
Customer Service
3 Hal yang Diperlukan untuk Customer Service yang Berkelanjutan
By STUDiLMU Editor
Apa Pengertian dari “Customer Service yang Berkelanjutan”?
Pelayanan pelanggan atau customer service adalah suatu bentuk kegiatan atau pelayanan untuk para pelanggan yang menggunakan, membeli atau mengonsumsi produk dan layanan jasa suatu perusahaan, dimana pelayanan pelanggan ini dilakukan untuk membimbing dan membantu para pelanggan dalam menyelesaikan setiap permasalahan produk atau layanan jasa yang mereka hadapi. Customer service harus melayani para pelanggannya dengan tata cara melayani pelanggan dengan baik, pelayanan prima, dan menggunakan pemilihan kata-kata customer service yang profesional.
Bagaimana dengan pengertian “customer service yang berkelanjutan”? Ini memiliki arti bahwa pelayanan pelanggan yang ada berjalan dalam waktu jangka panjang. Untuk memiliki customer service yang berkelanjutan, para staf harus memikirkan cara meningkatkan kualitas pelayanan jasa yang mereka berikan kepada pelanggan. Selain itu, mereka juga perlu mencari contoh strategi layanan pelanggan yang ampuh dan bisa dipertahankan untuk jangka panjang, sehingga konsumen atau pelanggan akan merasa selalu puas dengan kualitas customer service yang kita berikan.
Nah, karena customer service yang berkelanjutan adalah sesuatu hal yang sangat penting untuk dimiliki setiap organisasi dan perusahaan. Oleh karena itu, para pebisnis, pengusaha dan staf customer service harus menginvestasikan waktu dan modal mereka mulai dari sekarang untuk membangun customer service yang berkelanjutan atau pelayanan pelanggan dalam jangka panjang.
Mengapa hal ini menjadi sangat penting? Karena customer service yang terlaksana secara tidak berkelanjutan dapat merusak hubungan produsen (pengusaha) dengan pelanggan mereka. Tidak hanya itu, kondisi seperti ini juga akan merusak harapan dan impian para pelanggan untuk mendapatkan kepuasan dan kebahagiaan dari produk dan layanan jasa kita. Tadinya, mereka mungkin berpikir bahwa dengan menggunakan produk atau layanan jasa kita, kebutuhan hidup mereka akan terpenuhi dengan baik. Akan tetapi, jika kita tidak menginvestasikan diri untuk memiliki customer service yang berkelanjutan (jangka panjang), maka lambat laun bisnis kita akan hancur.
Apa Saja Hal yang Diperlukan untuk Membangun Customer Service yang Berkelanjutan (Jangka Panjang)?
Menurut website face2face service dot com, ada 3 hal yang diperlukan untuk membangun customer service yang berkelanjutan secara jangka panjang. Apa saja ya kira-kira? Yuk, kita simak penjelasannya berikut ini.
1. Memperluas Program Peningkatan Layanan Pelanggan dengan Jangka Panjang dan Menetapkan Tujuan Jangka Pendek yang dapat Diraih.
Hal pertama dan paling utama yang perlu diterapkan oleh banyak perusahaan adalah memiliki rencana yang kuat untuk memperluas program peningkatan customer service mereka secara luas dan tinggi, namun disisi lain mereka juga perlu menetapkan tujuan jangka pendek yang dapat diraih dengan mudah.
Dalam hal ini, perusahaan juga tidak boleh terlalu muluk dalam menetapkan suatu tujuan yang tinggi untuk customer service secara jangka panjang yang mereka inginkan. Masalahnya, tujuan yang mereka tetapkan bisa saja terlalu tinggi dan terlalu luas untuk diraih dalam jangka waktu tertentu, sehingga tujuan ini tidak lagi terlihat realistis di mata para karyawan.
Sebenarnya, sah-sah saja jika kita ingin menetapkan tujuan yang tinggi dalam membangun customer service jangka panjang, namun kita juga perlu memperhatikan faktor-faktor penentu lain yang dapat mempengaruhi kualitas customer service kita.
Salah satu faktor penentu lain yang kami maksud disini adalah kondisi yang dialami para staf customer service dalam berusaha mewujudkan tujuan-tujuan tinggi tersebut. Bisa saja, tujuan tersebut terlihat tidak realistis bagi para staf. Terlebih lagi jika mereka harus mencapainya dalam jangka waktu yang singkat. Konsekuensinya, para staf customer service akan merasakan tekanan yang terlalu besar terhadap tujuan yang tidak realistis tersebut.
Seiring berjalannya waktu, staf akan merasa frustasi bahkan depresi dengan tujuan-tujuan yang ada. Hasilnya, kualitas customer service malah akan menurun dan tujuan tinggi untuk mencapai “customer service yang berkelanjutan yang unggul” bisa saja gagal dalam hitungan waktu.
Oleh karena itu, untuk menciptakan customer service yang berkelanjutan secara jangka panjang, kita juga perlu menentukan tujuan-tujuan pendek yang dapat diraih dengan mudah oleh tim. Logikanya, para anggota tim akan terbiasa untuk meraih tujuan-tujuan pendek, sehingga mereka akan terlatih dalam berusaha mencapai tujuan jangka panjang. Dengan begitu, customer service yang berkelanjutan secara jangka panjang akan lebih mudah untuk diciptakan.
2. Kita Tidak Bisa Menciptakan Customer Service yang Unggul Sendirian, Maka Carilah Dukungan dari Para Karyawan.
Untuk membentuk customer service yang berkelanjutan secara jangka panjang, pengusaha dan pebisnis tidak bisa bergerak sendirian. Dalam hal ini, mereka memerlukan bantuan dan dukungan dari para karyawan. Perlakukan karyawan kita dengan perlakuan yang sebaik mungkin. Logikanya, bagaimana para karyawan bisa membangun customer service yang berkelanjutan secara jangka panjang, jika para pemimpinnya tidak memperlakukan subordinat mereka dengan sebaik mungkin?
Kita perlu menganggap karyawan kita lebih dari sekedar karyawan. Maksudnya kita perlu menganggap mereka sebagai rekan kerja atau mitra bisnis internal. Ketika kita berusaha untuk menentukan suatu tujuan atau kebijakan baru demi terciptanya customer service yang berkelanjutan, maka jangan hanya memberitahu mereka tentang tujuan atau kebijakan baru tersebut saja. Namun, sampaikan juga beberapa hal yang dapat membuat mereka mengerti, “Mengapa tujuan atau kebijakan baru tersebut layak untuk diterapkan?” Untuk menciptakan customer service yang berkelanjutan secara jangka panjang, cobalah untuk menjelaskan beberapa hal di bawah ini kepada karyawan (mitra bisnis internal) kita:
- Jelaskan kepada karyawan mengapa perubahan tujuan dan kebijakan itu dapat terjadi. Mungkin perubahan tersebut terjadi karena adanya fungsi kompetisi, permintaan pelanggan, saran dari karyawan lain, strategi untuk mengalahkan kompetitor, dan lain sebagainya.
- Jelaskan apa keuntungan yang akan didapat oleh para karyawan ketika mereka menerapkan perubahan tujuan atau kebijakan tersebut. Misalnya, karyawan akan mendapatkan bonus ketika jam customer service mereka diperpanjang, jam kerja yang fleksibel atau penghargaan (award) dari perusahaan.
- Cari tahu bagaimana tanggapan para karyawan atas perubahan yang terjadi.
- Jika seluruh karyawan sudah setuju dengan perubahan tujuan dan kebijakan yang ada, maka sekarang saatnya untuk memberikan mereka pelatihan yang diperlukan untuk menciptakan customer service yang berkelanjutan secara jangka panjang.
3. Jangan Lupa untuk Meminta Umpan Balik atau Feedback dari Para Pelanggan.
Untuk memastikan bahwa tujuan, rencana dan kebijakan yang telah kita buat dan telah kita terapkan telah berhasil untuk menciptakan customer service yang berkelanjutan secara jangka panjang, maka kita juga perlu mencari umpan balik atau feedback dari para pelanggan yang sudah ada sebelumnya. Dengan kata lain, kita harus tahu apakah perubahan customer service yang kita adakan memang diperlukan atau tidak. Jika perubahan tersebut memang diperlukan, maka kita harus mencari tahu layanan mana yang perlu ditambah atau ditingkatkan. Namun jika sebaliknya, maka kita harus mencari tahu lebih dalam “Kira-kira bagian mana yang memang kurang efektif? Apakah kita harus menghapus perubahan tersebut secara keseluruhan atau bagaimana?”
Yap! Itulah 3 hal yang diperlukan untuk membangun customer service yang berkelanjutan secara jangka panjang. Kami harap perusahaan rekan pembaca semakin berkembang dan tumbuh maju dengan adanya kualitas customer service seperti ini. Selamat mencoba ya, rekan-rekan Career Advice.
Featured Career Advice
-
Tips of Management
Membuat Laporan dengan Efektif Menggunakan Pivot Table
-
E-learning
Tipe-tipe Kecerdasan Manusia
-
E-learning
Meningkatkan Daya Ingat
-
E-learning
Menciptakan Suasana yang Nyaman dalam Belajar
-
E-learning
Meningkatkan Kecepatan Belajar dengan Meningkatkan Fokus
-
E-learning
Musik Memperkuat Konsentrasi dan Fokus
-
E-learning
Pentingnya Mindset untuk Membangun Sukses
-
Tips of Management
Memahami Supply Chain Management
-
Communication
Presentasi Dengan Menggunakan Teknik Storytelling
-
Communication
Fungsi dan Manfaat dari Storytelling dalam Komunikasi
-
Communication
Apa Itu Storytelling
-
E-learning
Mengenal Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
-
Tips of Management
7 Langkah Mudah Membuat Mind Map
-
Tips of Management
Mengenal Jenis-Jenis Mind Map
-
Tips of Management
Permudah Pekerjaan Anda dengan Mind Map
-
E-learning
Etika di dalam Kegiatan Belajar-mengajar Melalui Zoom yang Harus Anda Ketahui!
-
E-learning
Fitur-fitur Zoom untuk Pembelajaran Menjadi Lebih Menarik!
-
Generation Millenials & Z
Membuat Lingkungan Kerja yang Baik untuk Generasi Millenial dan Gen Z
-
Generation Millenials & Z
Berbagai Generasi di Tempat Kerja
-
Generation Millenials & Z
Menciptakan Keceriaan Lintas Generasi di Tempat Kerja
-
Generation Millenials & Z
Menghadapi Generation Gap di Lingkungan Kerja
-
Emotional Intelligence
Menghadapi Tipe Orang Negatif di Lingkungan Kerja
-
Emotional Intelligence
Mengenal Tipe Orang yang Sulit, Si Tank.
-
Emotional Intelligence
Tips Menghadapi Tipe Orang yang Sulit
-
Happiness
Kekuatan Membantu Sesama dan Bersedekah dalam Dunia Bisnis
-
Self Improvement
Manfaat Koneksi Sosial Dalam Dunia Kerja
-
Self Improvement
Pikiran Positif dan Tingkat Stres
-
Self Improvement
Optimisme, Melihat Hal Baik di Berbagai Kendala
-
Teamwork & Collaboration
Membangun Koneksi dengan Rekan Kerja
-
Self Improvement
Meningkatkan Toleransi Terhadap Stres
-
Self Improvement
Memiliki Ketangguhan Hidup (Resiliensi)
-
Productivity
Kegiatan Sosial Secara Online yang Seru!
-
Tips of Management
Metode Stratifikasi, Cara Mudah untuk Mengklasifikasikan Berbagai Data
-
Tips of Management
Mengenal PICA (Problem Identification and Corrective Action) dalam Pemecahan Masalah
-
Tips of Management
Mengenal Diagram Pareto
-
Customer Service
Pentingnya menjaga Hubungan Baik dengan Pelanggan
-
Customer Service
Meningkatkan Loyalitas Pelanggan dengan Service Excellent
-
Customer Service
Cara untuk Memahami Kebutuhan Pelanggan
-
Customer Service
Cara Terbaik untuk Menangani Keluhan Pelanggan
-
Customer Service
Pentingnya Seorang Customer Service Dapat Mematuhi Penjanjian Dengan Pelanggan
-
Marketing & Sales
Mengenal Aktivitas dan Fungsi Tenaga Penjual Ritel
-
Teamwork & Collaboration
Mendesain Proses Hiring yang Berbeda
-
Leadership
Memimpin Secara Virtual
-
Tips of Management
Investasi yang Sebaiknya Dimiliki Oleh Karyawan
-
Emotional Intelligence
Mindfulness Dalam Kerja
-
Teamwork & Collaboration
Melakukan Kolaborasi Secara Virtual
-
Marketing & Sales
Fitur Live Streaming Sebagai Strategi Sosial Media Marketing
-
Productivity
Aktivitas untuk Mengatasi Kebosanan di Kantor
-
Leadership
Melakukan Delegasi Dalam Bekerja
-
Leadership
Perbedaan Bos dan Leader
-
Enterpreneurship
Mengenal dan Membuat Laporan Keuangan Sederhana
-
Enterpreneurship
Mengenal 6 Tipe Pelanggan Sulit
-
Self Improvement
Keseimbangan Untuk Ibu Bekerja
-
Self Improvement
Berpenampilan Profesional Saat Work From Home
-
Coaching
Sukses Menjadi Staff Admin
-
Marketing & Sales
Mengenal Marketing B2P, Pemasaran dengan Karakteristik Individu
-
Happiness
Quality Time dengan Pasangan yang Sibuk Bekerja? Bisa!
-
Productivity
Time Blocking, Meningkatkan Produktivitas dengan Manajemen Waktu
-
Productivity
Work From Home, Mengenal Budaya Kerja Baru
-
Tips of Management
Perencanaan Kerja di Tahun yang Baru