Customer Service
Cara Terbaik untuk Menangani Keluhan Pelanggan
By STUDiLMU Editor
Kalimat yang Digunakan Saat Membalas Keluhan Pelanggan
Jika Anda memiliki pelanggan yang complain tentang produk/jasa Anda, berikut adalah cara yang tepat untuk membalas keluhan mereka;
1. “Halo, senang bertemu denganmu. Saya telah meninjau masalah Anda.”
Selalu buka tanggapan Anda dengan langsung menyapa pelanggan (dengan nama, jika mungkin). Melakukannya akan mempersonalisasi balasan Anda dan menunjukkan kepada siapa pun yang mungkin melihat bahwa Anda memperhatikan pelanggan Anda juga, dengan cara ini, siapa pun yang membaca ulasan dan balasan Anda bisa mendapatkan gambaran yang jelas tentang masalah yang sedang ditangani.
2. “Pasti”
Saat membalas keluhan pelanggan, gunakan kata keterangan yang mengkomunikasikan kepastian dan keyakinan, bahkan jika Anda tidak memiliki jawaban langsung. Misalnya, Anda dapat menulis atau berkata, “Saya tidak tahu, tetapi saya pasti dapat memeriksanya untuk Anda.” Agar pelanggan Anda tahu bahwa Anda akan selalu melakukan apa yang Anda bisa untuk menyelesaikan masalah mereka.
3. “Saya mengerti…”
Tempatkan diri Anda pada posisi pelanggan Anda, dan ketahuilah bahwa, pada posisi mereka, Anda juga akan merasakan masalah tersebut. Ingat, ini bukan masalah apakah menurut Anda keluhan itu sah atau dibenarkan. Sebaliknya, Anda harus mengambil sisi positif dari setiap ulasan buruk, tunjukkan empati Anda. Ini jauh lebih penting daripada menjadi merasa paling "benar".
4. “Saya akan dengan senang hati…”
Salah satu strategi keterlibatan pelanggan terbaik adalah menunjukkan kesenangan Anda dalam melayani pelanggan Anda. Jadi, ketika Anda menerima keluhan publik, beri tahu pelanggan bahwa Anda akan senang melakukan sesuatu, melihat sesuatu, atau menawarkan sesuatu untuk menebus kesalahan. Kata-kata seperti "senang" memberikan respons positif.
5. “Aku akan…”
Semua orang menginginkan hasil yang nyata. Adalah satu hal untuk diberitahu bahwa seseorang sedang menyelidiki masalah Anda, dan hal lain sepenuhnya untuk diberitahu kapan tepatnya Anda dapat mengharapkan tanggapan atau solusi. Jangan hanya memberi tahu pelanggan Anda bahwa Anda akan kembali kepada mereka. Sebaliknya, beri tahu mereka bahwa Anda akan melakukannya pada atau pada hari dan waktu tertentu. Pastikan untuk menepati janji ini juga.
6. “Terima kasih.”
Sederhananya, tanpa pelanggan Anda, bisnis Anda tidak akan ada. Selalu berterima kasih kepada pelanggan Anda, tidak peduli seberapa buruk / baik ulasannya. Jika tidak ada yang lain, feedback dari pelanggan yang jujur akan memberi Anda petunjuk tentang masalah serius yang tidak Anda sadari. Wawasan ini dapat membantu Anda membuat perubahan operasional penting yang akan membantu Anda menerima ulasan yang baik di masa mendatang. Dan, tentu saja, menerima "terima kasih", selalu merupakan isyarat yang baik. Bantu bisnis Anda berkembang dengan mendorong pelanggan, bahkan mereka yang memiliki sikap negatif.
7. “Tolong beri tahu kami…”
Terakhir, jika Anda ingin meningkatkan keterlibatan pelanggan dengan bisnis Anda, dorong pelanggan untuk memberikan feedback tambahan setelah Anda menyelesaikan masalah mereka (atau mencoba menyelesaikannya). Tentu saja, tidak ada jaminan bahwa mereka akan kembali atau memberi Anda ulasan positif. Tetapi membiarkan pintu terbuka memastikan semua pelanggan Anda tahu bahwa Anda ingin terlibat dengan mereka.
Nah, sekarang Anda sudah paham kan bagaimana cara untuk menangani keluhan pelanggan. Jika ada pelanggan yang mengeluhkan suatu produk / jasa Anda, jangan ambil hal negatif nya ya! Ikuti langkah-langkah di atas supaya Anda dapat mengontrol hal itu dengan baik. Sehingga, sebuah keluhan bukan suatu masalah tetapi menjadi tambahan positif untuk Toko/Perusahaan Anda.
Source:
https://www.superoffice.com/blog/customer-complaints-good-for-business/
https://keap.com/business-success-blog/customer-service/customer-experience/how-to-respond-to-customer-complaints
https://www.rioseo.com/local-seo/7-phrases-to-use-when-replying-to-customer-complaints/
https://www.helpscout.com/helpu/customer-complaints/
Featured Career Advice
-
E-learning
Pelatihan Berkualitas, Beragam, dan Mudah dipelajari Bersama STUDiLMU
-
E-learning
Intip STUDiLMU sebagai Lembaga Pelatihan di Prakerja, Yuk!
-
E-learning
Apa Kata Mereka tentang Pelatihan Prakerja di STUDiLMU
-
Tips of Management
Penyebab Gagalnya Onboarding Karyawan
-
Leadership
Perubahan dan Strategi untuk Agile Leadership di Era yang Terus Berubah
-
Leadership
Prinsip-Prinsip Agile Leadership
-
Communication
Microsoft Teams untuk Berkolaborasi Digital
-
Communication
Melakukan Rapat Virtual dengan Microsoft Teams
-
Tips of Management
Tips menjalin relasi dengan banyak orang di LinkedIn Group
-
Tips of Management
Ide Konten yang Menginspirasi untuk Halaman LinkedIn Anda
-
Tips of Management
Tips Membuat Artikel di LinkedIn
-
Tips of Management
Optimalisasi Kinerja Komputer/Laptop dengan Defragment dan Clear Temp Folders
-
Productivity
Strategi yang Tepat untuk Pengambilan Barang (Picking) di Warehouse
-
Productivity
Proses-Proses dalam Warehouse Management
-
Productivity
Mengoptimalkan Fungsi Warehouse
-
Productivity
Mengenal Warehouse Management System
-
Productivity
Jenis-Jenis Warehouse
-
Mindset
Karakteristik Budaya Kerja Jepang
-
Tips of Management
Sukses Berjualan di TikTok Shop
-
Tips of Management
10 Ide Konten TikTok Menarik
-
Marketing & Sales
Jenis-Jenis Struktur Pembelian
-
Tips of Management
Memilih Supplier yang Tepat dalam Manajemen Pembelian
-
Tips of Management
Manajemen Pembelian
-
E-learning
Pelatihan Tatap Muka Vs E-learning: Peran HR yang Makin Krusial di Era Digital
-
E-learning
Mengapa Online Learning merupakan The Future of Education
-
Innovation
Dunia Telah Berubah ke Arah Digital
-
Tips of Management
Memaksimalkan Pengembangan Karyawan Dengan Menggunakan Metode Online
-
Tips of Management
Kunci Sukses dalam Menjalankan Bisnis
-
Self Improvement
Apa itu Ketajaman Bisnis (Business Acumen)?
-
Productivity
Mengoptimalkan Kinerja Laptop Untuk Bekerja Lebih Produktif
-
Marketing & Sales
SPIN Selling sebagai Senjata Penjualan B2B yang Efektif
-
Marketing & Sales
Memilih Metode Penjualan yang Tepat
-
Productivity
Menyajikan Data Secara Visual Agar Lebih Mudah Dipahami
-
Self Improvement
Menerima Umpan Balik (Feedback)
-
Self Improvement
Analisis Persoalan Potensial
-
Self Improvement
Tindakan Pencegahan (Preventive Action)
-
Self Improvement
Rencana Darurat (Contingency Plan)
-
Self Improvement
Pentingnya Membangun Kesan Pertama (First Impression) yang Baik
-
Productivity
Musik Meningkatkan Produktivitas
-
Productivity
Rutinitas Pagi Pekerja Sukses
-
E-learning
Dampak Perkembangan Gadget di Kehidupan Manusia
-
Productivity
Meningkatkan Produktivitas dengan Teknik Pomodoro
-
Tips of Management
Membuat Laporan dengan Efektif Menggunakan Pivot Table
-
E-learning
Tipe-tipe Kecerdasan Manusia
-
E-learning
Meningkatkan Daya Ingat
-
E-learning
Menciptakan Suasana yang Nyaman dalam Belajar
-
E-learning
Meningkatkan Kecepatan Belajar dengan Meningkatkan Fokus
-
E-learning
Musik Memperkuat Konsentrasi dan Fokus
-
E-learning
Pentingnya Mindset untuk Membangun Sukses
-
Tips of Management
Memahami Supply Chain Management
-
Communication
Presentasi Dengan Menggunakan Teknik Storytelling
-
Communication
Fungsi dan Manfaat dari Storytelling dalam Komunikasi
-
Communication
Apa Itu Storytelling
-
E-learning
Mengenal Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
-
Tips of Management
7 Langkah Mudah Membuat Mind Map
-
Tips of Management
Mengenal Jenis-Jenis Mind Map
-
Tips of Management
Permudah Pekerjaan Anda dengan Mind Map
-
E-learning
Etika di dalam Kegiatan Belajar-mengajar Melalui Zoom yang Harus Anda Ketahui!
-
E-learning
Fitur-fitur Zoom untuk Pembelajaran Menjadi Lebih Menarik!
-
Generation Millenials & Z
Membuat Lingkungan Kerja yang Baik untuk Generasi Millenial dan Gen Z