Logo STUDILMU Career Advice
STUDILMU Career Advice - 6 Tips Merancang Agenda Rapat yang Efektif

6 Tips Merancang Agenda Rapat yang Efektif


STUDILMU Users
by Studilmu Editor
Posted on Jun 27, 2019

Kita pasti pernah menghadiri rapat yang tidak berjalan secara efektif, misalnya seorang pemimpin rapat yang berbicara dengan terbata-bata karena kurangnya persiapan, pembahasan rapat yang keluar dari inti pembicaraan dan rapat yang tidak menghasilkan keputusan apapun. Permasalahan-permasalahan tersebut diakibatkan karena agenda rapat yang buruk.
 
Agenda rapat yang efektif merupakan acuan penting untuk menentukan apa saja yang harus dilakukan di awal dan saat rapat berlangsung. Agenda rapat juga membantu anggota tim untuk mempersiapkan diri, meluangkan waktu, membahas topik pembicaraan yang ditentukan dan menghasilkan keputusan yang dibutuhkan. Untuk itu, kita harus mampu merancang agenda rapat yang efektif agar rapat berjalan dengan baik dan produktif. Kita pun dapat mendiskusikan hal-hal penting yang dibutuhkan dan menghasilkan keputusan akhir yang tepat. Nah, kali ini, kita akan membahas 6 tips merancang agenda rapat yang efektif. 6 tips ini akan membantu kita untuk memiliki rapat yang efektif dan produktif sekalipun kita berada dalam rapat besar yang terdiri lebih dari 50 orang.
 
1. Dapatkan saran dari anggota tim.
Jika ingin setiap peserta rapat memiliki keterlibatan, kita harus memastikan bahwa agenda rapat yang dibuat memenuhi kebutuhan anggota tim. Tidak ada salahnya untuk meminta saran dari anggota tim tentang hal-hal apa saja yang perlu dibicarakan dan dibahas dalam rapat. Jika kita memutuskan untuk tidak membahas hal tersebut, berikan alasan yang jelas kepada anggota tim yang mengusulkan, sehingga tidak terjadi kesalahpahaman yang dapat membuat suasana rapat menjadi tidak kondusif.

2. Tentukan topik yang memengaruhi tim secara keseluruhan.
Setiap orang memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Tentu saja meluangkan sebagian dari waktu yang dimiliki merupakan hal yang patut dihargai. Itulah sebabnya rapat yang dilaksanakan harus berjalan dengan efektif dan produktif. Salah satunya adalah dengan memastikan bahwa topik yang dibahas memengaruhi tim secara keseluruhan, sehingga setiap anggota akan terlihat secara aktif dalam rapat yang berlangsung. 

3. Buat daftar pertanyaan yang harus dijawab oleh peserta.
Tips selanjutnya, buatlah daftar pertanyaan yang harus dijawab oleh peserta sebelum rapat dilaksanakan. Pertanyaan memiliki kekuatan yang sangat besar. Pertanyaan dapat membantu para peserta mempersiapkan dirinya terlebih dahulu sebelum menghadiri rapat. Pertanyaan membuat peserta akan mencari informasi dan menentukan opini yang dimilikinya sendiri. Dengan begitu, setiap orang datang dalam rapat dengan membawa ide masing-masing. 
 
Biasanya, topik pembahasan rapat hanya terdiri dari gabungan kata, misalnya “relokasi ruang kantor.” Topik ini akan membuat peserta rapat bertanya-tanya, “Ada apa dengan relokasi ruang kantor?”. Peserta tidak akan mengetahui bagaimana mereka dapat mempersiapkan diri karena tidak ada kejelasan. Namun, jika kita membuat topik tersebut dalam bentuk pertanyaan, peserta akan mampu menentukan informasi apa yang perlu dimiliki sebelum mereka menghadiri rapat, seperti “Perlukah kita mengadakan relokasi ruang kantor? Jika ya, bagaimana kita dapat melakukannya? Kondisi seperti apa yang mengharuskan kita mengadakan relokasi ruang waktu?”. Ketika setiap orang mempersiapkan diri dengan informasi yang dibutuhkan, rapat akan berlangsung efektif dan pembahasan tidak akan keluar dari topik yang dibicarakan.
 
4. Beritahu tujuan rapat.
Pastikan bahwa kita juga memberitahu tujuan diadakannya rapat tersebut. Apakah rapat tersebut dilangsungkan untuk sekedar berbagi informasi, mendapatkan saran dan masukan atau untuk menentukan sebuah keputusan? Jika peserta rapat tidak mengetahui jelas apakah mereka harus mendengarkan saja, memberi masukan atau bahkan ikut mengambil bagian dalam penentuan keputusan, rapat tidak akan berlangsung secara efektif.
 
Bayangkan jika rapat yang diadakan hanya untuk sekedar mendengarkan masukan, sedangkan anggota tim yang datang memiliki harapan bahwa mereka akan menentukan keputusan. Tentu ini akan menimbulkan masalah. Setiap peserta pasti akan menjadi frustasi. Untuk itu, sangatlah penting menyampaikan tujuan dari rapat yang dilaksanakan. Jika rapat bertujuan untuk mengambil keputusan, buatlah aturan dalam pengambilan keputusan. Jika kita adalah pemimpin rapat tersebut, maka dapat menyampaikan aturan ini di awal rapat, misalnya dengan mengatakan “Jika memungkinkan, pengambilan keputusan akan dilakukan berdasarkan suara terbanyak.” Ini berarti bahwa kita membutuhkan keterlibatan setiap peserta rapat. Peserta rapat juga akan menyampaikan suara yang dimiliki. Tentu saja kita akan mendapatkan keputusan yang diinginkan.
 
5. Tentukan durasi pembahasan suatu topik.
Kita perlu menentukan waktu yang diperlukan untuk membahas suatu topik pembicaraan. Mengapa? Pertama, kita akan mengetahui banyaknya waktu yang diperlukan untuk mengadakan rapat, sehingga setiap orang dapat meluangkan waktunya dan tidak merasa terganggu oleh rapat. Kedua, setiap peserta rapat dapat menyampaikan aspirasi yang dimiliki sesuai dengan waktu yang dimiliki. Ketika waktunya telah habis, kita dapat berpindah untuk mendengarkan pendapat yang lainnya. Ini akan membuat rapat berjalan dengan sangat efektif. Setiap orang memiliki kesempatan yang sama untuk berbicara tanpa harus memperpanjang waktu rapat.  

6. Tentukan proses yang akan dilakukan.
Rapat akan berjalan dengan efektif dan produktif jika kita menyampaikan proses yang dibutuhkan. Proses membantu kita untuk mengetahui langkah-langkah yang diperlukan untuk mendapatkan hasil akhir atau mengambil keputusan, sehingga setiap orang memiliki waktu yang sama dalam memroses informasi yang ada. Misalnya, kita mengadakan rapat untuk membahas target penjualan. Tentukan proses berjalannya rapat tersebut. Katakanlah 10 menit pertama akan digunakan untuk membahas data pelanggan yang dimiliki. Lalu, 15 menit kemudian membahas mengenai cara pendekatan yang telah dilakukan serta kekurangan yang masih perlu diperbaiki dan 10 menit berikutnya dapat digunakan untuk membahas pendekatan-pendekatan baru yang dapat menarik minat pelanggan. Ketika kita memiliki proses yang jelas, alur rapat akan berjalan dengan efektif. Setiap orang dapat membahas hal-hal secara berurutan tanpa harus bolak-balik membahas hal yang telah lalu. Dengan begitu tidak akan ada hal yang terlewatkan. 
 
Itulah 6 tips merancang agenda rapat. Efektif atau tidaknya sebuah rapat bergantung pada agenda rapat yang dimiliki. Jadi, sebelum kita mengadakan rapat, ada baiknya kita memeriksa kembali agenda rapat yang dimiliki, sehingga rapat akan berjalan dengan efektif, produktif dan mencapai hasil yang diinginkan.
Featured Career Advices
Benarkah Kebahagiaan adalah Mendapatkan Pekerjaan Impian?

Benarkah Kebahagiaan adalah Mendapatkan Pekerjaan Impian?

Strategi Pemasaran E-mail untuk Generasi Milenial

Strategi Pemasaran E-mail untuk Generasi Milenial

5 Strategi Pemasaran melalui E-mail

5 Strategi Pemasaran melalui E-mail

Perencanaan Keuangan yang Salah di Umur 20-an

Perencanaan Keuangan yang Salah di Umur 20-an

Pentingnya Integritas dan Kejujuran Hati di Dunia Kerja

Pentingnya Integritas dan Kejujuran Hati di Dunia Kerja

Asumsi adalah Penyebab Kegagalan Wirausaha

Asumsi adalah Penyebab Kegagalan Wirausaha

Rapat Kerja dengan Keberagaman Suku Bangsa

Rapat Kerja dengan Keberagaman Suku Bangsa

5 Cara Membuat Logo Produk Menjadi Terkenal

5 Cara Membuat Logo Produk Menjadi Terkenal

Cara Mengatasi Stress terhadap Finansial

Cara Mengatasi Stress terhadap Finansial

Pengertian E-learning dan Lanskapnya pada 2019

Pengertian E-learning dan Lanskapnya pada 2019

Pentingkah Memiliki Tujuan Bekerja?

Pentingkah Memiliki Tujuan Bekerja?

Rapat Kerja dengan Komunikasi yang Efektif

Rapat Kerja dengan Komunikasi yang Efektif

5 Cara Pengusaha Sukses Tetap Bahagia

5 Cara Pengusaha Sukses Tetap Bahagia

7 Cara Menjadi Tokoh Terkenal di Dunia Bisnis

7 Cara Menjadi Tokoh Terkenal di Dunia Bisnis

10 Kesalahan Fatal yang Menghancurkan Bisnis Plan

10 Kesalahan Fatal yang Menghancurkan Bisnis Plan

Etika Memuji Rekan Kerja di Lingkungan Kerja

Etika Memuji Rekan Kerja di Lingkungan Kerja

Satu Pertanyaan yang Mengubah Hidup Lebih Baik

Satu Pertanyaan yang Mengubah Hidup Lebih Baik

3 Alasan Cerita Singkat Baik untuk Bisnis

3 Alasan Cerita Singkat Baik untuk Bisnis

Menjual Produk dan Jasa melalui Cerita Singkat

Menjual Produk dan Jasa melalui Cerita Singkat

4 Karakter Kepemimpinan yang Wajib Dimiliki

4 Karakter Kepemimpinan yang Wajib Dimiliki

Peranan E-Learning dalam Pengembangan Karier

Peranan E-Learning dalam Pengembangan Karier

3 Pikiran Negatif yang Menghambat Kebahagiaan dalam Karier

3 Pikiran Negatif yang Menghambat Kebahagiaan dalam Karier

Bagaimana Cara Mengembangkan E-Learning atau Pembelajaran Online?

Bagaimana Cara Mengembangkan E-Learning atau Pembelajaran Online?

4 Karakteristik Manusia yang akan Sukses di Dunia Bisnis dan Kesehatan

4 Karakteristik Manusia yang akan Sukses di Dunia Bisnis dan Kesehatan

6 Cara Menentukan Harga Jual Produk yang Tepat

6 Cara Menentukan Harga Jual Produk yang Tepat

5 Cara Menguji Strategi Bisnis yang Baru di Media Sosial

5 Cara Menguji Strategi Bisnis yang Baru di Media Sosial

10 Cara Mencintai Diri Sendiri untuk Karier Cemerlang

10 Cara Mencintai Diri Sendiri untuk Karier Cemerlang

5 Manfaat Menjaga Kebahagiaan Sejati Karyawan bagi Perusahaan

5 Manfaat Menjaga Kebahagiaan Sejati Karyawan bagi Perusahaan

Bisakah Memasarkan Bisnis Startup Sendirian?

Bisakah Memasarkan Bisnis Startup Sendirian?

11 Cara Memiliki Pola Pikir untuk Berani Memulai Bisnis

11 Cara Memiliki Pola Pikir untuk Berani Memulai Bisnis