Halo rekan pembaca, selain memiliki etika dalam perilaku dan ucapan, kita juga harus memiliki etika penulisan email di tempat kerja. Email adalah bagian yang tidak dapat dipisahkan dalam pekerjaan kita masing-masing. Sebagai profesional, email adalah alat surat-menyurat yang kita gunakan. Kita mengirim email kepada bos, rekan kerja, klien, vendor bahkan calon klien. Nah, tentu saja, ada beberapa aturan yang perlu diperhatikan. Berikut adalah 6 aturan penulisan email di tempat kerja yang perlu diikuti, sehingga dapat menunjukkan bahwa kita memiliki
etika yang baik dalam surat-menyurat.
1. Perhatikan kesopanan dalam email yang dikirim.
Terkadang, kita memiliki hal yang mendesak dan harus diselesaikan dengan cepat. Ini membuat kita ingin mengirim email secepatnya dan melanjutkan pekerjaan yang lain. Nah, pastikan kita tidak melupakan norma kesopanan dalam mengirim email ya, rekan pembaca. Perhatikan lagi email tersebut sebelum dikirim. Sudahkah kita menggunakan kata ‘tolong’ atau ‘terimakasih’ dalam email tersebut?
Lalu, ketika mengirimkan email kepada orang yang belum dikenal, kita harus mengirim email dengan ketentuan yang formal. Gunakan sapaan yang sopan dan nama penerima, misalnya "Dear Bapak Joko atau Dear Ibu Shanny". Jangan sampai kita menyebut nama mereka secara langsung ya, rekan pembaca.
2. Perhatikan nada bahasa yang digunakan.
Sekalipun email berbentuk tulisan, orang lain dapat membaca nada suara kita dalam tulisan tersebut dan akan memengaruhi respon si penerima. Pastinya, kita ingin selalu terlihat sebagai orang yang penuh hormat dan ramah, bukan? Nah, ada baiknya jika kita membaca kembali email yang dibuat sebelum mengirimkannya. Adakah bahasa yang menunjukkan ketidakramahan dan ketidakhormatan kita dalam email tersebut? JIka ada, temukan kata pengganti yang lebih tepat digunakan. Dengan begitu, penerima akan melihat bahwa kita menggunakan nada bahasa yang ramah.
Hal lain yang perlu diperhatikan adalah penggunaan emoji. Jika kita mengirimkan email kepada rekan kerja yang dekat dan akrab, penggunaan emoji sangat diperbolehkan. Namun, untuk penerima yang belum dikenal, tidak memiliki hubungan dekat ataupun calon pelanggan, jangan sampai kita menggunakan emoji ya, rekan pembaca. Emoji memberikan kesan yang tidak formal atau main-main.
Pastikan juga bahwa kita menggunakan huruf kapital yang seharusnya. Penggunaan huruf kapital yang terlalu banyak dan sering menandakan bahwa kita seolah-olah sedang berteriak. Wah, tentu saja ini akan menyinggung si penerima. Jadi, periksa kembali penggunaan huruf kapital dalam email yang kita buat.
3. Buat email yang ringkas dan jelas.
Kesibukan membuat orang lain tidak ingin
menghabiskan waktu untuk membaca email selama berjam-jam. Agar tidak mengganggu kesibukan orang lain, pastikan bahwa kita mengirimkan email yang ringkas, jelas dan mudah dimengerti. Pastikan juga bahwa tidak ada informasi yang tertinggal agar tidak perlu mengirimkan email lagi secara terpisah. Dengan begitu, penerima dapat membaca dan mengerti email yang dikirimkan dengan jelas tanpa harus membuang-buang waktu untuk memahami isi email tersebut.
4. Hindari penggunaan kata yang disingkat.
Sekalipun kita ingin menghemat waktu, hindari menggunakan kata-kata yang disingkat saat mengirimkan email yang menyangkut kehidupan profesional. Penyingkatan kata hanya diperbolehkan saat kita mengirimkan email terhadap teman, misalnya menyingkat kata “saya” menjadi “sy” atau kata “yang” menjadi “yg.” Jadi, jangan sampai kita menyingkat kata saat mengirimkan email dalam hubungan profesional ya, rekan pembaca. Namun, jika penerima adalah klien yang sudah sangat akrab dan dekat dengan kita, menggunakan kata yang disingkat sah-sah saja.
5. Gunakan alamat email yang digunakan dalam urusan profesional.
Gunakan email kantor jika akan terhubung dengan urusan-urusan bisnis dan jangan gunakan email tersebut untuk mengirimkan hal-hal yang tidak terkait dengan pekerjaan, misalnya saat kita ingin melamar kerja di tempat lain. Gunakan alamat email pribadi jika ingin
melamar pekerjaan di tempat lain. Pastikan bahwa kita memiliki dua alamat email ya, satu alamat email yang digunakan untuk kehidupan profesional dan satu alamat email untuk keperluan pribadi. Pastikan juga bahwa kita menggunakan nama yang jelas dan bukan nama-nama yang menunjukan ketidakprofesionalan kita ya, rekan pembaca.
6. Perhatikan ejaan dan tata bahasa yang digunakan.
Sesibuk-sibuknya kita, ejaan dan tata bahasa adalah hal yang tidak boleh diabaikan. Ejaan dan tata bahasa merupakan hal yang kritikal dalam penulisan email. Pastikan bahwa kita telah menggunakan pilihan kata yang tepat, ejaan yang benar (khususnya penulisan nama orang atau perusahaan) dan tata bahasa yang benar. Jangan sampai ada kesalahan ketik di dalamnya, ya. Tentu kita tidak ingin dicap sebagai orang yang tidak profesional hanya karena ada kesalahan ejaan dalam email yang dikirimkan, bukan? Jadi, pastikan bahwa kita telah memeriksa kembali sebelum email tersebut dikirimkan.
Itulah 6 aturan penulisan email di tempat kerja. Etika penulisan email di tempat kerja seringkali tidak terlalu diperhatikan. Etika penulisan email ini memiliki pengaruh dalam kehidupan professional yang kita miliki. Jika tidak memerhatikan etika penulisan email, kita akan terlihat sebagai orang yang tidak profesional. Pastikan juga bahwa rekan pembaca selalu memerhatikan 6 aturan ini ya.
