Komunikasi merupakan tantangan termahal yang pernah ada dalam bidang bisnis. Seringkali, kita tidak mendengarkan satu dengan yang lain. Setiap orang memiliki pendapat dan pandangannya masing-masing dan inilah yang dapat menimbulkan hambatan komunikasi. Padahal, komunikasi merupakan
kunci untuk keberhasilan sebuah hubungan. Dan ini berlaku dalam bisnis juga. Kurangnya komunikasi menimbulkan masalah seperti terlewatnya tenggat waktu, visi yang tidak terealisasi dan
penyelesaian masalah yang berlarut-larut.
Apalagi, jika rekan pembaca adalah seorang pemimpin, maka komunikasi merupakan sebuah keterampilan yang harus Anda kuasai dengan ahli. Dan untuk memastikan bahwa anggota tim Anda berada dalam penangkapan yang sama, Anda perlu melihat adakah kesalahan yang menjadi hambatan komunikasi di antara Anda dan anggota tim lainnya.
Cobalah, untuk menjawab pertanyaan berikut:
- Pernahkah Anda merasa malas mengangkat telepon karena Anda tahu apa yang akan dikatakan penelpon pada Anda?
- Pernahkah Anda membaca email atau pesan singkat tetapi Anda tidak memberikan ide Anda sebagai balasannya?
- Pernahkah Anda tidak jadi menyampaikan sesuatu terhadap seseorang karena Anda tahu itu tidak akan membuat perubahan apa-apa, atau bahkan hanya akan menyebabkan ketidaksepakatan?
Setidaknya kita pernah mengalami salah satu dari situasi tersebut. seringkali, kita melebih-melebihkan suatu keadaan dalam pikiran kita. Padahal, kenyataannya tidak seperti itu. Dan ini adalah hal yang akan membuat hambatan komunikasi terjadi sehingga proses komunikasi tidak berjalan dengan sebagaimana mestinya.
Lalu, bagaimanakah Anda dapat memastikan bahwa proses komunikasi dapat berlangsung dengan baik tanpa hambatan? Berikut adalah beberapa cara yang dapat Anda lakukan untuk menghilangkan hambatan komunikasi.
1. Buat dalam bentuk tulisan.
Langkah awal untuk menghindar hambatan komunikasi adalah membuat catatan. Catatlah setiap percakapan dan lihat adakah kesalahan dalam proses berkomunikasi. Dengan begini, setiap pihak dapat melihat fakta dan kejelasan yang terjadi dalam proses komunikasi.
2. Buat pemberitahuan akan tenggat waktu.
Masukkan dalam kalender Anda tenggat waktu yang diperlukan dalam sebuah tugas ataupun proyek. Komunikasikan pemberitahuan ini kepada seluruh anggota tim dan pastikan setiap orang mengetahui tenggat waktunya. Inilah cara untuk menghilangkan hambatan komunikasi yang kedua.
3. Mendengarkan orang lain.
Hilangkan persepsi, pikiran ataupun perasaan yang Anda buat sendiri. Ini hanya akan membawa Anda pada kemarahan, kekecewaan dan bahkan stres. Cobalah untuk lebih mendengarkan apa yang dikatakan seseorang. Perhatikan kata-kata dan tujuan yang dimaksud oleh orang tersebut. Jika Anda tidak merasa jelas, mintalah orang tersebut untuk mengklarifikasinya.
Jadi, mulailah mendengarkan orang lain. Cobalah untuk memahami permasalahan yang ada dan posisikan diri Anda bukan hanya dari satu sisi. Ini mungkin tidak membuat Anda nyaman, tetapi, ini adalah cara yang luar biasa untuk menghilangkan hambatan komunikasi.
4. Lebih fokus dengan tujuan, tugas atau proyek yang sedang dikerjakan.
Langkah selanjutnya untuk menghilangkan hambatan komunikasi adalah menetapkan tujuan yang jelas bagi tim. Tentukan siapa akan bertanggung jawab pada apa. Ini akan menjadi landasan yang kuat dalam menjalani tugas, sehingga tidak akan terjadi miskomunikasi ataupun pekerjaan yang tumpang tindih.
Buatlah perencanaan mencakup tujuan, langkah yang akan dilakukan dan orang yang bertanggung jawab terhadap tugas tersebut. Ini menjaga setiap orang tetap fokus dan tahu harus menemui siapa jika membutuhkan sesuatu.
Jika Anda menerapkan ini secara berulang-ulang saat terjadinya hambatan komunikasi, perencanaan akan membuat Anda melewati hambatan itu dengan mudah. Pikiran dan perasaan yang ‘dibuat-buat’ itu juga akan hilang. Tidak ada lagi ruang untuk interpretasi dan persepsi masing-masing.
5. Mengikuti pelatihan.
Komunikasi yang buruk akan membawa dampak negatif bagi pekerjaan. Tetapi, memiliki keterampilan komunikasi bukanlah hal yang dapat dilakukan secara kilat. Anda harus berkomitmen, memiliki jiwa pemimpin dan memiliki rencana yang jelas. Jadi, cobalah untuk mengikuti pelatihan komunikasi yang akan memberikan Anda ilmu menghilangkan hambatan komunikasi. Libatkan juga anggota tim yang lain dalam pelatihan. Sehingga, setiap orang akan memiliki kesempatan untuk memperbaiki atau bahkan meningkatkan kemampuan berkomunikasi.
6. Adakan pertemuan tatap wajah.
Cara selanjutnya yang dapat dilakukan untuk menghilangkan hambatan komunikasi adalah mengadakan pertemuan tatap wajah. Pertemuan tatap wajah ini merupakan cara untuk memastikan bahwa setiap orang di dalam tim telah memahami tujuan yang ada. Ini juga mampu membuat tim untuk melihat masalah yang terjadi dan menemukan cara untuk mengatasinya.
7. Hilangkan pembatas yang hierarki.
Jangan takut untuk menentang ide tradisional yang dimiliki organisasi. Hilangkanlah batasan hierarki yang sering menjadi hambatan komunikasi. Sebagai pemimpin, Anda harus membuat setiap anggota tim merasa bahwa suara mereka juga didengar. Buatlah sebuah forum terbuka yang memumgkinkan setiap orang menyampaikan pendapat dan gagasan yang mereka miliki untuk organisasi tanpa memedulikan gelar yang mereka miliki. Inilah cara agar menumbuhkan komunikasi yang terbuka dan menghilangkan hambatan komunikasi.
8. Membangun komunikasi proaktif sebagai prioritas.
Langkah selanjutnya untuk menghilangkan hambatan komunikasi adalah membangung komunikasi proaktif dan menjadikannya sebagai prioritas. Jika terdapat kegagalan, maka penyebabnya adalah komunikasi. Jika Anda membangun komunikasi proaktif, setiap orang akan memiliki kesempatan untuk
menyampaikan ide atau gagasan yang dimilikinya. Dan ketika tim Anda dihadapkan dengan masalah, Anda dan tim akan dapat menemukan solusi untuk mengatasinya.
9. Belajar dari kegagalan komunikasi yang lalu.
Ketika Anda menemui kegagalan, maka Anda akan tahu letak miskomunikasi dan bagaimana mengatasinya. Ini akan menjadi rambu-rambu peringatan bagi Anda di kemudian hari. Belajarlah dari pengalaman masa lalu dan jadikan pengalaman tersebut sebagai alat yang dapat membantu Anda menghilangkan hambatan komunikasi di hari depan.
Itulah cara menghilangkan hambatan komunikasi yang mungkin terjadi di antara Anda dan tim. Semoga tips ini dapat membuat Anda dan anggota tim lainnya tetap memiliki komunikasi yang berjalan lancar dan bebas dari hambatan. Sehingga Anda memiliki kerjasama yang baik dalam mencapai kesuksesan bersama.
