Manajemen Pembelian
By STUDiLMU Editor
5. Mencapai koordinasi yang dekat dengan departemen lain
Pembelian adalah aktivitas yang berdampak pada berfungsinya banyak departemen lain di perusahaan. Jadi, manajemen pembelian bertujuan untuk mencapai koordinasi yang lancar dengan semua departemen terkait dan personelnya. Hal ini untuk memastikan kegiatan operasi berjalan tepat waktu dan lancar. Beberapa departemen yang terlibat langsung dengan fungsi pembelian di antaranya:
a. Departemen produksi
Departemen produksi merupakan departemen utama yang meminta barang untuk dibeli. Departemen ini akan membuat permintaan pembelian untuk item dan spesifikasi rinci, kualitas, dan kuantitas produk yang dibutuhkan.
b. Departemen teknik
Departemen teknik bertanggung jawab atas mesin dan peralatan yang digunakan di perusahaan. Karena produksi barang tergantung pada mesin, departemen ini memiliki peranan penting dalam perusahaan. Departemen teknik harus bekerja sama dengan fungsi manajemen pembelian untuk memesan peralatan baru yang diperlukan dan untuk suku cadang dan layanan yang diperlukan untuk menjaga peralatan yang ada dalam kondisi baik.
c. Departemen pemasaran
Departemen pemasaran bertugas mengiklankan keunggulan dan manfaat produk yang dijual oleh perusahaan. Untuk itu. Penting bagi bagian pemasaran untuk memperhatikan detail sebenarnya dari bahan yang digunakan sehingga mereka dapat beriklan sesuai dengan spesifikasi dan kualitas barang.
d. Departemen keuangan
Pembelian melibatkan pembayaran barang. Jadi, bagian keuangan harus bekerja sama dengan departemen pembelian untuk menggunakan dana perusahaan guna mendapatkan barang-barang yang diperlukan, mengumpulkan uang, mendapatkan harga terbaik, dan merencanakan aspek keuangan pembelian. Departemen pembelian harus menegosiasikan persyaratan pembayaran yang dapat disetujui oleh departemen keuangan. Kedua departemen perlu bekerja sama untuk memenuhi kewajiban pembayaran perusahaan kepada vendor-nya secara tepat waktu.
e. Departemen sumber daya manusia
Pembelian adalah fungsi yang sangat berorientasi pada orang. Pemasok dan perusahaan vendor diwakili oleh orang-orang yang bernegosiasi dengan personel di departemen pembelian. Sangat penting untuk staf departemen pembelian memiliki keterampilan yang relevan. Departemen sumber daya manusia juga harus mendukung fungsi manajemen pembelian dalam pelatihan berkelanjutan dan pengembangan keterampilan orang-orang departemen pembelian.
6. Pemeliharaan catatan dan pelaporan manajemen yang efisien
Pembelian melibatkan banyak dokumen dan pencatatan. Pencatatan yang sempurna dan akurat mencegah penyimpangan, salah urus, dan penipuan dalam fungsi pembelian. Catatan yang akurat, terkini, dan mudah dipahami membantu manajemen mengawasi dengan cermat aktivitas pembelian. Laporan reguler yang mudah dipahami harus menjadi bagian dari proses pembelian.
Siklus Pembelian
Siklus pembelian merupakan serangkaian langkah atau proses yang dilalui perusahaan sebelum melakukan pembelian. Berikut ini merupakan siklus pembelian:
1. Identifikasi kebutuhan
Perusahaan perlu mengidentifikasi barang atau jasa yang mereka butuhkan. Ini bisa berupa barang yang diperlukan untuk siklus produksi, barang untuk dijual kembali, perlengkapan kantor, perlengkapan pemeliharaan, atau barang untuk kebutuhan lainnya.
2. Verifikasi dan persyaratan
Setelah kebutuhan akan barang atau layanan diidentifikasi, perusahaan juga perlu mencantumkan spesifikasi rinci dan jumlah kebutuhan.
3. Permintaan pembeliaan
Hal ini meliputi kegiatan membuat dokumen formal yang merinci item yang diperlukan, spesifikasi, tujuan, dan kuantitas barang, yang kemudian dikirimkan sebagai permintaan pembelian.
4. Persetujuan pembelian
Bisnis biasanya memiliki sistem check and balance di mana orang tertentu, biasanya manajer memiliki wewenang untuk meninjau permintaan pembelian dan memutuskan apakah akan menyetujuinya atau tidak. Jika orang tersebut menganggap bahwa perusahaan dapat beroperasi tanpa barang yang diminta, maka permintaan pembelian dapat ditolak. Jika disetujui, pesanan akan akan diproses.
5. Identifikasi pemasok
Sebagian besar perusahaan menyimpan daftar pemasok yang telah disetujui sebelumnya yang mereka pesan secara berkelanjutan. Jika tidak ada, Anda perlu mencari pemasok terbaik untuk melakukan pemesanan.
6. Pasokan
Barang yang dibeli dipasok sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati beserta faktur pembelian.
7. Pembayaran
Setelah melakukan verifikasi silang terhadap pesanan pembelian, faktur pemasok, dan barang yang dikirim, pembayaran dilakukan kepada pemasok.
8. Penyimpanan catatan
Catatan perusahaan diperbarui dengan informasi akuntansi dan inventaris. Jika seluruh siklus pembelian dilakukan menggunakan perangkat lunak manajemen bisnis, perangkat lunak tersebut sudah memiliki detail pembelian yang dilakukan.
Itulah beberapa hal yang perlu Anda ketahui mengenai manajemen pembelian. Dengan mengelola proses pembelian yang terjadi di dalam perusahaan Anda, maka Anda akan dapat melakukan penghematan biaya dengan memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dalam operasi bisnis perusahaan Anda dengan kualitas yang tinggi dan biaya yang terjangkau.
Sumber:
https://tallysolutions.com/business-guides/what-is-purchase-management/
https://www.unleashedsoftware.com/blog/purchase-management-matter
Featured Career Advice
-
E-learning
Pelatihan Berkualitas, Beragam, dan Mudah dipelajari Bersama STUDiLMU
-
E-learning
Intip STUDiLMU sebagai Lembaga Pelatihan di Prakerja, Yuk!
-
E-learning
Apa Kata Mereka tentang Pelatihan Prakerja di STUDiLMU
-
Tips of Management
Penyebab Gagalnya Onboarding Karyawan
-
Leadership
Perubahan dan Strategi untuk Agile Leadership di Era yang Terus Berubah
-
Leadership
Prinsip-Prinsip Agile Leadership
-
Communication
Microsoft Teams untuk Berkolaborasi Digital
-
Communication
Melakukan Rapat Virtual dengan Microsoft Teams
-
Tips of Management
Tips menjalin relasi dengan banyak orang di LinkedIn Group
-
Tips of Management
Ide Konten yang Menginspirasi untuk Halaman LinkedIn Anda
-
Tips of Management
Tips Membuat Artikel di LinkedIn
-
Tips of Management
Optimalisasi Kinerja Komputer/Laptop dengan Defragment dan Clear Temp Folders
-
Productivity
Strategi yang Tepat untuk Pengambilan Barang (Picking) di Warehouse
-
Productivity
Proses-Proses dalam Warehouse Management
-
Productivity
Mengoptimalkan Fungsi Warehouse
-
Productivity
Mengenal Warehouse Management System
-
Productivity
Jenis-Jenis Warehouse
-
Mindset
Karakteristik Budaya Kerja Jepang
-
Tips of Management
Sukses Berjualan di TikTok Shop
-
Tips of Management
10 Ide Konten TikTok Menarik
-
Marketing & Sales
Jenis-Jenis Struktur Pembelian
-
Tips of Management
Memilih Supplier yang Tepat dalam Manajemen Pembelian
-
Tips of Management
Manajemen Pembelian
-
E-learning
Pelatihan Tatap Muka Vs E-learning: Peran HR yang Makin Krusial di Era Digital
-
E-learning
Mengapa Online Learning merupakan The Future of Education
-
Innovation
Dunia Telah Berubah ke Arah Digital
-
Tips of Management
Memaksimalkan Pengembangan Karyawan Dengan Menggunakan Metode Online
-
Tips of Management
Kunci Sukses dalam Menjalankan Bisnis
-
Self Improvement
Apa itu Ketajaman Bisnis (Business Acumen)?
-
Productivity
Mengoptimalkan Kinerja Laptop Untuk Bekerja Lebih Produktif
-
Marketing & Sales
SPIN Selling sebagai Senjata Penjualan B2B yang Efektif
-
Marketing & Sales
Memilih Metode Penjualan yang Tepat
-
Productivity
Menyajikan Data Secara Visual Agar Lebih Mudah Dipahami
-
Self Improvement
Menerima Umpan Balik (Feedback)
-
Self Improvement
Analisis Persoalan Potensial
-
Self Improvement
Tindakan Pencegahan (Preventive Action)
-
Self Improvement
Rencana Darurat (Contingency Plan)
-
Self Improvement
Pentingnya Membangun Kesan Pertama (First Impression) yang Baik
-
Productivity
Musik Meningkatkan Produktivitas
-
Productivity
Rutinitas Pagi Pekerja Sukses
-
E-learning
Dampak Perkembangan Gadget di Kehidupan Manusia
-
Productivity
Meningkatkan Produktivitas dengan Teknik Pomodoro
-
Tips of Management
Membuat Laporan dengan Efektif Menggunakan Pivot Table
-
E-learning
Tipe-tipe Kecerdasan Manusia
-
E-learning
Meningkatkan Daya Ingat
-
E-learning
Menciptakan Suasana yang Nyaman dalam Belajar
-
E-learning
Meningkatkan Kecepatan Belajar dengan Meningkatkan Fokus
-
E-learning
Musik Memperkuat Konsentrasi dan Fokus
-
E-learning
Pentingnya Mindset untuk Membangun Sukses
-
Tips of Management
Memahami Supply Chain Management
-
Communication
Presentasi Dengan Menggunakan Teknik Storytelling
-
Communication
Fungsi dan Manfaat dari Storytelling dalam Komunikasi
-
Communication
Apa Itu Storytelling
-
E-learning
Mengenal Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
-
Tips of Management
7 Langkah Mudah Membuat Mind Map
-
Tips of Management
Mengenal Jenis-Jenis Mind Map
-
Tips of Management
Permudah Pekerjaan Anda dengan Mind Map
-
E-learning
Etika di dalam Kegiatan Belajar-mengajar Melalui Zoom yang Harus Anda Ketahui!
-
E-learning
Fitur-fitur Zoom untuk Pembelajaran Menjadi Lebih Menarik!
-
Generation Millenials & Z
Membuat Lingkungan Kerja yang Baik untuk Generasi Millenial dan Gen Z