Pernahkah Anda melakukan panggilan konferensi (conference call)? Kita mungkin merasa canggung dan tidak terbiasa saat harus melakukan panggilan bersama beberapa orang dalam satu saluran telepon. Setiap orang masuk dan menunggu orang lain untuk saling tersambung dan melakukan pembicaraan (atau mereka saling berbicara), dan seringkali pembicaraan dalam panggilan konferensi  (conference call)  tidak memiliki arah yang jelas. Lalu, keheningan menghampiri dan semua orang di grup mulai bertanya-tanya apakah mereka melakukan konferensi pertama yang buruk.

 

Sebagai penulis dalam tim pemasaran sebuah perusahaan telepon, saya selalu menggunakan jenis panggilan ini, dan saya telah mempelajari beberapa trik untuk membuat panggilan konferensi (conference call)   berjalan lebih lancar. Jika Anda sedang mempertimbangkan untuk melakukan konferensi melalui panggilan (conference call), trip-tip dibawah ini dapat membantu Anda untuk merasa lebih nyaman dan tidak canggung sehingga panggilan konferensi dapat menjadi sebuah hal yang akrab dengan Anda. 

 

1. Ikuti sang pemimpin

Tujuan dari panggilan konferensi adalah mengadakan konferensi, hanya medianya saja yang berbeda.  Tetapi segalanya akan berjalan seperti kapal tanker yang dilumasi dengan baik jika Anda memilih seorang pemimpin sebelum konferensi dimulai. Ini tidak berarti bahwa setiap orang yang bergabung dalam konferensi tidak dapat berpartisipasi dengan baik, tetapi seorang pemimpin dapat mengarahkan percakapan atau berpindah ke topik pembicaraan yang lain saat diperlukan (khususnya jika ada keheningan yang canggung setelah seorang tenaga penjualan mengangkat harga).

 

Jika seorang pemimpin konferensi telah ditunjuk, pastikan Anda membawa daftar pertanyaan yang perlu dijawab. Apakah tujuan panggilan konferensi (conference call) ini untuk mencari tahu informasi lebih lanjut sebelum melakukan pembelian? Apakah ini untuk mendiskusikan syarat-syarat kemitraan? Anda juga harus membuat agenda singkat sebelum memulai panggilan konferensi (conference call).. Catatlah pokok-pokok utama yang ingin dibahas selama konferensi sehingga setiap orang yang bergabung akan tahu tentang hal yang dibahas dan mereka juga mampu untuk memberikan masukan-masukan dalam menghasilkan sebuah keputusan. Hal ini akan sangat berarti dalam sebuah panggilan konferensi (conference call). 

 

2. Miliki dan Pahami Sistem yang Tepat 

Saat melakukan panggilan konferensi (conference call), akan ada banyak kejanggalan yang  dapat berasal dari gangguan teknis ("Maaf semuanya, saya masih mencoba mengatur hal ini!". "Rina tidak tahu bagaimana menelepon, dapatkah seseorang membantu?" "Apakah Chandra masih di sana atau apakah dia telah pergi?”).

 

Jadi, sangatlah penting untuk memiliki sistem telepon yang memiliki jaringan yang baik dan mendukung panggilan konferensi. Dan yang lebih penting adalah, jaringan tersebut harus sudah diuji sebelum konferensi berlangsung, sehingga semuanya akan benar-benar berjalan dengan baik.  Anda tidak perlu bekerja di sebuah perusahaan teknologi ternama untuk memiliki teknologi yang canggih dan mudah digunakan untuk tim Anda.

3. Pertimbangkan untuk Menggunakan Video

Setiap kali saya mengadakan konferensi telepon, saya berharap bisa melihat wajah orang lain. Bukan karena saya penasaran dengan wajah yang dimiliki olehnya, tetapi karena rasanya itu akan lebih seperti pertemuan nyata antara satu orang dengan yang lainnya.  Daripada harus menebak-nebak apakah seseorang tersenyum atau tidak, melakukan panggilan video, akan memperlihatkannya dengan jelas. Ketika dapat melihat wajah seseorang dengan jelas, kita tidak akan bertanya-tanya apakah seseorang merasa terganggu atau apakah dia hanya berpikir, kita dapat membacanya dengan jelas melalui raut wajah yang ditampilkan. 

 

Ada banyak media untuk melakukan panggilan video yang dapat kita gunakan termasuk Google hangout, Skype, dan Join.me. percayalah bahwa panggilan video membuat Anda benar-benar merasa sedang dalam diskusi nyata dengan orang-orang tersebut. 

 

4. Gunakan Suara yang Besar 

Saya tidak yakin mengapa, tetapi banyak orang sering bersembunyi dibalik layar selama melakukan panggilan konferensi ini, mereka takut untuk mengeluarkan ide-ide yang dimiliki. Tetapi jangan takut untuk berbicara. Anda diundang ke panggilan konferensi (conference call) karena pendapat Anda dibutuhkan dan berharga. Tentunya, semua orang juga akan menghargai pendapat yang diberikan. Bahkan, gunakan suara agak besar saat berbicara. Ini menunjukkan bahwa Anda percaya diri sehingga semua orang dapat mendengar Anda.

 

Panggilan konferensi (conference call) akan menjadi lebih baik lagi ketika semua orang yang ditelepon juga berpartisipasi. Jika seseorang tidak mengatakan apa-apa dalam beberapa saat, minta dia untuk menimbang pendapat orang lain. Ini akan memastikan bahwa semua orang mengeluarkan suara dan benar-benar memperhatikan rapat.

 

5. Jika Anda Mengatakan Itu Canggung, Ini Menjadi Canggung

Saya sangat percaya bahwa situasi yang canggung tercipta karena kita membiarkannya terjadi. Keheningan memang memberikan rasa yang tidak nyaman, tetapi mereka tidak harus membuat kita meringis. Pergilah ke setiap panggilan konferensi (conference call) dengan pikiran terbuka, dan berkomitmen untuk memiliki pengalaman yang tidak canggung! Jika Anda tidak ingin membiarkan panggilan mengarah ke arah yang kaku dan canggung, maka panggilan itu tidak akan menjadi canggung. Sebuah situasi tercipta oleh kita sendiri. Ciptakanlah situasi yang membuat Anda nyaman untuk berbicara, mengeluarkan ide-ide terbaik dan memperhatikan setiap hal yang berada dalam konferensi.

 

Ada banyak alasan mengapa panggilan konferensi (conference call) dilakukan. Ini adalah cara yang produktif untuk mengumpulkan kelompok bahkan jika berada dalam wilayah bahkan Negara yang berbeda. Jangan hanya menganggap panggilan konferensi sebagai sesuatu yang dipaksakan. Tetapi anggaplah itu sebagai sebuah cara yang menyenangkan untuk menyatukan kolega yang jauh ke ruang virtual bersama. Jika Anda mendapatkan kejanggalan, lakukanlah beberapa tips diatas untuk membuat panggilan konferensi (conference call) menjadi lebih menyenangkan! Jangan lupa untuk mempersiapkan diri Anda dengan materi yang akan dibahas, ini akan membuat Anda dapat berpartisipasi dengan aktif selama konferensi berlangsung. Ide Anda sangat berharga dan menjadi suatu hal yang ditunggu.