Komunikasi Efektif dalam Masa Krisis
Jika sebelumnya kita sering membahas tentang komunikasi, sekarang bagaimana jika kita membahas tentang komunikasi efektif? Wah, ini menarik loh rekan-rekan. Nyatanya, proses komunikasi yang baik itu bukan hanya tentang komunikasi tok saja. Tapi, dalam berkomunikasi kita juga perlu menerapkan komunikasi yang efektif. Kira-kira apa yang dimaksud dengan komunikasi efektif? Jika komunikasi adalah suatu proses untuk mentransfer informasi (pesan) yang terjadi antara pengirim dan penerima, maka komunikasi efektif adalah suatu proses komunikasi yang terjadi antara dua orang atau lebih yang mana pesan atau informasi yang dimaksud oleh sang pengirim pesan benar-benar dapat tersampaikan, diterima dan dipahami dengan baik oleh si penerima pesan.
Proses komunikasi efektif ini mungkin tidak akan sesimpel yang kita pikirkan, namun percayalah pasti kita bisa menerapkan prosesnya dengan baik, sehingga bisa menghasilkan komunikasi yang efektif. Salah satu manfaat komunikasi efektif adalah kita dapat meminimalisir kesalahpahaman yang terjadi antara kita dengan orang lain, terutama saat berinteraksi dengan mereka. Oleh karena itu, komunikasi efektif dalam organisasi menjadi salah satu hal yang sangat perlu untuk dibangun dan dipertahankan dengan sebaik mungkin.
Apalagi jika organisasi atau perusahaan yang bersangkutan harus berhadapan dengan krisis. Kami tahu bahwa semua orang di dalam perusahaan manapun pasti akan berusaha untuk menjauhi situasi krisis.
Krisis adalah suatu peristiwa atau kejadian yang terjadi pada kehidupan manusia yang akan menciptakan situasi tidak stabil, bahkan berbahaya dan merugikan bagi orang-orang yang terlibat di dalamnya. Salah satu contoh krisis adalah penurunan jumlah penjualan yang sangat drastis, sehingga perusahaan berada di posisi yang tidak aman atau hampir bangkrut. Situasi ini sangat tidak stabil dan secara tidak langsung mengancam kehidupan orang-orang yang bekerja di dalam perusahaan tersebut.
Kita semua tahu bahwa mengendalikan dan mengelola krisis bukanlah hal yang mudah untuk dilakukan. Namun, mau tidak mau, kita harus mempersiapkan organisasi atau perusahaan kita untuk bisa menghadapi krisis dengan sebaik mungkin. Salah satu caranya adalah dengan memiliki komunikasi yang efektif. Menurut website entrepreneur dot com, ada 5 langkah yang bisa kita terapkan untuk berkomunikasi secara efektif selama masa krisis melanda. Namun, sebelum menyimak kelima langkah tersebut, kami mengajak rekan-rekan pembaca untuk menyimak penjelasan berikut ini terlebih dahulu.
Langsung Bergerak untuk Menghadapi Krisis
Era digital seperti sekarang ini akan memudahkan banyak orang untuk menyebarkan berbagai informasi yang benar maupun salah terkait krisis yang sedang kita hadapi sekarang. Bahayanya, mereka bisa dengan mudah menyebarkan informasi ini melalui media sosial. Sehingga, penyebaran isu akan jauh lebih cepat dari yang kita bayangkan.
Dalam menghadapi hal ini, kita perlu langsung bergerak untuk menghadapi krisis. Dengan kata lain, pemimpin perusahaan harus bersikap proaktif dalam menanggapi penyebaran isu krisis yang mungkin sudah tersebar di media sosial. Akankah jauh lebih baik jika kita membuat sebuah narasi yang menjelaskan isu atau berita krisis yang sedang kita hadapi dengan bahasa yang sangat diplomatis, sopan dan profesional. Sebelum pihak lain atau media sosial lain mengambil alih dalam membicarakan krisis perusahaan kita, lebih baik pihak perusahaan kita yang terlebih dahulu menjelaskannya secara profesional. Intinya, jangan biarkan orang-orang yang tidak bertanggung jawab untuk mencampuri urusan krisis yang sedang kita hadapi sekarang.
Jangan Lupa untuk Membuat Strategi Tanggapan yang Benar dan Tepat.
Apabila krisis yang sedang kita hadapi sekarang adalah situasi yang benar-benar tidak terduga dan sangat genting, maka pihak perusahaan kita perlu merancang strategi tanggapan yang baik dan tepat. Dalam hal ini, kita perlu memberikan penjelasan tentang apa yang telah dilakukan perusahaan dalam mengelola krisis yang ada, sehingga pelanggan produk atau layanan jasa kita tetap merasa aman. Dalam hal ini, pelanggan merasa nyaman secara fisik maupun digital (data-data pelanggan yang perusahaan kita pegang).
Bagaimana jika krisis yang kita hadapi terjadi karena kesalahan orang-orang di dalam perusahaan kita? Hal pertama yang perlu kita lakukan adalah menghindari cara menunjuk “kambing hitam” yang bisa kita salahkan atas kejadian ini. Pastikan bahwa kita benar-benar mengidentifikasi pelaku dengan tepat. Ketika kita sudah menemukan titik permasalahan dan pelaku utamanya, maka kita perlu menyatakan fakta tersebut secara terperinci. Langkah selanjutnya, cari tahu sebab-sebab permasalahan apa yang membuat kesalahan ini bisa terjadi. Sehingga, kita bisa mencegah kesalahan yang sama di masa mendatang. Menjadikan kesalahan masa lalu sebagai suatu pembelajaran yang berharga adalah salah satu kunci untuk memiliki komunikasi yang efektif dalam menghadapi krisis.
Nah, berikut ini adalah 5 langkah yang bisa kita terapkan untuk memiliki komunikasi yang efektif selama menghadapi krisis.
1. Menerima Tanggung Jawab yang Kita Miliki.
Langkah pertama yang perlu kita terapkan adalah menerima segala tanggung jawab atau kewajiban yang kita miliki. Jadi ketika krisis datang menghampiri kehidupan bisnis kita, jangan lari! Hadapi semuanya dengan tenang dan ingatlah bahwa kita memiliki tanggung jawab untuk menyelesaikan semua krisis ini. Dalam hal ini, kita perlu bertanggung jawab dan meminta maaf kepada semua pihak yang terlibat. Jangan lupa untuk menyatakan fakta-fakta yang paling relevan di awal pergerakan kita dalam menghadapi krisis.
2. Menghindari Segala Pertanyaan yang Tidak Relevan secara Langsung.
Dalam menghadapi krisis, kita tidak perlu menanggapi pertanyaan-pertanyaan yang tidak relevan atau secara langsung menjatuhkan nama baik perusahaan kita. Misalnya, pertanyaan yang mengarah kepada privasi perusahaan, penting bagi kita untuk mengabaikan pertanyaan semacam itu. Meskipun krisis yang kita hadapi sudah diketahui oleh banyak orang, namun bukan berarti pihak-pihak yang tidak terlibat harus tahu tentang apa yang terjadi pada perusahaan kita secara spesifik. Percayalah, itu bukan urusan mereka. Jadi, cara kedua dalam berkomunikasi secara efektif yang kita perlukan adalah mengatasi segala kebutuhan atau pertanyaan yang tidak relevan dengan krisis kita secara langsung. Jangan biarkan pihak lain mengambil keuntungan dari krisis yang kita hadapi ya, rekan-rekan.
3. Tetap Bersimpati dan Berempati.
Kedua sikap ini sangat kita perlukan dalam hal apapun di kehidupan. Tunjukkan sikap simpati dan empati kepada orang-orang yang sedang mengalami krisis. Atau, jika krisis tersebut terjadi pada perusahaan kita, kita juga perlu bersikap simpati dan empati kepada pihak-pihak yang terlibat dalam krisis ini. Dalam hal ini, kita menunjukkan pelanggan bahwa kita dan pihak perusahaan sangat memahami dan mengetahui hal-hal apa saja yang sedang kita pertaruhkan.
4. Segera Laporkan Solusi yang Kita Miliki.
Langkah keempat yang perlu kita lakukan untuk berkomunikasi secara efektif adalah menyatakan apa yang akan kita lakukan sebagai upaya berkelanjutan untuk memperbaiki hal-hal yang salah. Dengan kata lain, kita perlu menginformasikan solusi yang kita miliki terhadap krisis tersebut.
5. Sekali Lagi, Jangan Lupa untuk Meminta Maaf Kembali.
Setelah menerapkan keempat langkah di atas. Sekali lagi, jangan lupa untuk memohon maaf kembali kepada semua pihak yang terlibat atas krisis yang terjadi. Selain itu, jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak tersebut karena telah memahami situasi sulit yang sedang kita hadapi sekarang.
Pada akhirnya, kita harus selalu ingat bahwa komunikasi adalah sesuatu yang lebih dari sekedar kata-kata. Bagaimana cara kita menyampaikan kata-kata tersebut juga sangat penting untuk diperhatikan. Jadi, meskipun rekan pembaca sudah menerapkan kelima langkah di atas, semuanya akan menjadi sia-sia jika kita tidak memperhatikan cara penyampaian dengan benar. Selamat bertempur dalam menghadapi krisis dengan komunikasi yang efektif ya, rekan-rekan Career Advice.
