Logo STUDILMU Career Advice
STUDILMU Career Advice - 6 Etika Penulisan Email di Tempat Kerja

6 Etika Penulisan Email di Tempat Kerja


STUDILMU Users
by Studilmu Editor

Halo rekan pembaca, selain memiliki etika dalam perilaku dan ucapan, kita juga harus memiliki etika penulisan email di tempat kerja. Email adalah bagian yang tidak dapat dipisahkan dalam pekerjaan kita masing-masing. Sebagai profesional, email adalah alat surat-menyurat yang kita gunakan. Kita mengirim email kepada bos, rekan kerja, klien, vendor bahkan calon klien. Nah, tentu saja, ada beberapa aturan yang perlu diperhatikan. Berikut adalah 6 aturan penulisan email di tempat kerja yang perlu diikuti, sehingga dapat menunjukkan bahwa kita memiliki etika yang baik dalam surat-menyurat.
 
1. Perhatikan kesopanan dalam email yang dikirim.
Terkadang, kita memiliki hal yang mendesak dan harus diselesaikan dengan cepat. Ini membuat kita ingin mengirim email secepatnya dan melanjutkan pekerjaan yang lain. Nah, pastikan kita tidak melupakan norma kesopanan dalam mengirim email ya, rekan pembaca. Perhatikan lagi email tersebut sebelum dikirim. Sudahkah kita menggunakan kata ‘tolong’ atau ‘terimakasih’ dalam email tersebut? 
 
Lalu, ketika mengirimkan email kepada orang yang belum dikenal, kita harus mengirim email dengan ketentuan yang formal. Gunakan sapaan yang sopan dan nama penerima, misalnya "Dear Bapak Joko atau Dear Ibu Shanny". Jangan sampai kita menyebut nama mereka secara langsung ya, rekan pembaca.

2. Perhatikan nada bahasa yang digunakan.
Sekalipun email berbentuk tulisan, orang lain dapat membaca nada suara kita dalam tulisan tersebut dan akan memengaruhi respon si penerima. Pastinya, kita ingin selalu terlihat sebagai orang yang penuh hormat dan ramah, bukan? Nah, ada baiknya jika kita membaca kembali email yang dibuat sebelum mengirimkannya. Adakah bahasa yang menunjukkan ketidakramahan dan ketidakhormatan kita dalam email tersebut? JIka ada, temukan kata pengganti yang lebih tepat digunakan. Dengan begitu, penerima akan melihat bahwa kita menggunakan nada bahasa yang ramah.
 
Hal lain yang perlu diperhatikan adalah penggunaan emoji. Jika kita mengirimkan email kepada rekan kerja yang dekat dan akrab, penggunaan emoji sangat diperbolehkan. Namun, untuk penerima yang belum dikenal, tidak memiliki hubungan dekat ataupun calon pelanggan, jangan sampai kita menggunakan emoji ya, rekan pembaca. Emoji memberikan kesan yang tidak formal atau main-main. 
 
Pastikan juga bahwa kita menggunakan huruf kapital yang seharusnya. Penggunaan huruf kapital yang terlalu banyak dan sering menandakan bahwa kita seolah-olah sedang berteriak. Wah, tentu saja ini akan menyinggung si penerima. Jadi, periksa kembali penggunaan huruf kapital dalam email yang kita buat. 
 
3. Buat email yang ringkas dan jelas.
Kesibukan membuat orang lain tidak ingin menghabiskan waktu untuk membaca email selama berjam-jam. Agar tidak mengganggu kesibukan orang lain, pastikan bahwa kita mengirimkan email yang ringkas, jelas dan mudah dimengerti. Pastikan juga bahwa tidak ada informasi yang tertinggal agar tidak perlu mengirimkan email lagi secara terpisah. Dengan begitu, penerima dapat membaca dan mengerti email yang dikirimkan dengan jelas tanpa harus membuang-buang waktu untuk memahami isi email tersebut.
 
4. Hindari penggunaan kata yang disingkat.
Sekalipun kita ingin menghemat waktu, hindari menggunakan kata-kata yang disingkat saat mengirimkan email yang menyangkut kehidupan profesional. Penyingkatan kata hanya diperbolehkan saat kita mengirimkan email terhadap teman, misalnya menyingkat kata “saya” menjadi “sy” atau kata “yang” menjadi “yg.” Jadi, jangan sampai kita menyingkat kata saat mengirimkan email dalam hubungan profesional ya, rekan pembaca. Namun, jika penerima adalah klien yang sudah sangat akrab dan dekat dengan kita, menggunakan kata yang disingkat sah-sah saja.

5. Gunakan alamat email yang digunakan dalam urusan profesional.
Gunakan email kantor jika akan terhubung dengan urusan-urusan bisnis dan jangan gunakan email tersebut untuk mengirimkan hal-hal yang tidak terkait dengan pekerjaan, misalnya saat kita ingin melamar kerja di tempat lain. Gunakan alamat email pribadi jika ingin melamar pekerjaan di tempat lain. Pastikan bahwa kita memiliki dua alamat email ya, satu alamat email yang digunakan untuk kehidupan profesional dan satu alamat email untuk keperluan pribadi. Pastikan juga bahwa kita menggunakan nama yang jelas dan bukan nama-nama yang menunjukan ketidakprofesionalan kita ya, rekan pembaca.
 
6. Perhatikan ejaan dan tata bahasa yang digunakan.
Sesibuk-sibuknya kita, ejaan dan tata bahasa adalah hal yang tidak boleh diabaikan. Ejaan dan tata bahasa merupakan hal yang kritikal dalam penulisan email. Pastikan bahwa kita telah menggunakan pilihan kata yang tepat, ejaan yang benar (khususnya penulisan nama orang atau perusahaan) dan tata bahasa yang benar. Jangan sampai ada kesalahan ketik di dalamnya, ya. Tentu kita tidak ingin dicap sebagai orang yang tidak profesional hanya karena ada kesalahan ejaan dalam email yang dikirimkan, bukan? Jadi, pastikan bahwa kita telah memeriksa kembali sebelum email tersebut dikirimkan.
 
Itulah 6 aturan penulisan email di tempat kerja. Etika penulisan email di tempat kerja seringkali tidak terlalu diperhatikan. Etika penulisan email ini memiliki pengaruh dalam kehidupan professional yang kita miliki. Jika tidak memerhatikan etika penulisan email, kita akan terlihat sebagai orang yang tidak profesional. Pastikan juga bahwa rekan pembaca selalu memerhatikan 6 aturan ini ya.
Featured Career Advice
Mengapa Anak-Anak Harus Diajarkan Pola Pikir Kewirausahaan?

Entrepreneurship

Mengapa Anak-Anak Harus Diajarkan Pola Pikir Kewirausahaan?

4 Cara Membangun Merek yang Menarik Perhatian Gen Z dan Milenial

Marketing & Sales

4 Cara Membangun Merek yang Menarik Perhatian Gen Z dan Milenial

Bagaimana Rasa Syukur dapat Memperbaiki Kondisi Finansial Anda?

Self Improvement

Bagaimana Rasa Syukur dapat Memperbaiki Kondisi Finansial Anda?

10 Cara Sederhana untuk Mencintai Pekerjaan yang Kita Miliki

Self Improvement

10 Cara Sederhana untuk Mencintai Pekerjaan yang Kita Miliki

7 Cara untuk Meningkatkan Motivasi Karyawan

Motivation

7 Cara untuk Meningkatkan Motivasi Karyawan

Bagaimana Cara Tetap Merasa Bahagia Walau Tanpa Uang Banyak?

Happiness

Bagaimana Cara Tetap Merasa Bahagia Walau Tanpa Uang Banyak?

5 Ide Bisnis Rumahan yang Cocok untuk Pensiunan

Entrepreneurship

5 Ide Bisnis Rumahan yang Cocok untuk Pensiunan

4 Cara Bertanggung Jawab terhadap Hidup yang Kita Miliki

Self Improvement

4 Cara Bertanggung Jawab terhadap Hidup yang Kita Miliki

Pengertian Creative Thinking dan Contoh Keterampilannya

Innovation

Pengertian Creative Thinking dan Contoh Keterampilannya

5 Tanda Bisnis Anda Memerlukan Staf Human Resource

Leadership

5 Tanda Bisnis Anda Memerlukan Staf Human Resource

5 Cara Merangkul Konsumen Generasi Millennial melalui Instagram

Generation Millennials & Z

5 Cara Merangkul Konsumen Generasi Millennial melalui Instagram

13 Tips Ampuh untuk Merekrut Karyawan yang Berkualitas Tinggi

Resume & Interviewing

13 Tips Ampuh untuk Merekrut Karyawan yang Berkualitas Tinggi

4 Hal yang Perlu Diketahui Sebelum Menjadi Penulis Freelance

Self Improvement

4 Hal yang Perlu Diketahui Sebelum Menjadi Penulis Freelance

4 Pertanyaan Penting dalam Memilih Ide Bisnis yang Tepat

Entrepreneurship

4 Pertanyaan Penting dalam Memilih Ide Bisnis yang Tepat

4 Tren Teratas Bidang Human Resource di Tahun 2020

Leadership

4 Tren Teratas Bidang Human Resource di Tahun 2020

3 Cara Memastikan Ide Bisnis Rumahan Kita adalah yang Terbaik

Entrepreneurship

3 Cara Memastikan Ide Bisnis Rumahan Kita adalah yang Terbaik

5 Alasan Pentingnya Rencana Bisnis Ketika Memulai Usaha

Entrepreneurship

5 Alasan Pentingnya Rencana Bisnis Ketika Memulai Usaha

8 Tips untuk Menyewa Kantor Anda Pertama Kalinya

Productivity

8 Tips untuk Menyewa Kantor Anda Pertama Kalinya

3 Hal yang Diperlukan untuk Customer Service yang Berkelanjutan

Customer Service

3 Hal yang Diperlukan untuk Customer Service yang Berkelanjutan

4 Cara Meningkatkan Creative Thinking untuk Meraih Kesuksesan

Innovation

4 Cara Meningkatkan Creative Thinking untuk Meraih Kesuksesan

8 Kecerdasan Emosional yang Membantu Kita Melupakan Masa Lalu

Emotional Intelligence

8 Kecerdasan Emosional yang Membantu Kita Melupakan Masa Lalu

7 Cara Membuat Presentasi Penjualan yang Hebat

Marketing & Sales

7 Cara Membuat Presentasi Penjualan yang Hebat

3 Cara Meraih Kebahagiaan dengan Menerima Diri Sendiri Apa Adanya

Happiness

3 Cara Meraih Kebahagiaan dengan Menerima Diri Sendiri Apa Adanya

7 Cara Menjadi Lebih Percaya Diri Ketika Bertemu Klien

Self Improvement

7 Cara Menjadi Lebih Percaya Diri Ketika Bertemu Klien

12 Pengembangan Diri Menjadi Pemimpin dan Individu yang Lebih Baik

Self Improvement

12 Pengembangan Diri Menjadi Pemimpin dan Individu yang Lebih Baik

15 Cara yang Perlu Dikuasai untuk Membangun Kredibilitas di Kantor

Self Improvement

15 Cara yang Perlu Dikuasai untuk Membangun Kredibilitas di Kantor

10 Kebiasaan yang Membantu Staf Human Resource Menjadi Sukses

Self Improvement

10 Kebiasaan yang Membantu Staf Human Resource Menjadi Sukses

10 Kebiasaan Milenial yang Berbeda dengan Baby Boomers

Generation Millennials & Z

10 Kebiasaan Milenial yang Berbeda dengan Baby Boomers

4 Pertanyaan yang Meyakinkan Pentingnya Inovasi bagi Bisnis Anda

Innovation

4 Pertanyaan yang Meyakinkan Pentingnya Inovasi bagi Bisnis Anda

7 Hal Penting yang Perlu Dipahami Ketika Bekerja dengan Gen Z

Generation Millennials & Z

7 Hal Penting yang Perlu Dipahami Ketika Bekerja dengan Gen Z

10 Alat SEO yang Sangat Berguna untuk Bisnis Anda

Entrepreneurship

10 Alat SEO yang Sangat Berguna untuk Bisnis Anda

6 Hal yang Mengganggu Produktivitas Karyawan dan Solusinya

Productivity

6 Hal yang Mengganggu Produktivitas Karyawan dan Solusinya