Jika dibilang sibuk atau tidaknya, kita semua adalah
orang yang sibuk. Tapi, pasti ada suatu waktu ketika pekerjaan kita sangat menumpuk, dan tidak peduli seberapa baiknya kita mengatur waktu untuk menyelesaikan semua pekerjaan tersebut, tetap saja tugas-tugas tersebut tidak akan berakhir. Malah, semakin banyak dan banyak. Pernahkah pembaca Career Advice merasakan hal yang sama?.
Terkadang beban kerja yang kita miliki begitu besar, sehingga kita sering merasa ketakutan saat ingin memulai pekerjaan tersebut. Kita mungkin mengatakan “Ya” untuk banyak proyek yang ditawarkan kepada kita, namun pada akhirnya kita malah takut untuk mengerjakannya. Mungkin karena ekspektasi yang begitu tinggi, atau karena beban kerja yang terlalu banyak sehingga kita menjadi kewalahan dan bingung untuk memulai dari mana.
Tidak perlu bimbang dan khawatir jika Anda telah sampai di tahap ini. Pada artikel ini, kita akan membahas enam strategi yang dapat digunakan untuk keluar dari beban kerja yang sangat besar:
1. Menyadari bahwa Kemampuan Manusia Terbatas
Salah satu sifat manusia adalah tidak pernah merasa puas, dan seringkali berpikir bahwa mereka dapat melakukan sesuatu yang lebih tanpa berpikir realistis. Kita sering tidak menyadari bahwa sebenarnya kita mempunyai batas kemampuan dalam melakukan segala hal. Bahkan mungkin saat para pembaca Career Advice sedang membaca artikel ini, ada banyak tugas-tugas baru yang masuk ke dalam inbox atau di atas meja kerja untuk segera diselesaikan.
Untuk membuat sebuah kemajuan yang nyata dan efektif, kita harus memiliki keberanian untuk mengatakan, "tidak bisa, untuk sementara ini saya sedang fokus pada tugas (sebutkan nama tugasnya), jika sudah selesai tugas ini, mungkin saya akan beralih ke tugas.. dan mungkin saya bisa mengerjakan tugas yang Anda berikan pada tanggal atau bulan (sebutkan waktu yang memungkinkan Anda untuk mengerjakannya)".
Jangan takut untuk mengakui bahwa kita tidak dapat melakukan semuanya, ini bukan berarti kita tidak berani mengambil sebuah tantangan, tapi ini lebih kepada mencari solusi yang lebih baik. Semakin kita melatih kemampuan diri untuk mengatakan yang sebenarnya tentang apa yang berhasil dan apa yang tidak berfungsi, maka kita akan semakin cepat membuat sebuah kemajuan.
2. Coba untuk Fokus pada Kemampuan Diri Sendiri
Semua dari kita pasti memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Kekuatan yang Anda miliki, belum tentu dimiliki juga oleh saya.
Cara efektif untuk menjauhi kewalahan dari tugas yang menumpuk adalah bertanya kembali pada diri kita sendiri, “apakah semua tugas yang kita miliki sejalan dengan kemampuan yang kita punya?” jika “ya”, maka ini bukan sebuah masalah yang besar. Namun jika jawabannya “tidak”, inilah salah satu penyebab mengapa kita lambat dan kewalahan dalam mengerjakan tugas tersebut, karena kita mengerjakan sesuatu di luar kemampuan kita.
Nah, berikut ini adalah beberapa pertanyaan penting untuk kita pikirkan sebelum berkata “ya” pada sebuah proyek:
Apakah saya ahli strategi yang hebat? Apakah saya perencana yang efektif? Apakah saya memiliki kemampuan untuk mengatur manajemen proyek? Apakah saya memiliki kemampuan komunikasi untuk menyatukan orang-orang? Apakah saya adalah seorang yang suka memberikan ide-ide cemerlang? Apa yang telah saya implementasikan dari kekuatan yang saya miliki? Asahlah kemampuan diri kita dengan mengerjakan sesuatu yang sesuai dengan kelebihan kita.
3. Memiliki Kerja Tim yang Baik
Salah satu cara paling sederhana untuk mengelola beban kerja secara efektif adalah
memiliki kerja tim yang baik dan kuat. Kita percaya bahwa setiap orang memiliki kekuatan unik, itulah mengapa kita harus memiliki kerja tim yang baik, bukan bekerja secara masing-masing agar proyek yang ada dapat diselesaikan secara efektif.
Saat kita mendapatkan tugas atau proyek yang tidak sesuai dengan kekuatan unik kita, secara tidak langsung kita sedang membuka peluang untuk anggota tim lain yang memiliki bakat serta kemampuan dalam hal tersebut. Di sisi lain, kita pun dapat mempelajari sesuatu hal baru bersama mereka yang sudah ahli pada proyek tersebut.
4. Menyiapkan Perencanaan yang Matang
Sebelum mengerjakan sebuah proyek, akankah lebih baik jika kita memiliki perencanaan yang matang. Faktanya, memiliki perencanaan yang matang akan mempercepat waktu dalam menyelesaikan tugas. Coba luangkan waktu dengan memikirkan poin-poin di bawah ini:
Apa tujuan dari proyek ini? Kapan tenggat waktunya? Apa hasil terbaik dan hasil terburuk untuk proyek ini? Siapa saja yang mengerjakan proyek ini? Apa saja tantangan yang mungkin kita hadapi dan solusi untuk tantangan ini? Apa tanggung jawab saya dan semua anggota tim? Dan pertanyaan penting lainnya yang perlu kita renungkan.
5. Fokus pada Prioritas
Semua tugas yang kita miliki, tentunya tidak semua memiliki tingkat prioritas yang sama. Inilah salah satu trik yang diterapkan oleh orang-orang bijak, yang mana mereka membagi tugas-tugas ke dalam empat klasifikasi, yaitu:
Tugas yang mendesak dan penting (tugas yang harus dikerjakan segera)
Tugas yang penting, tetapi tidak mendesak (tugas yang dapat dikerjakan nanti)
Tugas yang mendesak, tetapi tidak penting (tugas yang dapat didelegasikan ke orang lain)
Tugas yang tidak mendesak dan tidak penting (tugas yang dapat dihilangkan dari daftar).
Tetapkan beberapa tugas pada hari itu, dan mulailah dengan prioritas terpenting. Jika kita tidak menyelesaikan semuanya, kerjakan sisa tugas yang belum terselesaikan menjadi prioritas nomor satu. Namun, jika kita mendapatkan tugas tambahan pada siang hari, maka kita perlu mengukur kepentingannya dengan tugas-tugas lain yang belum terselesaikan.
6. Memiliki Kehidupan Kerja yang Sehat dan Seimbang
Mempertahankan keseimbangan kehidupan kerja yang sehat dan seimbang memang bukan hal yang mudah. Bahkan, keseimbangan yang kita semua dambakan sangat berbeda satu sama lain. Bekerja lebih lama dan lebih keras bukan berarti lebih produktif, terutama jika kita tidak punya waktu untuk dihabiskan bersama orang-orang tersayang.
Kehidupan kerja yang seimbang adalah tentang menemukan kedamaian dalam diri, dimanapun kita berada, baik di kantor atau di rumah.
Jika kita merasa tidak ada keseimbangan yang cukup, mungkin ini saatnya untuk kita melakukan sebuah perubahan.
Kesimpulan
Beban kerja yang berat bisa jadi sulit untuk dihadapi dan dapat menyebabkan
stres, kelelahan, dan frustasi yang berkelanjutan.
Kuncinya adalah menghadapinya secara langsung, daripada membiarkannya terus berlanjut dan menambah efek jangka panjangnya. Semoga kita dapat menerapkan tip-tip di atas, setidaknya satu tip, untuk pengelolaan waktu yang lebih efektif saat memiliki pekerjaan yang menumpuk.