Communication

5 Hukum Komunikasi Efektif

By STUDiLMU Editor

Pengertian Komunikasi Efektif

Pertama-tama, kita harus tahu “apa itu komunikasi?” Lalu, apa yang dimaksud dengan komunikasi yang efektif? Komunikasi yang efektif adalah pertukaran informasi, ide, perasaan yang dapat menghasilkan perubahan sikap, sehingga dari proses komunikasi ini dapat terjalin sebuah hubungan yang baik antara pemberi pesan dan penerima pesan. Komunikasi hanyalah tindakan mentransfer informasi dari satu tempat, orang atau kelompok ke tempat lain.Setiap komunikasi melibatkan (setidaknya) satu pengirim, pesan, dan penerima. Ini mungkin terdengar sederhana, tetapi komunikasi sebenarnya adalah subjek yang sangat kompleks, karena dipengaruhi banyak faktor. Pengiriman pesan dari pengirim ke penerima dapat dipengaruhi oleh banyak hal, antara lain emosi kita, situasi budaya, media yang digunakan untuk berkomunikasi, dan juga lokasi kita berkomunikasi.

Komunikasi Efektif

Salah satu soft skill yang penting dimiliki seorang leader adalah komunikasi yang efektif. Dalam bukunya The 7 Habits Of Highly Effective People, Stephen Covey bahkan menyatakan bahwa “Communication is the most important skill in life”. Komunikasi adalah keterampilan yang paling penting dalam hidup. Agar efektif, maka kita seharusnya berkomunikasi dengan pendekatan konstruktif, bukan destruktif. Meski tidak selalu mudah, komunikasi yang ‘membangun’ – baik dengan bos, dengan wakil kita, atau team member – akan menyegarkan mental yang diajak bicara, dan menyebarkan energi positif. Ini perlu digaris bawahi, karena energi positif itu menular. Komunikasi konstruktif membuat tim kerja kian kompak, dan ‘mengangkat’ orang lain, sehingga dalam jangka panjang orang merasa pekerjaannya lebih ringan dan menyenangkan.

Berdasarkan teori komunikasi, proses komunikasi adalah bagaimana komunikator (pembicara) menyampaikan pesan kepada komunikannya (pendengar), sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dan komunikatornya. Apabila tidak terjadi suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikator berarti kita gagal dalam komunikasi. Hal ini seringkali terjadi, sehingga muncul kesalahpahaman. Kadangkala kita berbicara, tetapi proses komunikasi tidak terjadi.

Agar komunikasi dapat berjalan secara efektif, kita perlu memahami tentang The 5 Inevitable Laws of Efffective Communication (5 Hukum Komunikasi Efektif). 5 hukum tersebut dikenal dengan sebutan REACH (Respect, Empathy, Audible, Clarity, Humble).

· Respect

Rasa hormat dan sikap menghargai merupakan hukum yang pertama dalam kita berkomunikasi dengan orang lain. Suatu komunikasi yang dibangun atas dasar sikap saling menghargai dan menghormati akan membangun kerjasama diantara orang-orang yang terlibat di dalamnya.

· Empathy

Empati adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain.

Seperti diutarakan Stephen Covey, Seek First to Understand - understand then be understood to build the skills of empathetic listening that inspires openness and trust. Inilah yang disebutnya dengan Komunikasi Empatik. Dengan memahami dan mendengar orang lain terlebih dahulu, kita dapat membangun keterbukaan dan kepercayaan yang kita perlukan dalam membangun kerjasama atau sinergi dengan orang lain. Sikap empati akan memampukan kita untuk dapat menyampaikan pesan (message) dengan cara dan sikap yang akan memudahkan penerima pesan (receiver) menerimanya.

· Audible

Audibel atau audible artinya dapat didengar atau dimengerti dengan baik. Jika empati berarti kita harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima umpan balik dengan baik, maka audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Hukum ini menyatakan bahwa pesan harus disampaikan melalui media atau delivery channel sedemikian hingga dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan. Hukum ini mengacu pada kemampuan kita untuk menggunakan berbagai media maupun perlengkapan atau alat bantu audio visual yang akan membantu kita agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik. Dalam komunikasi personal hal ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan.

· Clarity

Clarity adalah kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. Kesalahan penafsiran dapat menimbulkan berbagai dampak yang tidak diinginkan. Clarity juga dapat diartikan sebagai keterbukaan dan transparansi. Dalam berkomunikasi kita perlu mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan atau anggota tim kita. Karena tanpa keterbukaan akan timbul sikap saling curiga dan pada gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme kelompok atau tim kita.

· Humble

Humble artinya sikap rendah hati (bukan rendah diri). Sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum yang pertama, yaitu membangun rasa menghargai orang yang diberi pesan. Sikap rendah hati dapat dikatakan sebagai bentuk penghargaan komunikator terhadap komunikan sebagai penerima pesan.

Kunci komunikasi efektif bukan hanya tentang Menyampaikan dengan tepat, tetapi juga Mendengarkan dengan baik. Yang dimaksud di sini bukan hanya hearing, melainkan listening atau menyimak dengan penuh perhatian – yaitu ketika kita menunjukkan minat yang tulus terhadap apa yang disampaikan lawan bicara, dengan tujuan untuk mengerti. 5 Hukum Komunikasi Efektif sendiri mengusung prinsip Mendengarkan dalam setiap poinnya. Secara khusus Covey bahkan menaruh kemampuan untuk mendengarkan sebagai salah satu dari 7 kebiasaan manusia yang sangat efektif, yaitu kebiasaan untuk mengerti terlebih dahulu, baru dimengerti (Seek First To Understand, Then To Be Understood).

Kalau harus jujur, selama ini kita mungkin lebih sering mendengar ketimbang menyimak. Kita mendengarkan untuk memberi respon, untuk membalas, bukan untuk mengerti apa yang disampaikan. Sepertinya menyimak, tetapi sesungguhnya hanya mendengarkan secara selektif, hanya bagian tertentu dari percakapan, atau fokus hanya pada kata-kata yang dikatakan, tetapi kehilangan makna sepenuhnya. Kita menyaring segala sesuatu yang didengar melalui pengalaman hidup kita, kerangka acuan kita, mengukur dan membandingkan. Dan akibatnya, kita terlalu cepat memutuskan apa yang orang lain maksud sebelum dia selesai berkomunikasi. Ini yang disebut Covey sebagai autobiographically listening, yang menghambat Anda untuk mengerti. Ada empat respon yang biasanya ditunjukkan, sebagai akibat dari autobiographically listening.

· Evaluating (Mengevaluasi): menilai dan kemudian menyetujui atau tidak menyetujui

· Probing (Menyelidik): mengajukan pertanyaan dari kerangka acuan sendiri

· Advising (Menasihati): memberikan nasihat, saran, dan solusi untuk masalah

· Interpreting (Menafsirkan): menganalisis motif dan perilaku orang lain yang didasarkan pada pengalaman sendiri

Dengan menghindari empat respon autobiographically listening dan menerapkan 5 Hukum Komunikasi Efektif, kita dapat melatih keterampilan mendengarkan. Jangan lupa untuk mendukungnya dengan gestur yang tepat. Ingatlah bahwa cara Anda mengatakan sesuatu sama pentingnya dengan apa yang Anda katakan. Dan yang dimaksud dengan cara adalah bagaimana Anda mengirim “pesan” saat berbicara dengan orang lain. “Pesan” yang Anda sampaikan kepada lawan bicara tidak hanya berupa verbal, tetapi juga non verbal.

Penelitian yang dilakukan Profesor Albert Mehrabian yang telah dikutip berbagai seminar di berbagai belahan dunia mengemukakan bahwa hanya sekitar 7% komunikasi kita direpresentasikan oleh kata-kata (verbal) yang keluar dari mulut kita. Sementara, 93 persennya ditunjukkan oleh bahasa non verbal yang kita gunakan. 38% oleh intonasi suara (tone) kita, dan 55% ditentukan oleh bahasa tubuh (gesture) kita, seperti gerakan mata, postur atau sikap tubuh, dan ekspresi wajah. Diperkirakan bahwa manusia dapat menghasilkan lebih dari 650.000 sinyal non verbal. Itu sebabnya ahli komunikasi dan psikologi bisa dengan mudah menilai apakah seseorang sedang berbohong hanya dari bahasa (gestur) tubuhnya. Demikian pula dengan lawan bicara kita, yang dapat melihat apakah kita menghargai mereka, dengan terlihat sungguh-sungguh mendengarkan dan memperhatikan atau tidak.

Jika seorang leader mengucapkan kata “Yakin!”, tapi bahasa tubuhnya menunjukkan sikap berbeda, jangan salahkan bila yang diajak bicara – sang wakil, misalnya – menganggapnya sebagai “Ragu-ragu”. Jika Anda bilang “I’m listening” tetapi gestur Anda bahkan tidak menghadap pada lawan bicara, pun pandangan Anda tertuju ke arah lain, baiknya Anda usulkan saja sejak awal untuk mencari waktu lain berbincang.

Pendengar yang baik biasanya akan membiarkan orang lain bicara, dan tidak menjadi orang yang menguasai pembicaraan. Ia tahu bahwa apa yang disampaikan boleh jadi hanya menarik untuk diri sendiri, dan selalu memperhatikan tanda-tanda kebosanan pihak lain. Ia akan mengajukan pertanyaan agar dapat terlibat di dalam perbincangan. Biasanya juga pandai menciptakan suasana terbuka, agar lawan bicara merasa nyaman berbincang demi menghasilkan hubungan yang baik. Ia juga berusaha mengurangi jumlah interupsi yang terjadi. Demi memberikan perhatian penuh, orang-orang seperti itu bahkan seolah bersedia menyingkirkan meja antara dirinya dan lawan bicara, dan menghindari berkomunikasi di area sibuk agar bisa memelihara fokus kepada pembicara di depannya.

Salesman yang pandai biasanya aktif mendengarkan keinginan konsumen dan keluhan mereka secara serius. Mereka terlebih dahulu mengerti apa yang disampaikan, untuk memberikan hal yang tepat, dan mendapatkan loyalty dari para konsumennya. Sebagai leader, seharusnya Anda mampu melakukannya dengan lebih baik terhadap internal customer Anda.

Jika ingin menyelenggarakan training Komunikasi, silakan menghubungi kami di:

021 29578599 (Hunting)

021 29578602 (Hunting)

0821 1199 7750 (Mobile)

0813 8337 7577 (Mobile)

info@studilmu.com