Rapat adalah bagian yang tak dapat dihindari dalam bisnis. Rapat adalah wadah untuk bertukar informasi, melakukan pemetaan ide, mencari solusi dan menciptakan sistem serta proses. Masalahnya, rapat sering kali terasa membosankan dan membuat setiap orang yang hadir menyingkirkan pikiran mereka ke tempat lain.
Jika seseorang tidak memerhatikan dan kehilangan fokus, rapat itu hanya akan membuang-buang waktu. Bagaimana rekan pembaca dapat
membuat rapat yang membosankan menjadi lebih mengasyikkan sehingga mencapai tujuan tertentu, terutama jika Anda adalah orang yang memimpin rapat tersebut? Berikut 5 cara praktis yang dapat Anda terapkan.
1. Larang penggunaan HP.
Ini terlihat seperti melemparkan anak-anak ke sarang serigala. Setiap orang mungkin akan memaksa bahwa mereka harus membawa HP. Masalahnya, teknologi dapat mengalihkan fokus Anda. anda kan lebih fokus pada HP dibandingkan dengan materi yang dibicarakan dalam rapat. Dan yang lebih lucu, orang akan saling mengirimkan pesan padahal mereka berada dalam ruangan rapat yang sama. Jadi, larang penggunaan HP dalam rapat.
Tanpa penggunaan HP, setiap orang dipaksa untuk fokus dan menghadirkan pikiran mereka serta
berkomunikasi satu dengan yang lainnya. Mengapa ini diperlukan? Anda akan merasa rapat tersebut lebih menarik ketika Anda mengenal orang-orang yang hadir. Bagaimana Anda dapat melakukannya? Berbicara lah dengan mereka. Jika Anda memegang HP, Anda tidak akan berbicara kepada orang baru.
2. Persiapkan dengan baik.
Seorang pemimpin rapat yang datang terlambat dan memimpin rapat tanpa agenda rapat yang jelas hanya akan membuat rapat tersebut membosankan dan monoton. Persiapan yang baik dapat menciptakan suasana yang menarik dan memikat perhatian setiap peserta yang hadir. Saat seorang pemimpin memiliki rencana dan tujuan yang jelas, rapat akan berjalan dengan lebih menyenangkan. Jika rapat tidak memiliki tujuan, maka rapat itu akan terasa tidak menyenangkan.
Hal lain dari sebuah persiapan adalah meningkatkan kemampuan Anda. Rapat yang interaktif dan produktif dapat membuat Anda merasa lebih bisa dan yakin untuk mencapai hal-hal besar. Jika rapat Anda terasa membosankan, cobalah untuk melihat diri Anda di depan cermin. Temukan cara untuk memperbaikinya. Anda dapat mengambil kelas pelatihan dan meminta umpan balik dari pelatih Anda. Anda juga dapat meminta umpan balik dari rekan kerja yang memiliki kemampuan pemimpin rapat. Atau, cobalah untuk bergabung dengan kelas pembelajaran online. Ada banyak hal yang dapat Anda lakukan dan beberapa diantara mereka gratis. Dengan begitu, Anda akan mampu menciptakan rapat yang lebih menyenangkan.
3. Libatkan setiap orang.
Mengapa semua orang harus berpartisipasi dalam rapat? Karena jika partisipasi mereka tidak dibutuhkan, mengapa Anda harus mengadakan rapat? Anda dapat mengirimkan informasinya melalui email. Jadi, rapat membutuhkan keterlibatan setiap peserta karena Anda membutuhkan itu. Dan
rapat haruslah bersifat interaktif.
Seberapa interaktifnya kah? Ini bergantung pada tujuan rapat itu sendiri. Jika rapat ini diperlukan untuk menggali ide-ide, maka setiap orang haruslah berbicara. Jika tidak, buatlah ia berbicara. Tipe orang yang introvert tidak akan menyukai metode ini, jadi jangan sampai Anda terlalu menekan mereka. Tetapi pastikan bahwa setiap orang didalamnya terlibat dan memberikan ide yang mereka miliki. Dan pastikan juga bahwa mereka telah mengetahui hal ini.
Jika itu merupakan rapat terencana atau rapat untuk menentukan sebuah tujuan atau bahkan rapat laporan mingguan, maka tetapkan waktu untuk mendengarkan masukan dari setiap peserta, sesi tanya jawab atau memberikan komentar. Anda harus membuat suasana yang mendorong setiap peserta membagikan ide mereka dalam waktu yang ditentukan.
4. Jangan biarkan ada yang mendominasi.
Sebagai pemimpin rapat, sangatlah wajar jika Anda berbicara lebih banyak. Pastikan bahwa tidak ada orang lain yang akan mendominasi rapat. Ini akan membuat rapat menjadi membosankan. Anda dapat meminta komentar dari orang yang Anda kenal dan merupakan pakar dalam bidang itu.
Misalnya, Jane telah memberikan komentarnya yang keempat dan akan memberikan jawaban yang kelima. Anda dapat memotong Jane dengan mengatakan:
Terimakasih, Jane. Kami memahami posisi Anda. Saat ini, saya ingin mendengarkan pendapat Karen. Bobby dan Jimmy juga belum memberikan opini mereka.
Setiap orang yang meluangkan waktu untuk rapat pasti membawa pengetahuan dan pengalaman. Mereka memiliki hak untuk berbicara dan membagikan opini mereka. Sebagai pemimpin, Anda harus mempelajari cara mengendalikan perilaku yang dapat merusak rapat.
5. Buat item yang dapat ditindaklanjuti.
Sebuah rapat yang tidak memiliki hal yang perlu ditindaklanjuti hanyalah membuang-buang waktu. Sebuah rapat yang menarik akan berakhir dengan hal-hal yang harus dilakukan oleh setiap orang, baik untuk meningkatkan tujuan pribadi ataupun tujuan perusahaan, idealnya sih tujuan dua-duanya. Jika orang tidak melakukan apapun setelah rapat, maka rapat itu tidak dapat dikatakan berhasil.
Selain harus memiliki hal yang perlu untuk ditindaklanjuti, dibutuhkan juga tindakan yang harus dilakukan selanjutnya. Orang-orang akan mengabaikan hal yang dibagikan jika mereka tahu itu hanya sekedar informasi.
Itulah 5 cara yang dapat Anda terapkan dalam memimpin rapat. Rapat tidak akan pernah memberikan kesenangan seperti kesenangan yang Anda dapatkan di Dufan. Tetapi, Anda dapat melakukan beberapa cara untuk membuatnya menjadi lebih menarik, menyenangkan dan produktif. Lakukan 5 cara ini dan Anda akan mampu mengubah rapat membosankan menjadi rapat yang lebih menyenangkan. Tentunya ini akan menunjang kesuksesan organisasi Anda. selamat mencoba.
