Logo STUDILMU Career Advice
STUDILMU Career Advice - 5 Cara Memimpin Rapat

5 Cara Memimpin Rapat


STUDILMU Users
by Studilmu Editor

 
Rapat adalah bagian yang tak dapat dihindari dalam bisnis. Rapat adalah wadah untuk bertukar informasi, melakukan pemetaan ide, mencari solusi dan menciptakan sistem serta proses. Masalahnya, rapat sering kali terasa membosankan dan membuat setiap orang yang hadir menyingkirkan pikiran mereka ke tempat lain.
 
Jika seseorang tidak memerhatikan dan kehilangan fokus, rapat itu hanya akan membuang-buang waktu. Bagaimana rekan pembaca dapat membuat rapat yang membosankan menjadi lebih mengasyikkan sehingga mencapai tujuan tertentu, terutama jika Anda adalah orang yang memimpin rapat tersebut? Berikut 5 cara praktis yang dapat Anda terapkan.
 
1. Larang penggunaan HP.
Ini terlihat seperti melemparkan anak-anak ke sarang serigala. Setiap orang mungkin akan memaksa bahwa mereka harus membawa HP. Masalahnya, teknologi dapat mengalihkan fokus Anda. anda kan lebih fokus pada HP dibandingkan dengan materi yang dibicarakan dalam rapat. Dan yang lebih lucu, orang akan saling mengirimkan pesan padahal mereka berada dalam ruangan rapat yang sama. Jadi, larang penggunaan HP dalam rapat.
 
Tanpa penggunaan HP, setiap orang dipaksa untuk fokus dan menghadirkan pikiran mereka serta berkomunikasi satu dengan yang lainnya. Mengapa ini diperlukan? Anda akan merasa rapat tersebut lebih menarik ketika Anda mengenal orang-orang yang hadir. Bagaimana Anda dapat melakukannya? Berbicara lah dengan mereka. Jika Anda memegang HP, Anda tidak akan berbicara kepada orang baru.
 
2. Persiapkan dengan baik.
Seorang pemimpin rapat yang datang terlambat dan memimpin rapat tanpa agenda rapat yang jelas hanya akan membuat rapat tersebut membosankan dan monoton. Persiapan yang baik dapat menciptakan suasana yang menarik dan memikat perhatian setiap peserta yang hadir. Saat seorang pemimpin memiliki rencana dan tujuan yang jelas, rapat akan berjalan dengan lebih menyenangkan. Jika rapat tidak memiliki tujuan, maka rapat itu akan terasa tidak menyenangkan.
Hal lain dari sebuah persiapan adalah meningkatkan kemampuan Anda. Rapat yang interaktif dan produktif dapat membuat Anda merasa lebih bisa dan yakin untuk mencapai hal-hal besar. Jika rapat Anda terasa membosankan, cobalah untuk melihat diri Anda di depan cermin. Temukan cara untuk memperbaikinya. Anda dapat mengambil kelas pelatihan dan meminta umpan balik dari pelatih Anda. Anda juga dapat meminta umpan balik dari rekan kerja yang memiliki kemampuan pemimpin rapat. Atau, cobalah untuk bergabung dengan kelas pembelajaran online. Ada banyak hal yang dapat Anda lakukan dan beberapa diantara mereka gratis. Dengan begitu, Anda akan mampu menciptakan rapat yang lebih menyenangkan.
 
3. Libatkan setiap orang.
Mengapa semua orang harus berpartisipasi dalam rapat? Karena jika partisipasi mereka tidak dibutuhkan, mengapa Anda harus mengadakan rapat? Anda dapat mengirimkan informasinya melalui email. Jadi, rapat membutuhkan keterlibatan setiap peserta karena Anda membutuhkan itu. Dan rapat haruslah bersifat interaktif.
 
Seberapa interaktifnya kah? Ini bergantung pada tujuan rapat itu sendiri. Jika rapat ini diperlukan untuk menggali ide-ide, maka setiap orang haruslah berbicara. Jika tidak, buatlah ia berbicara. Tipe orang yang introvert tidak akan menyukai metode ini, jadi jangan sampai Anda terlalu menekan mereka. Tetapi pastikan bahwa setiap orang didalamnya terlibat dan memberikan ide yang mereka miliki. Dan pastikan juga bahwa mereka telah mengetahui hal ini.
 
Jika itu merupakan rapat terencana atau rapat untuk menentukan sebuah tujuan atau bahkan rapat laporan mingguan, maka tetapkan waktu untuk mendengarkan masukan dari setiap peserta, sesi tanya jawab atau memberikan komentar. Anda harus membuat suasana yang mendorong setiap peserta membagikan ide mereka dalam waktu yang ditentukan.
 
4. Jangan biarkan ada yang mendominasi.
Sebagai pemimpin rapat, sangatlah wajar jika Anda berbicara lebih banyak. Pastikan bahwa tidak ada orang lain yang akan mendominasi rapat. Ini akan membuat rapat menjadi membosankan. Anda dapat meminta komentar dari orang yang Anda kenal dan merupakan pakar dalam bidang itu.
 
Misalnya, Jane telah memberikan komentarnya yang keempat dan akan memberikan jawaban yang kelima. Anda dapat memotong Jane dengan mengatakan:
Terimakasih, Jane. Kami memahami posisi Anda. Saat ini, saya ingin mendengarkan pendapat Karen. Bobby dan Jimmy juga belum memberikan opini mereka.
 
Setiap orang yang meluangkan waktu untuk rapat pasti membawa pengetahuan dan pengalaman. Mereka memiliki hak untuk berbicara dan membagikan opini mereka. Sebagai pemimpin, Anda harus mempelajari cara mengendalikan perilaku yang dapat merusak rapat.

5. Buat item yang dapat ditindaklanjuti.
Sebuah rapat yang tidak memiliki hal yang perlu ditindaklanjuti hanyalah membuang-buang waktu. Sebuah rapat yang menarik akan berakhir dengan hal-hal yang harus dilakukan oleh setiap orang, baik untuk meningkatkan tujuan pribadi ataupun tujuan perusahaan, idealnya sih tujuan dua-duanya. Jika orang tidak melakukan apapun setelah rapat, maka rapat itu tidak dapat dikatakan berhasil.
 
Selain harus memiliki hal yang perlu untuk ditindaklanjuti, dibutuhkan juga tindakan yang harus dilakukan selanjutnya. Orang-orang akan mengabaikan hal yang dibagikan jika mereka tahu itu hanya sekedar informasi. 
 
Itulah 5 cara yang dapat Anda terapkan dalam memimpin rapat. Rapat tidak akan pernah memberikan kesenangan seperti kesenangan yang Anda dapatkan di Dufan. Tetapi, Anda dapat melakukan beberapa cara untuk membuatnya menjadi lebih menarik, menyenangkan dan produktif. Lakukan 5 cara ini dan Anda akan mampu mengubah rapat membosankan menjadi rapat yang lebih menyenangkan. Tentunya ini akan menunjang kesuksesan organisasi Anda. selamat mencoba. 
Featured Career Advice
6 Gaya Kepemimpinan dalam Menjadi Manajer yang Efektif

Leadership

6 Gaya Kepemimpinan dalam Menjadi Manajer yang Efektif

Mengapa Anak-Anak Harus Diajarkan Pola Pikir Kewirausahaan?

Entrepreneurship

Mengapa Anak-Anak Harus Diajarkan Pola Pikir Kewirausahaan?

4 Cara Membangun Merek yang Menarik Perhatian Gen Z dan Milenial

Marketing & Sales

4 Cara Membangun Merek yang Menarik Perhatian Gen Z dan Milenial

Bagaimana Rasa Syukur dapat Memperbaiki Kondisi Finansial Anda?

Self Improvement

Bagaimana Rasa Syukur dapat Memperbaiki Kondisi Finansial Anda?

10 Cara Sederhana untuk Mencintai Pekerjaan yang Kita Miliki

Self Improvement

10 Cara Sederhana untuk Mencintai Pekerjaan yang Kita Miliki

7 Cara untuk Meningkatkan Motivasi Karyawan

Motivation

7 Cara untuk Meningkatkan Motivasi Karyawan

Bagaimana Cara Tetap Merasa Bahagia Walau Tanpa Uang Banyak?

Happiness

Bagaimana Cara Tetap Merasa Bahagia Walau Tanpa Uang Banyak?

5 Ide Bisnis Rumahan yang Cocok untuk Pensiunan

Entrepreneurship

5 Ide Bisnis Rumahan yang Cocok untuk Pensiunan

4 Cara Bertanggung Jawab terhadap Hidup yang Kita Miliki

Self Improvement

4 Cara Bertanggung Jawab terhadap Hidup yang Kita Miliki

Pengertian Creative Thinking dan Contoh Keterampilannya

Innovation

Pengertian Creative Thinking dan Contoh Keterampilannya

5 Tanda Bisnis Anda Memerlukan Staf Human Resource

Leadership

5 Tanda Bisnis Anda Memerlukan Staf Human Resource

5 Cara Merangkul Konsumen Generasi Millennial melalui Instagram

Generation Millennials & Z

5 Cara Merangkul Konsumen Generasi Millennial melalui Instagram

13 Tips Ampuh untuk Merekrut Karyawan yang Berkualitas Tinggi

Resume & Interviewing

13 Tips Ampuh untuk Merekrut Karyawan yang Berkualitas Tinggi

4 Hal yang Perlu Diketahui Sebelum Menjadi Penulis Freelance

Self Improvement

4 Hal yang Perlu Diketahui Sebelum Menjadi Penulis Freelance

4 Pertanyaan Penting dalam Memilih Ide Bisnis yang Tepat

Entrepreneurship

4 Pertanyaan Penting dalam Memilih Ide Bisnis yang Tepat

4 Tren Teratas Bidang Human Resource di Tahun 2020

Leadership

4 Tren Teratas Bidang Human Resource di Tahun 2020

3 Cara Memastikan Ide Bisnis Rumahan Kita adalah yang Terbaik

Entrepreneurship

3 Cara Memastikan Ide Bisnis Rumahan Kita adalah yang Terbaik

5 Alasan Pentingnya Rencana Bisnis Ketika Memulai Usaha

Entrepreneurship

5 Alasan Pentingnya Rencana Bisnis Ketika Memulai Usaha

8 Tips untuk Menyewa Kantor Anda Pertama Kalinya

Productivity

8 Tips untuk Menyewa Kantor Anda Pertama Kalinya

3 Hal yang Diperlukan untuk Customer Service yang Berkelanjutan

Customer Service

3 Hal yang Diperlukan untuk Customer Service yang Berkelanjutan

4 Cara Meningkatkan Creative Thinking untuk Meraih Kesuksesan

Innovation

4 Cara Meningkatkan Creative Thinking untuk Meraih Kesuksesan

8 Kecerdasan Emosional yang Membantu Kita Melupakan Masa Lalu

Emotional Intelligence

8 Kecerdasan Emosional yang Membantu Kita Melupakan Masa Lalu

7 Cara Membuat Presentasi Penjualan yang Hebat

Marketing & Sales

7 Cara Membuat Presentasi Penjualan yang Hebat

3 Cara Meraih Kebahagiaan dengan Menerima Diri Sendiri Apa Adanya

Happiness

3 Cara Meraih Kebahagiaan dengan Menerima Diri Sendiri Apa Adanya

7 Cara Menjadi Lebih Percaya Diri Ketika Bertemu Klien

Self Improvement

7 Cara Menjadi Lebih Percaya Diri Ketika Bertemu Klien

12 Pengembangan Diri Menjadi Pemimpin dan Individu yang Lebih Baik

Self Improvement

12 Pengembangan Diri Menjadi Pemimpin dan Individu yang Lebih Baik

15 Cara yang Perlu Dikuasai untuk Membangun Kredibilitas di Kantor

Self Improvement

15 Cara yang Perlu Dikuasai untuk Membangun Kredibilitas di Kantor

10 Kebiasaan yang Membantu Staf Human Resource Menjadi Sukses

Self Improvement

10 Kebiasaan yang Membantu Staf Human Resource Menjadi Sukses

10 Kebiasaan Milenial yang Berbeda dengan Baby Boomers

Generation Millennials & Z

10 Kebiasaan Milenial yang Berbeda dengan Baby Boomers

4 Pertanyaan yang Meyakinkan Pentingnya Inovasi bagi Bisnis Anda

Innovation

4 Pertanyaan yang Meyakinkan Pentingnya Inovasi bagi Bisnis Anda

7 Hal Penting yang Perlu Dipahami Ketika Bekerja dengan Gen Z

Generation Millennials & Z

7 Hal Penting yang Perlu Dipahami Ketika Bekerja dengan Gen Z

10 Alat SEO yang Sangat Berguna untuk Bisnis Anda

Entrepreneurship