Menurut para ahli seperti, Biddle dan Thomas. Peran adalah serangkaian rumusan atau aturan yang membatasi perilaku individu yang diharapkan dari pemegang kedudukan tertentu. Sebagai contoh, peran seorang pemimpin adalah mendorong subordinatnya untuk terus termotivasi, mendorong perkembangan karyawan di masa depan, dan lain sebagainya. Tanggung jawab adalah kewajiban individu dalam menanggung sesuatu dan keadaan dimana individu memiliki kesadaran akan tingkah lakunya, baik itu dalam perbuatan yang disengaja maupun yang tidak disengaja. Lantas, apa yang dimaksud dengan peran dan tanggung jawab pemimpin rapat? Pemimpin rapat adalah leader, pemimpin atau ketua yang mengatur berjalannya suatu rapat atau pertemuan, biasanya mereka adalah orang-orang yang memimpin rapat kerja di setiap organisasi atau perusahaan. 

 

Peran dan tanggung jawab yang diemban oleh pemimpin rapat hampir sama dengan tugas ketua dalam organisasi, yaitu membimbing jalannya rapat agar berjalan dengan efektif. Sehingga, apa yang dibicarakan di dalam rapat tidak keluar dari alur topik yang semestinya menjadi fokus. Itulah mengapa peran pemimpin rapat sangatlah besar dan penting, karena fungsi pemimpin rapat adalah sebagai pengaman dan pengatur jalannya rapat. Dengan kata lain, memang tidak ada tugas pemimpin yang mudah di dunia ini. 

 

Tugas anggota organisasi sama seperti dengan tugas anggota rapat di dalam perusahaan. Mereka perlu memerhatikan rapat kerja dengan seksama, tidak melanggar aturan dasar yang berlaku di dalam rapat kerja dan ikut berpartisipasi aktif selama rapat kerja berlangsung. Misalnya, tidak menerima telepon saat rapat berlangsung dan ikut menyampaikan pendapat serta ide-ide cemerlang dalam suatu topik rapat kerja. 

 

Siapa sajakah yang bisa dipanggil sebagai pemimpin rapat? Pemimpin rapat adalah karyawan yang bertanggung jawab untuk merencanakan, mengatur, mengelola rincian dan mengundang atau mengajak semua peserta rapat untuk hadir di dalam rapat penting tersebut. Pemimpin rapat disebut juga sebagai kepala rapat atau pemimpin meeting. 

 

Secara tidak langsung, mereka adalah orang-orang yang bertanggung jawab untuk membuat rapat kerja menjadi lebih efektif. Mereka berperan sebagai pemimpin rapat dan memiliki tanggung jawab yang berlaku selama “sebelum, selama (rapat berlangsung) dan setelah rapat kerja berakhir” hanya untuk memastikan bahwa rapat kerja yang dilaksanakan sudah mencapai tujuan yang sukses sesuai yang diharapkan. 

 

Pemimpin rapat berperan sebagai pengendali kunci dalam keberhasilan rapat kerja. Itulah mengapa setiap karyawan yang ditunjuk sebagai pemimpin rapat adalah orang-orang yang memiliki peranan sangat penting. Selain itu, dalam beberapa pertemuan bisa saja pemimpin rapatnya adalah kepala departemen, ketua tim (team leader) atau para karyawan yang ditunjuk langsung oleh manajemen senior. Biasanya, karyawan-karyawan yang dipilih adalah mereka yang memiliki keterampilan kepemimpinan yang baik, sehingga cocok untuk memiliki peranan sebagai manajer atau pemimpin. 

 

Meskipun karyawan yang menjadi pemimpin rapat biasanya ditunjuk langsung oleh manajemen senior, namun kita juga bisa membuat keputusan untuk memutar peran kepemimpinan ini agar semua anggota rapat bisa merasakan bagaimana rasanya menjadi pemimpin rapat. Dengan cara ini, seluruh anggota tim dapat mengembangkan keterampilan kepemimpinan mereka, terutama menjadi pemimpin rapat yang baik dan berhasil dalam menciptakan pertemuan penting yang efektif. 

Berikut ini adalah daftar peran dan tanggung jawab yang dimiliki seorang pemimpin rapat. 

 

Tanggung Jawab Pemimpin Rapat

- Mengikuti prosedur atau aturan dasar yang berlaku di dalam rapat kerja adalah tanggung jawab utama pemimpin rapat. 

- Menentukan tugas dan tujuan-tujuan yang harus dicapai dari rapat kerja tersebut. 

- Membuat keputusan, apakah melalui rapat kerja kita dapat meraih tujuan-tujuan yang diinginkan tersebut. Dengan kata lain, apakah rapat kerja ini diperlukan atau tidak perlu diadakan rapat kerja sama sekali? 

- Menetapkan tanggal, waktu dan lokasi yang akan digunakan untuk rapat kerja. 

- Menetapkan nama-nama anggota rapat yang perlu membantu pemimpin rapat dalam merencanakan rapat kerja. 

- Menyusun rapat pra-kerja seperti membaca informasi-informasi penting yang relevan dengan topik rapat kerja atau membaca notulen dari rapat kerja sebelumnya yang masih berkaitan. 

- Mengundang peserta rapat dan mendistribusikan tugas atau pekerjaan yang relevan dengan rapat kerja. 

- Menentukan agenda rapat yang mana semua agenda rapat ini HARUS diselesaikan atau disampaikan pada rapat kerja tersebut, sehingga penggunaan waktu dalam rapat kerja menjadi sangat efektif. 

- Memastikan bahwa selama rapat kerja berlangsung ada alat perekam yang aktif dinyalakan atau seorang notulen yang mendokumentasikan segala proses, komitmen, rencana tindakan atau keputusan yang telah disepakati di dalam rapat kerja. Selain itu, jangan lupa untuk menentukan satu orang sebagai pencatat waktu (timer). 

- Berusaha untuk melakukan small talk atau obrolan ringan dengan seluruh anggota rapat, sehingga rapat kerja tidak berjalan dalam kondisi yang “dingin” atau awkward. 

Selain itu, pemimpin rapat juga perlu menciptakan kondisi rapat yang nyaman sehingga semua anggota rapat bisa berkomunikasi antara satu sama lain dengan baik. 

- Membuat suasana rapat menjadi lebih menyenangkan dengan menyisipkan sedikit humor yang lucu, namun tetap sopan. 

- Tiba di dalam ruangan rapat kerja lebih awal (jika memungkinkan 10-15 sebelum rapat dimulai agar dapat menyiapkan segala hal yang perlu dipersiapkan). 

- Memastikan bahwa setiap anggota rapat mengetahui dan memahami tugas dan kewajiban mereka masing-masing setelah rapat kerja berakhir. 

- Merencanakan agenda rapat berikutnya. 

- Memastikan bahwa tindakan, komitmen dan keputusan yang sudah disepakati dalam rapat akan dijalankan oleh seluruh anggota rapat. 

- Menawarkan bantuan jika ada anggota rapat yang masih belum memahami hasil rapat. 

Dari semua tanggung jawab di atas, pemimpin rapat memiliki peran yang berkaitan dengan komunikasi, pelaporan dan kinerja tim yang kuat. Setiap anggota tim yang bersifat lintas fungsi atau berasal dari departemen lain, mereka memiliki kewajiban untuk selalu mengupdate informasi-informasi penting kepada departemen lain tentang kegiatan dan kemajuan (progress) yang dimiliki timnya semenjak rapat kerja terakhir berlangsung. Para peserta rapat lintas fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencari masukan dari rekan-rekan kerjanya lainnya, yang mungkin tidak dapat hadir dalam rapat kerja tersebut. Yap, karena tidak semua karyawan dapat menghadiri setiap rapat kerja yang diadakan, bukan? 

 

Dalam hal ini, pemimpin rapat memiliki tanggung jawab tambahan untuk membuat manajer senior tetap terlibat dan mendapatkan informasi melalui komunikasi serta umpan balik yang diberikan secara efektif. Apabila ada satu atau beberapa peserta rapat yang tidak memberikan performa secara efektif, maka pemimpin rapat memiliki peranan yang kuat untuk memperbaiki teknik kepemimpinannya dalam memimpin rapat kerja. 

 

Seorang pemimpin rapat memang tidak bisa menjamin bahwa suatu proyek dari keputusan rapat akan berjalan dengan baik dan sukses, namun pemimpin rapat harus memastikan bahwa seluruh anggota rapat memberikan kontribusi yang maksimal terhadap proyek tersebut. 

 

Itulah peran dan tanggung jawab yang dimiliki oleh pemimpin rapat agar rapat kerja yang berlangsung dapat berjalan dengan efektif dan memberikan hasil yang terbaik. Bagi semua rekan-rekan Career Advice yang akan menjadi pemimpin rapat di pertemuan kerja selanjutnya, selamat bekerja dan selamat menjalankan peran dan tanggung jawab Anda ya.