
Communication
6 Etika Penulisan Email di Tempat Kerja
By STUDiLMU Editor
Halo rekan pembaca, selain memiliki etika dalam perilaku dan ucapan, kita juga harus memiliki etika penulisan email di tempat kerja. Email adalah bagian yang tidak dapat dipisahkan dalam pekerjaan kita masing-masing. Sebagai profesional, email adalah alat surat-menyurat yang kita gunakan. Kita mengirim email kepada bos, rekan kerja, klien, vendor bahkan calon klien. Nah, tentu saja, ada beberapa aturan yang perlu diperhatikan. Berikut adalah 6 aturan penulisan email di tempat kerja yang perlu diikuti, sehingga dapat menunjukkan bahwa kita memiliki etika yang baik dalam surat-menyurat.
1. Perhatikan kesopanan dalam email yang dikirim.
Terkadang, kita memiliki hal yang mendesak dan harus diselesaikan dengan cepat. Ini membuat kita ingin mengirim email secepatnya dan melanjutkan pekerjaan yang lain. Nah, pastikan kita tidak melupakan norma kesopanan dalam mengirim email ya, rekan pembaca. Perhatikan lagi email tersebut sebelum dikirim. Sudahkah kita menggunakan kata ‘tolong’ atau ‘terimakasih’ dalam email tersebut?
Lalu, ketika mengirimkan email kepada orang yang belum dikenal, kita harus mengirim email dengan ketentuan yang formal. Gunakan sapaan yang sopan dan nama penerima, misalnya "Dear Bapak Joko atau Dear Ibu Shanny". Jangan sampai kita menyebut nama mereka secara langsung ya, rekan pembaca.
2. Perhatikan nada bahasa yang digunakan.
Sekalipun email berbentuk tulisan, orang lain dapat membaca nada suara kita dalam tulisan tersebut dan akan memengaruhi respon si penerima. Pastinya, kita ingin selalu terlihat sebagai orang yang penuh hormat dan ramah, bukan? Nah, ada baiknya jika kita membaca kembali email yang dibuat sebelum mengirimkannya. Adakah bahasa yang menunjukkan ketidakramahan dan ketidakhormatan kita dalam email tersebut? JIka ada, temukan kata pengganti yang lebih tepat digunakan. Dengan begitu, penerima akan melihat bahwa kita menggunakan nada bahasa yang ramah.
Hal lain yang perlu diperhatikan adalah penggunaan emoji. Jika kita mengirimkan email kepada rekan kerja yang dekat dan akrab, penggunaan emoji sangat diperbolehkan. Namun, untuk penerima yang belum dikenal, tidak memiliki hubungan dekat ataupun calon pelanggan, jangan sampai kita menggunakan emoji ya, rekan pembaca. Emoji memberikan kesan yang tidak formal atau main-main.
Pastikan juga bahwa kita menggunakan huruf kapital yang seharusnya. Penggunaan huruf kapital yang terlalu banyak dan sering menandakan bahwa kita seolah-olah sedang berteriak. Wah, tentu saja ini akan menyinggung si penerima. Jadi, periksa kembali penggunaan huruf kapital dalam email yang kita buat.
3. Buat email yang ringkas dan jelas.
Kesibukan membuat orang lain tidak ingin menghabiskan waktu untuk membaca email selama berjam-jam. Agar tidak mengganggu kesibukan orang lain, pastikan bahwa kita mengirimkan email yang ringkas, jelas dan mudah dimengerti. Pastikan juga bahwa tidak ada informasi yang tertinggal agar tidak perlu mengirimkan email lagi secara terpisah. Dengan begitu, penerima dapat membaca dan mengerti email yang dikirimkan dengan jelas tanpa harus membuang-buang waktu untuk memahami isi email tersebut.
4. Hindari penggunaan kata yang disingkat.
Sekalipun kita ingin menghemat waktu, hindari menggunakan kata-kata yang disingkat saat mengirimkan email yang menyangkut kehidupan profesional. Penyingkatan kata hanya diperbolehkan saat kita mengirimkan email terhadap teman, misalnya menyingkat kata “saya” menjadi “sy” atau kata “yang” menjadi “yg.” Jadi, jangan sampai kita menyingkat kata saat mengirimkan email dalam hubungan profesional ya, rekan pembaca. Namun, jika penerima adalah klien yang sudah sangat akrab dan dekat dengan kita, menggunakan kata yang disingkat sah-sah saja.
5. Gunakan alamat email yang digunakan dalam urusan profesional.
Gunakan email kantor jika akan terhubung dengan urusan-urusan bisnis dan jangan gunakan email tersebut untuk mengirimkan hal-hal yang tidak terkait dengan pekerjaan, misalnya saat kita ingin melamar kerja di tempat lain. Gunakan alamat email pribadi jika ingin melamar pekerjaan di tempat lain. Pastikan bahwa kita memiliki dua alamat email ya, satu alamat email yang digunakan untuk kehidupan profesional dan satu alamat email untuk keperluan pribadi. Pastikan juga bahwa kita menggunakan nama yang jelas dan bukan nama-nama yang menunjukan ketidakprofesionalan kita ya, rekan pembaca.
6. Perhatikan ejaan dan tata bahasa yang digunakan.
Sesibuk-sibuknya kita, ejaan dan tata bahasa adalah hal yang tidak boleh diabaikan. Ejaan dan tata bahasa merupakan hal yang kritikal dalam penulisan email. Pastikan bahwa kita telah menggunakan pilihan kata yang tepat, ejaan yang benar (khususnya penulisan nama orang atau perusahaan) dan tata bahasa yang benar. Jangan sampai ada kesalahan ketik di dalamnya, ya. Tentu kita tidak ingin dicap sebagai orang yang tidak profesional hanya karena ada kesalahan ejaan dalam email yang dikirimkan, bukan? Jadi, pastikan bahwa kita telah memeriksa kembali sebelum email tersebut dikirimkan.
Itulah 6 aturan penulisan email di tempat kerja. Etika penulisan email di tempat kerja seringkali tidak terlalu diperhatikan. Etika penulisan email ini memiliki pengaruh dalam kehidupan professional yang kita miliki. Jika tidak memerhatikan etika penulisan email, kita akan terlihat sebagai orang yang tidak profesional. Pastikan juga bahwa rekan pembaca selalu memerhatikan 6 aturan ini ya.
Featured Career Advice
-
Tips of Management
Membuat Laporan dengan Efektif Menggunakan Pivot Table
-
E-learning
Tipe-tipe Kecerdasan Manusia
-
E-learning
Meningkatkan Daya Ingat
-
E-learning
Menciptakan Suasana yang Nyaman dalam Belajar
-
E-learning
Meningkatkan Kecepatan Belajar dengan Meningkatkan Fokus
-
E-learning
Musik Memperkuat Konsentrasi dan Fokus
-
E-learning
Pentingnya Mindset untuk Membangun Sukses
-
Tips of Management
Memahami Supply Chain Management
-
Communication
Presentasi Dengan Menggunakan Teknik Storytelling
-
Communication
Fungsi dan Manfaat dari Storytelling dalam Komunikasi
-
Communication
Apa Itu Storytelling
-
E-learning
Mengenal Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
-
Tips of Management
7 Langkah Mudah Membuat Mind Map
-
Tips of Management
Mengenal Jenis-Jenis Mind Map
-
Tips of Management
Permudah Pekerjaan Anda dengan Mind Map
-
E-learning
Etika di dalam Kegiatan Belajar-mengajar Melalui Zoom yang Harus Anda Ketahui!
-
E-learning
Fitur-fitur Zoom untuk Pembelajaran Menjadi Lebih Menarik!
-
Generation Millenials & Z
Membuat Lingkungan Kerja yang Baik untuk Generasi Millenial dan Gen Z
-
Generation Millenials & Z
Berbagai Generasi di Tempat Kerja
-
Generation Millenials & Z
Menciptakan Keceriaan Lintas Generasi di Tempat Kerja
-
Generation Millenials & Z
Menghadapi Generation Gap di Lingkungan Kerja
-
Emotional Intelligence
Menghadapi Tipe Orang Negatif di Lingkungan Kerja
-
Emotional Intelligence
Mengenal Tipe Orang yang Sulit, Si Tank.
-
Emotional Intelligence
Tips Menghadapi Tipe Orang yang Sulit
-
Happiness
Kekuatan Membantu Sesama dan Bersedekah dalam Dunia Bisnis
-
Self Improvement
Manfaat Koneksi Sosial Dalam Dunia Kerja
-
Self Improvement
Pikiran Positif dan Tingkat Stres
-
Self Improvement
Optimisme, Melihat Hal Baik di Berbagai Kendala
-
Teamwork & Collaboration
Membangun Koneksi dengan Rekan Kerja
-
Self Improvement
Meningkatkan Toleransi Terhadap Stres
-
Self Improvement
Memiliki Ketangguhan Hidup (Resiliensi)
-
Productivity
Kegiatan Sosial Secara Online yang Seru!
-
Tips of Management
Metode Stratifikasi, Cara Mudah untuk Mengklasifikasikan Berbagai Data
-
Tips of Management
Mengenal PICA (Problem Identification and Corrective Action) dalam Pemecahan Masalah
-
Tips of Management
Mengenal Diagram Pareto
-
Customer Service
Pentingnya menjaga Hubungan Baik dengan Pelanggan
-
Customer Service
Meningkatkan Loyalitas Pelanggan dengan Service Excellent
-
Customer Service
Cara untuk Memahami Kebutuhan Pelanggan
-
Customer Service
Cara Terbaik untuk Menangani Keluhan Pelanggan
-
Customer Service
Pentingnya Seorang Customer Service Dapat Mematuhi Penjanjian Dengan Pelanggan
-
Marketing & Sales
Mengenal Aktivitas dan Fungsi Tenaga Penjual Ritel
-
Teamwork & Collaboration
Mendesain Proses Hiring yang Berbeda
-
Leadership
Memimpin Secara Virtual
-
Tips of Management
Investasi yang Sebaiknya Dimiliki Oleh Karyawan
-
Emotional Intelligence
Mindfulness Dalam Kerja
-
Teamwork & Collaboration
Melakukan Kolaborasi Secara Virtual
-
Marketing & Sales
Fitur Live Streaming Sebagai Strategi Sosial Media Marketing
-
Productivity
Aktivitas untuk Mengatasi Kebosanan di Kantor
-
Leadership
Melakukan Delegasi Dalam Bekerja
-
Leadership
Perbedaan Bos dan Leader
-
Enterpreneurship
Mengenal dan Membuat Laporan Keuangan Sederhana
-
Enterpreneurship
Mengenal 6 Tipe Pelanggan Sulit
-
Self Improvement
Keseimbangan Untuk Ibu Bekerja
-
Self Improvement
Berpenampilan Profesional Saat Work From Home
-
Coaching
Sukses Menjadi Staff Admin
-
Marketing & Sales
Mengenal Marketing B2P, Pemasaran dengan Karakteristik Individu
-
Happiness
Quality Time dengan Pasangan yang Sibuk Bekerja? Bisa!
-
Productivity
Time Blocking, Meningkatkan Produktivitas dengan Manajemen Waktu
-
Productivity
Work From Home, Mengenal Budaya Kerja Baru
-
Tips of Management
Perencanaan Kerja di Tahun yang Baru