Microsoft Teams
-
Tips of Management
Tips menjalin relasi dengan banyak orang di LinkedIn Group
-
Tips of Management
Ide Konten yang Menginspirasi untuk Halaman LinkedIn Anda
-
Tips of Management
Tips Membuat Artikel di LinkedIn
-
Tips of Management
Optimalisasi Kinerja Komputer/Laptop dengan Defragment dan Clear Temp Folders
-
Productivity
Strategi yang Tepat untuk Pengambilan Barang (Picking) di Warehouse
-
Productivity
Proses-Proses dalam Warehouse Management
-
Productivity
Mengoptimalkan Fungsi Warehouse
-
Productivity
Mengenal Warehouse Management System
-
Productivity
Jenis-Jenis Warehouse
-
Mindset
Karakteristik Budaya Kerja Jepang
-
Tips of Management
Sukses Berjualan di TikTok Shop
-
Tips of Management
10 Ide Konten TikTok Menarik
-
Marketing & Sales
Jenis-Jenis Struktur Pembelian
-
Tips of Management
Memilih Supplier yang Tepat dalam Manajemen Pembelian
-
Tips of Management
Manajemen Pembelian
-
E-learning
Pelatihan Tatap Muka Vs E-learning: Peran HR yang Makin Krusial di Era Digital
-
E-learning
Mengapa Online Learning merupakan The Future of Education
-
Innovation
Dunia Telah Berubah ke Arah Digital
-
Tips of Management
Memaksimalkan Pengembangan Karyawan Dengan Menggunakan Metode Online
-
Tips of Management
Kunci Sukses dalam Menjalankan Bisnis
-
Self Improvement
Apa itu Ketajaman Bisnis (Business Acumen)?
-
Productivity
Mengoptimalkan Kinerja Laptop Untuk Bekerja Lebih Produktif
-
Marketing & Sales
SPIN Selling sebagai Senjata Penjualan B2B yang Efektif
-
Marketing & Sales
Memilih Metode Penjualan yang Tepat
-
Productivity
Menyajikan Data Secara Visual Agar Lebih Mudah Dipahami
-
Self Improvement
Menerima Umpan Balik (Feedback)
-
Self Improvement
Analisis Persoalan Potensial
-
Self Improvement
Tindakan Pencegahan (Preventive Action)
-
Self Improvement
Rencana Darurat (Contingency Plan)
-
Self Improvement
Pentingnya Membangun Kesan Pertama (First Impression) yang Baik
-
Productivity
Musik Meningkatkan Produktivitas
-
Productivity
Rutinitas Pagi Pekerja Sukses
-
E-learning
Dampak Perkembangan Gadget di Kehidupan Manusia
-
Productivity
Meningkatkan Produktivitas dengan Teknik Pomodoro
-
Tips of Management
Membuat Laporan dengan Efektif Menggunakan Pivot Table
-
E-learning
Tipe-tipe Kecerdasan Manusia
-
E-learning
Meningkatkan Daya Ingat
-
E-learning
Menciptakan Suasana yang Nyaman dalam Belajar
-
E-learning
Meningkatkan Kecepatan Belajar dengan Meningkatkan Fokus
-
E-learning
Musik Memperkuat Konsentrasi dan Fokus
-
E-learning
Pentingnya Mindset untuk Membangun Sukses
-
Tips of Management
Memahami Supply Chain Management
-
Communication
Presentasi Dengan Menggunakan Teknik Storytelling
-
Communication
Fungsi dan Manfaat dari Storytelling dalam Komunikasi
-
Communication
Apa Itu Storytelling
-
E-learning
Mengenal Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
-
Tips of Management
7 Langkah Mudah Membuat Mind Map
-
Tips of Management
Mengenal Jenis-Jenis Mind Map
-
Tips of Management
Permudah Pekerjaan Anda dengan Mind Map
-
E-learning
Etika di dalam Kegiatan Belajar-mengajar Melalui Zoom yang Harus Anda Ketahui!
-
E-learning
Fitur-fitur Zoom untuk Pembelajaran Menjadi Lebih Menarik!
-
Generation Millenials & Z
Membuat Lingkungan Kerja yang Baik untuk Generasi Millenial dan Gen Z
-
Generation Millenials & Z
Berbagai Generasi di Tempat Kerja
-
Generation Millenials & Z
Menciptakan Keceriaan Lintas Generasi di Tempat Kerja
-
Generation Millenials & Z
Menghadapi Generation Gap di Lingkungan Kerja
-
Emotional Intelligence
Menghadapi Tipe Orang Negatif di Lingkungan Kerja