Pelatihan kerja adalah program rutin yang sering diadakan oleh perusahaan-perusahaan, baik perusahaan kecil maupun besar. Program pelatihan kerja terutama untuk para karyawan baru diadakan dengan tujuan agar nantinya staf mereka tetap termotivasi untuk mempelajari konsep-konsep baru, semangat dalam mencari informasi-informasi terkini yang berkaitan dengan bidang pekerjaan mereka. Meskipun nantinya mereka sudah tidak menjadi karyawan baru lagi di perusahaan, namun semangat dalam
memperbaharui keterampilan selalu ada.
Ada berbagai alasan mengapa perusahaan rela untuk mengalokasikan dana yang banyak demi
membuat program pelatihan kerja. Sebagai contoh, untuk pelatihan operasional karyawan baru, pengenalan konsep-konsep baru kepada tim kerja atau mungkin pengenalan pada software yang digunakan sebagai sistem baru di perusahaan tersebut. Apapun alasan yang dimiliki perusahaan dalam membuat pelatihan kerja, yang terpenting kerangka program dibangun secara komprehensif, berkelanjutan dan konsisten.
Apabila program pelatihan kerja yang dibangun memiliki kualitas yang tinggi, maka para staf akan tetap termotivasi dalam pelatihan dan tentunya akan menguntungkan perusahaan. Oleh karena itu, kunci untuk
meningkatkan motivasi karyawan adalah dengan terus menjaga kualitas dan metode pelatihan yang bervariasi dan menarik.
Komponen-Komponen Dasar dari Program Pelatihan Karyawan Baru
Setiap program pastinya memiliki komponen-komponen dasar agar memiliki fondasi yang kuat, begitu juga dengan program pelatihan karyawan baru. Adapun program pelatihan kerja yang kuat dan lengkap terdiri dari program pelatihan untuk para karyawan baru serta peninjauan tentang apa yang diekspektasikan oleh perusahaan kepada karyawan baru. Dan, menjelaskan tentang keterampilan kinerja seperti apa yang benar-benar diinginkan oleh perusahaan demi mencapai fungsi-fungsi pekerjaan yang baik dan teratur.
Tidak hanya itu, program pelatihan kerja juga perlu mencakup nilai-nilai perusahaan serta pemahaman yang jelas terhadap struktur organisasi, sehingga pelatihan kerja dapat menghasilkan bibit-bibit karyawan yang memiliki kinerja tinggi.
Semakin banyak informasi-informasi penting yang diberikan kepada karyawan di dalam program pelatihan kerja, maka semakin banyak dampak positif yang akan didapatkan oleh perusahaan. Ups, juga jangan lupa untuk menjaga program pelatihan agar tetap komprehensif. Caranya adalah dengan mengadakan program pendidikan secara berkelanjutan kepada para karyawan.
Program pelatihan karyawan yang paling efektif adalah dengan menetapkan tanggung jawab untuk melanjutkan pendidikan kepada satu orang terpilih di dalam suatu departemen. Mengapa ini sangat efektif? Ini bertujuan agar semua anggota tim di dalam departemen tersebut tetap terupdate pada kebijakan, prosedur, teknologi dan konsep-konsep baru lainnya.
Manual yang Digunakan untuk Program Pelatihan
Setelah memahami komponen-komponen dasar dari program pelatihan dan membahas tentang program yang komprehensif, sekarang mari kita berfokus pada pembuatan manual untuk program pelatihan kerja yang efektif. Yang namanya sebuah program pelatihan, tentunya tidak akan solid jika dimulai tanpa manual yang jelas.
Manual ini berguna sebagai tuntunan keterampilan praktis dan teknis yang diperlukan untuk mempersiapkan kandidat baru terpilih untuk posisi baru mereka. Untuk memastikan bahwa departemen memahami kebijakan dan prosedur yang berlaku saat ini, manajer harus memastikan bahwa manual departemen atau pelatihan karyawan secara online yang digunakan tetap terbaru. Ini termasuk peningkatan sistem apapun atau perubahan kebijakan dan prosedur.
Manual yang dibuat juga harus berfokus pada para karyawan yang akan mengikuti pelatihan manual (secara tatap muka) atau pelatihan secara online. Di dalam manual, hindari Bahasa korporat, sertakan gambar, grafik dan multimedia yang dapat membuat para peserta pelatihan tetap tertarik dalam membaca manual yang ada. Jika memungkinkan, kita bisa menggabungkan gambar visual untuk mengilustrasikan fungsi, contoh dan cara-cara yang diperlukan, yang dapat dilihat dari tampilan komputer atau laptop. Tujuannya? Tentu saja agar manual terlihat lebih menarik dan membantu peserta pelatihan mudah memahami kontennya.
Pelatihan Kerja untuk Karyawan Baru
Apabila kita sudah memiliki komponen-komponen dasar yang kuat dan manual yang diberikan juga sangat menarik dan informatif, maka perusahaan bisa langsung
membimbing karyawan baru untuk menuju ke area pelatihan kerja. Dalam pelatihan kerja ini, pelatihan bisa dilakukan dengan memasangkan satu karyawan baru dengan rekan kerja lainnya yang sudah bekerja lebih awal di perusahaan. Kebanyakan orang menyebut metode ini sebagai OJT (On the Job Training) atau pelatihan berdampingan.
Apa sih tujuan dari pelatihan berdampingan ini? Pelatihan berdampingan bertujuan agar karyawan baru dapat melihat bagaimana cara bekerja yang baik dari posisi yang mereka miliki dan mereka dapat melihat sendiri sisi-sisi berbeda dari posisi tersebut. Tidak hanya itu, mereka juga bisa mengembangkan hubungan kerja yang baik dengan rekan-rekan yang menjadi pendamping mereka. Menarik bukan? Ini adalah peluang yang sangat baik bagi mereka, karena memiliki hubungan yang baik dengan rekan-rekan kerja akan membuat para karyawan semakin bersemangat dan termotivasi dalam bekerja.
Eits, ternyata ada beberapa metode pelatihan lain untuk meningkatkan motivasi karyawan baru selain dengan cara-cara di atas loh. Penasaran? Yuk, kita simak penjelasannya berikut ini.
Program Pendidikan Berkelanjutan dalam Pelatihan Karyawan Baru
Program pendidikan disini bukan hanya tentang mengirim mereka untuk melanjutkan ke perguruan tinggi atau mengikuti konferensi internasional saja. Namun, kita bisa melakukan pendidikan berkelanjutan dari dalam perusahaan itu sendiri. Program pendidikan berkelanjutan ini sama pentingnya dengan program pelatihan karyawan baru.
Ketika para staf baru mengikuti program pelatihan, mereka akan memahami dan menyimpan sekitar 40% dari semua konten-konten dan informasi yang dipelajari selama sesi pelatihan awal. Inilah mengapa menerapkan pendidikan berkelanjutan seperti mengingatkan para karyawan tentang berbagai prosedur dan konsep-konsep yang dimiliki perusahaan sangat perlu dilakukan. Semua ini bisa dilakukan melalui pendekatan formal maupun informal.
Pendekatan secara formal misalnya pengiriman memo yang diberikan oleh pihak manajemen kepada setiap karyawan, dan pendekatan secara informal dapat dilakukan dengan pengiriman lembar informasi sebanyak satu halaman yang menarik untuk dibaca oleh para karyawan. Lembar informasi ini disebut sebagai peringatan pelatihan, yang mana konten-kontennya harus informatif dan dituliskan dengan kata-kata yang tidak memiliki ancaman apapun.
Apabila ada perubahan pada kebijakan atau prosedur perusahaan, pendekatan informal menjadi solusi terbaik untuk mempersiapkan semua staf di masing-masing departemen dapat menerima pembaruan ini. Keduanya bertujuan agar semua staf tetap terupdate dengan prosedur yang ada dan terus memahami kebutuhan perusahaan dengan sangat baik. Namun, jangan terburu-buru dalam menerapkan program pendidikan berkelanjutan ini ya, karena tim manajemen perlu memutuskan hasil-hasil yang diinginkan dari program tersebut.
Memadukan Pelatihan Teknis Dengan Pengembangan Pribadi
Membuat program pelatihan kerja juga perlu mengintegrasikan pelatihan teknis dengan pengembangan pribadi dari para karyawan. Misalnya, Anda menemukan bahwa keterampilan menulis dari departemen penjualan sangatlah rendah. Sebagai manajer, Anda perlu meningkatkan keterampilan menulis para karyawan dengan mengembangkan sesi pelatihan yang sesuai. Sehingga, hasil yang diinginkan dapat tercapai.
Misalnya, sesi penulisan ini dapat mencakup topik tentang dasar-dasar penulisan seperti pengejaan sesuai EYD (Ejaan yang Dibenarkan), tanda baca, struktur kalimat dan penggunaan kata yang benar. Berikan karyawan praktik untuk menulis surat kepada pelanggan dengan tujuan meminta maaf atas keterlambatan pengiriman barang.
Jangan lupa berikan latar belakang yang jelas dari soalan tersebut, misalnya pelanggan adalah pelanggan setia selama 10 tahun dan tidak pernah terlambat dalam pembayaran. Setelah itu, koreksi hasil praktik mereka dan berikan umpan balik jika diperlukan.
Pelatihan yang Efektif akan Membawa Kesuksesan
Dari semua persiapan yang sudah dilakukan untuk mengadakan program pelatihan kerja, kita harus bisa menerka apakah program pelatihan kerja ini akan efektif atau tidak. Untuk mengadakan program pelatihan kerja yang efektif, harus disesuaikan dengan kebutuhan para peserta pelatihan.
Bagaimana kita bisa tahu kebutuhan mereka? Cobalah untuk bekerjasama dengan anggota staf yang bertanggung jawab atas area tersebut. Jika memungkinkan, lakukan pengambilan sampel acak dari rencana pengembangan kinerja staf dan cari konsistensi dalam area pengembangan yang diperlukan. Cara lainnya? Kita dapat bertanya langsung dengan anggota staf itu sendiri, tentang keterampilan apa yang ingin mereka kembangkan.
Belajar Melalui Permainan Tim
Nah, apabila karyawan-karyawan kita sudah memiliki keterampilan yang baik, mungkin kita bisa mengalihkan program pelatihan karyawan melalui permainan tim yang bisa membangun kerjasama antar anggota tim dengan berbagai aktivitas yang menyenangkan. Apabila ini diterapkan di perusahaan Anda, wah dijamin deh semua karyawan pasti semakin termotivasi dalam bekerja.
Jadi, apabila rekan-rekan Career Advice sedang merekrut pegawai baru, jangan lupa terapkan poin-poin penting di atas dan apabila rekan pembaca adalah seorang karyawan baru di kantor, hmm mungkin Anda bisa mengajukan ide bermanfaat dari artikel ini. Tetap semangat ya, rekan-rekan Career Advice.
