Communication

6 Langkah Meningkatkan Kemampuan Komunikasi Bisnis

By STUDiLMU Editor

“Kecerdasan, pengetahuan, atau pengalaman adalah faktor-faktor penting yang mungkin bisa memberi kita pekerjaan, namun keterampilan komunikasi bisnis adalah faktor yang paling kuat dan dapat menjadi faktor penentu agar kita bisa dipromosikan” ~ Mireille Guiliano ~

Bagaimana Definisi “Komunikasi Bisnis” Menurut Orang-Orang Ekspert?

Quote dari Mireille Guiliano di atas menunjukkan bahwa kemampuan komunikasi bisnis memang menjadi salah satu faktor kesuksesan yang perlu dimiliki individu ketika masuk ke dunia bisnis dan kerja. Beberapa ahli bahkan telah mengidentifikasi pengertian dari komunikasi bisnis. Menurut Rosenbalt, komunikasi bisnis adalah suatu kegiatan atau tindakan yang dilakukan untuk bertukar ide, informasi, aspirasi, opini, dan lain-lain, yang mana semua ini dapat disampaikan secara personal maupun non-personal melalui lambang dan sinyal demi mencapai segala target dan tujuan perusahaan. Selain itu, seorang ahli bernama Katz juga memberikan penjelasannya tentang definisi komunikasi bisnis. Bagi Katz, komunikasi bisnis adalah suatu aktivitas yang dilakukan untuk saling bertukar ide, pesan, dan konsep yang berkaitan dengan pencapaian sejumlah target komersil.

Beberapa tujuan komunikasi bisnis adalah menyampaikan informasi, melakukan persuasi dan membentuk kolaborasi. Dari beberapa tujuan ini saja kita bisa melihat bagaimana pentingnya komunikasi bisnis di dalam dunia kerja, karena tanpa pertukaran informasi, ide dan tanpa sebuah kolaborasi, maka bisnis akan sulit untuk berkembang. Komunikasi bisnis juga memiliki beberapa fungsi.

Fungsi komunikasi bisnis diantaranya adalah fungsi informatif, fungsi regulatory, fungsi persuasif dan fungsi integratif. Lalu, bagaimana dengan bentuk-bentuk komunikasi bisnis? Ada dua bentuk komunikasi bisnis yaitu, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal. Selain itu, komunikasi bisnis bisa dilihat dari beberapa contoh nyata yang sering kita jumpai di dalam dunia kerja. Beberapa contoh komunikasi bisnis diantaranya merupakan laporan perusahaan, e-mail penawaran produk, atau surat penawaran kerjasama.

Bagi para individu yang tertarik untuk mengasah kemampuan mereka dalam komunikasi bisnis, mereka bisa mempelajari kemampuan ini melalui materi komunikasi bisnis atau makalah komunikasi bisnis untuk mengetahui ruang lingkup komunikasi bisnis serta proses komunikasi bisnis secara lebih dalam.

Tidak hanya itu, beberapa artikel juga bisa dibaca untuk menambah pengetahuan kita terhadap kemampuan komunikasi bisnis. Akan tetapi, pada kali ini kita akan menyediakan artikel yang cukup berbeda untuk rekan-rekan Career Advice. Ada banyak artikel yang membahas tentang komunikasi bisnis, terutama artikel yang menyarankan bagaimana pentingnya sikap asertif sebagai salah satu bentuk komunikasi bisnis di tempat kerja.

Sayangnya, meningkatkan kemampuan komunikasi bisnis bukan hanya berfokus pada peningkatan sikap asertif di tempat kerja saja loh, rekan-rekan. Ada hal-hal lain yang jarang diketahui banyak orang dan nyatanya beberapa hal tersebut dapat membantu kita dalam meningkatkan kemampuan komunikasi bisnis di dalam dunia bisnis dan kerja.

Apa Saja Langkah untuk Meningkatkan Kemampuan Komunikasi Bisnis?

Dilansir dari website career advancement blog dot com, ada 6 langkah yang bisa kita terapkan dalam meningkatkan kemampuan komunikasi bisnis, yaitu sebagai berikut:

1. Pahami bahwa Setiap Orang Memiliki Gaya Kerja dan Kepribadian yang Berbeda-beda.

Langkah pertama yang perlu kita lakukan adalah memahami keunikan setiap individu di dalam kantor. Ini memang hal yang wajar terjadi kok. Buktinya, gaya kerja dan kepribadian yang kita miliki mungkin tidak akan sama dengan gaya kerja yang dimiliki rekan kerja di samping kita. Oleh karena itu, dalam meningkatkan kemampuan komunikasi bisnis, kita perlu memahami dan mentolerir keunikan yang dimiliki setiap orang terutama pada gaya kerja dan kepribadian mereka.

Misalnya, ada beberapa karyawan yang memilih untuk dikirimkan email terkait agenda dan topik rapat kerja, sehari sebelum rapat kerja dimulai. Mereka tidak suka jika tiba-tiba diminta untuk memberikan pendapat, ide atau opini di dalam rapat sedangkan mereka tidak diberitahu materi apapun sebelum rapat. Dengan mencoba menelusuri perbedaan ini, kita akan mampu meningkatkan komunikasi bisnis kita dengan atasan, rekan kerja, klien, mitra bisnis dan pelanggan.

2. Rajin Berkomunikasi dan Miliki Hubungan yang Baik dengan Divisi Kerja Lainnya.

Langkah kedua adalah menjaga komunikasi dan hubungan yang baik dengan lintas fungsi. Komunikasi yang terjalin kuat dengan seluruh bidang atau divisi di dalam perusahaan adalah hal yang dapat mempermudah kita dalam menjalani komunikasi bisnis. Logikanya, tidak ada satupun tim kerja yang dapat berdiri dan berjuang sendiri tanpa bantuan divisi kerja lainnya. Jadi, sebenarnya kita semua saling bergantung satu sama lain dan inilah yang membuat setiap orang perlu meningkatkan komunikasi bisnis mereka di dunia kerja.

3. Bersikap Asertif, Namun Tetap Rendah Hati.

Bersikap asertif atau tegas adalah salah satu sikap yang sangat diperlukan dalam keterampilan bisnis. Sikap tegas bukan hanya perlu dimiliki oleh para pemimpin, namun juga oleh semua orang yang terlibat dengan pekerjaan dan bisnis. Sikap asertif akan memberi kejelasan pada setiap komunikasi bisnis yang kita lakukan.

Akan tetapi, memiliki sikap asertif saja ternyata masih belum cukup loh untuk meningkatkan kemampuan komunikasi bisnis. Kita juga perlu bersikap rendah hati, misalnya meminta umpan balik konstruktif dari rekan kerja, atasan (pemimpin), atau bawahan (karyawan) kita, bersikap transparan tentang suatu masalah yang melibatkan banyak orang atau semua orang, bersikap baik, tidak sombong atau tidak merendahkan orang lain, dan lain sebagainya. Kedua sikap ini akan sangat membantu kita dalam menjadi pribadi yang sangat menyenangkan, karena kebanyakan orang memang suka berurusan bisnis dengan seorang yang asertif namun tidak angkuh.

4. Menjadi Pemecah Masalah yang Profesional.

Siapa sih yang suka dengan permasalahan atau konflik? Kami yakin bahwa hampir semua orang sangat menghindari hal ini karena keduanya hanya akan membuat hidup kita merasa tidak tenang. Yap! Resolusi konflik memang tidak menyenangkan, namun kita sangat memerlukan keterampilan dalam memecahkan masalah atau problem solving agar kita dapat memiliki kemampuan komunikasi bisnis yang semakin baik dari waktu ke waktu. Nah, untuk itu mulai dari sekarang kita harus mengasah keterampilan problem solving kita secara profesional ya, rekan-rekan.

Beberapa cara yang bisa kita lakukan seperti, belajar untuk memahami suatu konflik dengan mencari tahu akar penyebab dari permasalahan tersebut, menjadi pendengar yang baik, bersikap empati, membimbing kedua belah pihak untuk saling berkompromi atau berdiskusi demi mendapatkan jalan tengah yang adil, dan lain sebagainya. Kita semua tahu bahwa dalam hubungan bisnis, mustahil jika kita tidak memiliki konflik dengan pihak lain. Oleh karena itu, jangan remehkan keterampilan ini jika kita benar-benar ingin meningkatkan kemampuan komunikasi bisnis kita ya, rekan-rekan.

5. Gunakan Komunikasi Virtual secara Efektif.

Perkembangan teknologi telah membantu kita dalam berkomunikasi dan terkoneksi dengan cepat. Salah satu perkembangan yang bisa kita nikmati bersama-sama adalah berkomunikasi secara virtual, yang mana komunikasi dalam bentuk seperti ini tidak pernah ada pada dua puluh tahunan yang lalu. Sekarang, setiap orang bisa berkomunikasi secara virtual kapanpun dan dimanapun.

Nah, apabila rekan-rekan Career Advice benar-benar ingin meningkatkan kemampuan komunikasi bisnis Anda, maka rekan pembaca perlu menggunakan media komunikasi virtual secara efektif.

Komunikasi virtual dapat memudahkan kita dalam meninjau karyawan yang bekerja secara jarak jauh (remote), mewawancara calon kandidat melalui komunikasi virtual, mengadakan kursus online, pelatihan kerja atau pembinaan kerja dengan menggunakan komunikasi virtual, bahkan melakukan rapat kerja online dengan mitra bisnis dan klien. Jadi, jangan sia-siakan kesempatan dan fasilitas komunikasi virtual yang ada ya, rekan-rekan.

6. Terakhir, Jangan Lupa untuk Berlatih Politik Kantor yang Baik.

What? Politik kantor?! Sebagian dari kita pasti akan berpikir negatif ketika mendengar istilah “politik kantor”. Nyatanya, politik kantor itu bukan selalu tentang hal yang buruk dan negatif kok, rekan-rekan. Politik kantor yang kami maksud disini adalah menunjukkan kesetiaan atau loyalitas kepada pemimpin dan perusahaan, mempererat hubungan dengan kolega, membina hubungan yang baik dengan rekan-rekan kerja di departemen lain, klien, mitra bisnis dan pelanggan. Selain itu, kita juga perlu memberikan kinerja terbaik yang kita miliki, rasa hormat terhadap sesama dan lain sebagainya. Nah, itulah bentuk-bentuk politik kantor yang perlu kita terapkan dalam meningkatkan kemampuan komunikasi bisnis kita.

Setelah membaca artikel di atas, apakah rekan pembaca semakin terpacu untuk mengasah keterampilan komunikasi bisnis Anda? Jika Ya, selamat mencoba ya, rekan-rekan Career Advice.