Logo STUDILMU Career Advice
STUDILMU Career Advice - Seni Memfasilitasi Rapat Kerja dengan Post-it Kecil

Seni Memfasilitasi Rapat Kerja dengan Post-it Kecil


STUDILMU Users
by Studilmu Editor
Posted on Mar 26, 2019

 
Catatan post-it, apakah rekan-rekan Career Advice pernah mendengar benda mungil yang satu ini? Atau, mungkin rekan pembaca selalu menggunakannya setiap hari? Catatan post-it adalah selembar kertas kecil dengan potongan lem yang dapat direkatkan di punggungnya. Catatan mungil ini dapat menempelkan catatan pada dokumen dan permukaan lainnya seperti di atas kertas buku, dinding, papan, atau bahkan kulkas. Catatan post-it kecil juga sering dikenal sebagai catatan tempel. Maksudnya adalah catatan yang bisa ditempel pada suatu permukaan. 
 
Jika kita ulik dari sejarah post-it itu sendiri, David Lavenda dari Fast Company sudah lebih dulu menulis artikel yang luar biasa terkait sejarah penemuan ini sampai ke potensi catatan post-it untuk menjadi teknologi inovasi yang mematikan. Awalnya, penggunaan catatan post-it sebagai bookmark untuk memo. Seiring berkembangnya teknologi, mereka melakukan terobosan yang brilian dengan menjadikan catatan post-it sebagai alat inovasi dan kolaborasi. Kemajuan ini dibarengi seiring kemunculan alat-alat digital sejak penemuannya pada tahun 1980. 
 
Salah satu LSM atau Lembaga swadaya masyarakat di Pakistan, mulai melakukan suatu perubahan hebat dalam aktivitas rapat kerja mereka yaitu, dengan memfasilitasi anggota rapat kerja dengan catatan post-it kecil. 
 
Nah, perangkat apa yang digunakan sebagai fasilitasi Anda? Kami menggunakan spidol, post-it, kartu indeks, dan kertas flip chart. Eh tapi tunggu dulu? Kertas?? Yap, kami masih menggunakannya. Dan, kami tidak sendiri. Salah satu rekan kami dari perusahaan lain pun masih menggunakannya. Mereka membagikan perangkat fasilitasi dengan memindahkan link atau tautan ke dalam catatan post-it kecil sesuai warna favorit mereka. Sampai akhirnya, mereka sepakat bahwa catatan post-it kecil benar-benar layak untuk dijadikan alat kolaborasi. Bahkan, Tim brown sebagai salah satu Penulis dan CEO di sebuah perusahaan desain dan inovasi Ideo merekomendasikan catatan post-it kecil sebagai alat yang sangat sempurna untuk brainstorming. 
 
Pada suatu artikel menyebutkan bahwa catatan post-it kecil semakin berkembang menjadi alat inovasi dan platform brainstorming yang efektif, artikel tersebut juga menyebutkan bahwa 3M baru-baru ini telah membuat situs web ‘Post-it Note Collaboration’ atau kolaborasi dari catatan post-it kecil itu sendiri, dan ini merupakan buku resep untuk fasilitasi catatan post-it kecil. 
 
Situs yang dimaksud disini adalah sebuah organisasi yang terdiri dari tiga area proses yang berbeda, yaitu sebagai berikut: 
- Analisis Proses: Sama seperti namanya, proses ini membantu kita dalam menganalisis suatu proses atau masalah untuk menemukan cara yang efektif dalam menyederhanakan atau memahami masalah yang ada. 
- Perencanaan Proyek: Dalam perencanaan proyek ini terbagi menjadi dua metode yaitu, untuk perencanaan cepat dan proyek yang lebih rumit atau kompleks. 
- Brainstorm: Ini adalah metode untuk menghasilkan ide-ide baru yang cemerlang, yang mana gagasan tersebut dapat mengkombinasikan, menambah atau mengurangi poin-poin yang sudah ada sebelumnya. 
 
Isi dari situs tersebut menjadi kumpulan resep kecil yang sangat berguna bagi mereka yang ingin memfasilitasi dengan catatan post-it. Pada tahun 1997, David Straker juga menerbitkan tulisan yang menjelaskan tentang “Pemecahan Masalah Secara Cepat dengan Menggunakan Catatan Post-It Kecil” Namun, isi dari situs web 3M memberikan konten yang lebih rinci dengan petunjuk langkah demi langkah pada link atau tautan yang lebih luas, dan pastinya lebih berwarna. 
 
Saat Tim brown merekomendasikan catatan post-it sebagai alat yang sangat sempurna untuk brainstorming, ini mengingatkan saya pada teknik “kreativitas” seperti “pemecahan kreativitas” yang disampaikan oleh Michael Michalko. Selama ini mungkin kita hanya berpikir bahwa “kreativitas” hanya tentang menggambar sesuatu di atas kertas saja. Nyatanya, dengan menggunakan catatan post-it, ini akan membantu proses kolaborasi dalam kelompok agar berjalan lebih baik. 
 
Tidak hanya itu, ada juga beberapa buku terbaru yang menjelaskan tentang metode catatan post-it, termasuk Gamestorming oleh Dave Gray, Sunni Brown & James Macanufo dan Pertemuan Visual oleh David Sibbet.

Jadi, Apakah Digital Post-It Notes akan Menggantikan Kertas?
Saya adalah seorang pelatih yang sering memfasilitasi pelatihan di beberapa perusahaan. Saat saya mengadakan pelatihan, metode yang saya gunakan adalah alat dan bahan analog serta digital. Memang sih, beberapa rekan-rekan pelatih saya yang lain memilih untuk mengadakan pelatihan dengan menggunakan digital sepenuhnya. Meskipun begitu, tidak semua peserta pelatihan saya ingin melakukan latihan secara digital. Tetapi, saat saya mencoba dan berusaha untuk menerapkan pelatihan dengan metode digital, ini berhasil! Bahkan para peserta dapat menyesuaikan pelatihan dengan sangat baik.
 
Selain itu, ada juga beberapa aplikasi yang memungkinkan peserta pelatihan untuk menggunakan “catatan post-it secara virtual” saat pelatihan berlangsung. Sayangnya, metode ini tidak dirancang dengan baik untuk kolaborasi kelompok. Jadi, kurang tepat sasaran dengan tujuan yang ada. 
 
Beberapa bulan yang lalu, saya bersama rekan-rekan saya, Eugene Kim dan Dave Gray. Kami mendengarkan Google Hangout bersama-sama, yang mana ini membahas tentang “Apa yang dimaksud dengan pembelajaran dokumentasi?” jawabannya kita harus menggunakan “Hal Papan” atau Dashboard. Dave Gray mengatakan bahwa ini merupakan versi virtual dari kolaborasi kelompok yang difasilitasi dengan catatan post-it, dan seperti yang dave cantumkan di dalam bukunya yang berjudul Gamestorming, bahwa ini merupakan prototipe kertas untuk perangkat lunak.  
 
Dave memaparkan gambaran yang sangat menarik, yang mana kita dapat membawa semua poin-poin yang dihasilkan dari rapat tatap muka ke dalam online. Sebagai contoh, dengan menggunakan dashboard, kita semua memiliki kendali atas pengorganisasian dan membuat catatan pada catatan post-it. Positifnya? kita dapat melihat hasil kolaborasi dari catatan post-it tersebut.  
 
Perkembangan teknologi sangat membantu semua orang dalam hal dokumentasi. Alat digital benar-benar sangat mempermudah banyak orang dalam mendokumentasikan suatu hal yang sangat penting. Misalnya, kamera ponsel yang kita miliki sekarang. Dengan menggunakan kamera ponsel, kita dengan mudah dan cepat bisa mengabadikan poin-poin penting dalam pelatihan, presentasi dal lain-lain. Saya selalu mendokumentasikan hal-hal penting sebagai ingatan untuk para peserta dan pembelajaran bagi mereka. Tidak hanya itu, dokumentasi tersebut juga sangat berguna sebagai bahan ulasan untuk diri saya sendiri, seperti hal-hal penting di lokakarya, diskusi dan sebagainya. 
 
Jadi, bagaimana pendapat pembaca Career Advice mengenai catatan post-it kecil? Dan apakah rekan-rekan pembaca juga memikirkan hal yang sama bahwa catatan post-it kecil adalah aplikasi pembunuh inovasi? 
Featured Career Advices
2 Kunci Sukses Menjalankan Usaha Kecil

2 Kunci Sukses Menjalankan Usaha Kecil

Bagaimana Cara Keluar dari Rapat Kerja yang Tidak Penting?

Bagaimana Cara Keluar dari Rapat Kerja yang Tidak Penting?

4 Cara Mengatasi Kecanduan Gadget

4 Cara Mengatasi Kecanduan Gadget

6 Tips Merancang Agenda Rapat yang Efektif

6 Tips Merancang Agenda Rapat yang Efektif

CEO adalah Anda

CEO adalah Anda

4 Hal yang Dapat Dilakukan di Lingkungan Kerja Baru

4 Hal yang Dapat Dilakukan di Lingkungan Kerja Baru

9 Rahasia Sukses Memiliki Perjalanan Karier yang Hebat

9 Rahasia Sukses Memiliki Perjalanan Karier yang Hebat

5 Bidang Pekerjaan yang Dibutuhkan Saat Memulai Bisnis

5 Bidang Pekerjaan yang Dibutuhkan Saat Memulai Bisnis

10 Manfaat Kerjasama Tim

10 Manfaat Kerjasama Tim

3 Situasi Komunikasi yang Mengharuskan Kita Tutup Mulut

3 Situasi Komunikasi yang Mengharuskan Kita Tutup Mulut

 Ilmu Berkomunikasi dengan 5 Tipe Orang Menyebalkan

Ilmu Berkomunikasi dengan 5 Tipe Orang Menyebalkan

5 Langkah Membuat Rencana Pemasaran yang Luar Biasa

5 Langkah Membuat Rencana Pemasaran yang Luar Biasa

Perfeksionis Adalah Sifat yang Perlu Dihindari

Perfeksionis Adalah Sifat yang Perlu Dihindari

4 Kemampuan Manajerial yang Harus Dimiliki di Era Digital

4 Kemampuan Manajerial yang Harus Dimiliki di Era Digital

6 Prediksi tentang Lingkungan Kerja di Masa Depan

6 Prediksi tentang Lingkungan Kerja di Masa Depan

10 Fakta Rasa Bahagia dari Seluruh Dunia

10 Fakta Rasa Bahagia dari Seluruh Dunia

Pikirkan 7 Hal Ini Sebelum Membuat Fintech Startups

Pikirkan 7 Hal Ini Sebelum Membuat Fintech Startups

Ruang Co-Living Menjadi Inovasi Terbaru di Indonesia

Ruang Co-Living Menjadi Inovasi Terbaru di Indonesia

Pembahasan Politik di Lingkungan Kerja

Pembahasan Politik di Lingkungan Kerja

6 Cara Menghilangkan Rasa Malu

6 Cara Menghilangkan Rasa Malu

10 Sikap Negatif yang Dapat Mengganggu Kenyamanan Lingkungan Kerja

10 Sikap Negatif yang Dapat Mengganggu Kenyamanan Lingkungan Kerja

Bagaimana Mengubah Proses Pemasaran Produk Menjadi Lebih Baik?

Bagaimana Mengubah Proses Pemasaran Produk Menjadi Lebih Baik?

3 Tips untuk Merenovasi Strategi Bisnis

3 Tips untuk Merenovasi Strategi Bisnis

5 Latihan Kreativitas untuk Mencari Semangat Hidup

5 Latihan Kreativitas untuk Mencari Semangat Hidup

7 Aturan Penggunaan HP di Tempat Kerja

7 Aturan Penggunaan HP di Tempat Kerja

5 Cara Menjadi Versi Terbaik Diri Sendiri

5 Cara Menjadi Versi Terbaik Diri Sendiri

5 Pertanyaan Penting Sebelum Memutuskan Tujuan Karier

5 Pertanyaan Penting Sebelum Memutuskan Tujuan Karier

Kesederhanaan Adalah Sumber Kebahagiaan Hidup

Kesederhanaan Adalah Sumber Kebahagiaan Hidup

3 Cara Meningkatkan Fokus dan Menyegarkan Pikiran

3 Cara Meningkatkan Fokus dan Menyegarkan Pikiran

8 Ciri Tim yang Kreatif dan Inovatif

8 Ciri Tim yang Kreatif dan Inovatif